论办公室秘书如何更好发挥参谋助手作用

文｜詹 宇

办公室担负着为领导决策和全局服务的重要职责。随着管理 提升活动的深入推进，对办公室工作提出了新要求，给办公室秘书能力也带来了新挑战。主要体现在：一是管理扁平化，对技能全面性要求更高；二是决策数据化，对参谋精准度要求更高；三是政务信息化，对工作时效性要求更高。为此，成为一名新时代合格的参谋助手，要从三个方