企业档案管理信息化的发展策略

文｜貟晓燕

（作者单位：陕西延长石油丰源有限责任公司）

在社会不断进步、科技不断发展的同时，对企业档案管理全面性、便捷性、准确性等提出了更高的要求，为了使企业档案管理工作拥有更高的质量和效率，保证企业平稳发展，企业必须转变档案管理思路，提升档案管理信息化建设速度，保证企业健康发展。在新形势下，提升企业档案管理信息化程度，是企业优化档案管理工作的重要途径，也是企业可持续发展的必然要求。

一、企业档案信息化管理

企业档案信息化管理是指，利用计算机为主的智能化手段计划、组织、协调和指挥企业档案管理。企业档案信息化管理平台，则是由计算机软硬件、网络及其他设备组成，以及多媒体、信息通信网络技术应用，实现企业档案信息数字化传递、程序化处理，从而为企业档案提供标准化、规范化管理系统。一言以蔽之，企业档案信息化管理平台，是由硬件设备与软件工具共同组成的，企业档案信息资源与企业公共信息传递系统相结合，而形成的计算机服务平台。企业档案信息化平台作为信息化建设的重要手段和内容之一，也是实现企业档案信息化管理的一项基础性工作。加快推动企业档案信息化管理平台建设，是适应信息化时代企业档案管理的必要举措，对提升企业档案管理能力和水平具有积极的现实意义。

二、企业改革背景下企业档案管理创新的重要性

（一）促进管理现代化

在企业深化改革发展背景下，企业在档案管理创新方面要给予充分重视，从整体上提升现代化管理的质量水平。档案管理作为企业管理中的重要组成部分，对企业可持续发展有着很大的影响。为能真正促进档案管理的质量提升，需要企业管理者能从创新的角度出发，融入新管理理念和高新技术，与时代发展的要求相契合，从整体上提升企业档案现代化管理的发展进程，在这一基础工作方面得以强化，才能真正提升档案管理的质量水平。企业档案管理创新发展是企业现代化管理发展的重要体现，通过实现档案管理创新目标，也能影响和促进企业其他业务的发展。

（二）提高企业竞争力

企业的档案是企业生存发展的重要资源，将档案管理工作按照相关要求进行落实完善，才能真正促进企业的可持续发展，为企业市场竞争力的提升起到积极作用。企业档案记录着企业生产经营管理中，各项重大活动的原始情况，也是企业发展中积累管理经验和创新发展历程的珍贵资料。通过做好这些记录性资源的管理，能从整体上提升企业发展的质量，促进企业竞争力有效提高。同时，企业档案也是企业深化改革的重要证明，能够对提高企业管理水平起到参考作用。所以，创新档案管理机制，能够为企业的可持续发展打下坚实基础。

（三）提高档案管理规范化

档案管理是企业管理工作中重要内容之一，现代市场经济对企业发展的要求愈来愈高，企业在实际发展过程中，应从不同的角度出发，设计更优化的管理方案，从而促进档案管理的质量提升。结合现代化的技术以及新的管理思维，创新档案管理的模式，能促进企业档案管理的规范化发展，为企业的可持续发展打下坚实基础。

三、企业档案信息化建设对策

（一）提升档案管理意识

档案管理人员的自身素质，很大程度上能够决定，企业档案管理信息化建设工作的成效。所以，企业应该努力建设一批有职业道德、有技术能力、有创新能力的档案管理人才队伍。首先，要提升档案管理人员的职业道德水平和责任意识。其次，需要根据实际工作对档案管理人员，开展信息化建设培训，从而使他们的专业知识和实践能力得到提升。最后，需要加强档案管理人员的计算机能力，保证他们能够熟练掌握相关的办公软件。想要实现档案管理信息化，除了需要对人才队伍建设进行加强外，还需要对相关人员的档案管理意识进行加强，使他们对档案管理工作进行充分重视的同时，努力提升自身的档案管理能力，利用企业内部人员的协同合作，使企业档案管理信息化建设的速度和质量进一步提升。

（二）健全信息化档案资源体系

企业要在存量和增量两个方面不断丰富企业信息化档案资源内容，健全企业信息化档案资源体系结构。一方面，利用第三方专业技术和设备，加快馆藏纸质档案、声像档案等数字化信息采集，做好企业存量档案信息化。另一方面，要切实做好增量档案信息化工作。按照档案信息化建设的规范、标准和要求，从企业档案资料的信息化收集、鉴定、整理、编目、归档等，严格按照信息化标准规范进行全程信息化管理。

（三）培养档案管理人才

在档案的开发与利用过程中，要将信息技术、大数据等先进技术利用其中，才能够提升企业档案信息化管理水平，强化企业档案资源的作用与价值。因此，企业要做好现代化档案管理人才的培养，组织开展专业培训，确保档案管理人员有能力对海量的档案信息进行管理，并灵活利用各种信息技术。此外，还要通过专业技能培训、理论知识探讨讲座等方式，组织档案管理人员进行专题培训，提升对档案资源的开发与利用水平。与此同时，要严格把关档案岗位人员招聘，可以尝试与高校建立人才培养合作关系，对口开展人才定制培养。

（四）注重信息化档案技术应用

加快推进信息化技术在企业档案管理中的应用，切实发挥信息技术在企业档案管理中的应有作用。例如，加大计算机、信息网络技术的应用，不断提升企业信息化水平，将计算机信息技术应用于企业档案统计、档案编研分析，提升企业档案信息技能水平。注重局域网、数据库平台，以及互联网、物联网技术的应用，加大企业档案信息交流及网络互联互通，实现企业档案信息共享。引入电子密钥，身份访问认证，以及特殊存储介质等技术，加大企业档案安全防护技术水平。

（五）完善档案信息化管理安全管控

随着信息技术的快速发展，先进的信息技术促进了各行各业的信息化建设，实现了管理方面的网络化与数字化。但信息化也逐渐暴露出一定的漏洞，对于企业的信息安全造成威胁。众所周知，企业档案涉及到诸多企业商业机密以及商业信息，要想保证信息的安全，避免商业机密外泄，则需要注重完善档案信息化管理安全管控，在当前这个过程当中，企业除了要注重完善相关管理制度以外，还需要注重发挥出信息技术的优势，采取信息化的管控手段。企业管理者必须高度重视信息化建设安全工作，建立健全网络安全管理制度，加大信息化建设的投入，加强网络安全技术防范措施，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。另外，在网络信息化时代，网络可以实现多点互联，但是网络也存在一定的风险，由于网络空间中存在大量的病毒、黑客等，档案信息关系到个人的隐私，因此在实施档案的信息化建设时，要做好安全管理，一方面避免电子档案信息被黑客盗取，另一方面避免档案在管理的过程中出现数据损坏或者流失的问题，及时修复和还原档案的数据信息。但是一些病毒在对档案管理信息系统进行攻击时，会造成档案信息数据的破坏或者丢失，并且在档案没有备份的情况下容易流失，在流失或者损坏以后通常也难以修复和还原，因此需要档案管理部门，针对信息管理系统进行升级和完善，从而增强档案信息系统管理的安全性与可靠性。

（六）突出信息化档案资源利用

企业档案信息化建设的最终目的之一是要依托信息化技术，不断提升企业档案资源的综合利用，满足企业发展的现实需要。一方面，要加强企业档案目录数据库建设，结合企业档案管理实际工作需要，开发出符合企业档案管理的标准化应用系统，加快档案目录录入，为企业档案资源利用提供可靠保障。此外，要根据企业档案内部不同部门、不同人员以及不同岗位职责，设置相应的档案查询权限，便于档案信息资源的查询、检索、下载、利用和在线阅读等等，发挥企业档案信息化利用价值，为企业发展壮大提供宝贵信息支撑。

企业档案管理信息化建设工作拥有很强的综合性，企业应该与自身的战略发展相结合，对档案管理信息化建设问题进行充分考虑。在开展相关工作的过程中，不仅需要企业领导的有效支持，档案管理人员也应该对自身的管理观念进行不断更新，对档案管理工作中存在的客观规律进行深入探索，同时与先进的信息技术相结合，发挥人才优势，对企业各部力量进行充分运用，推动企业档案信息化建设。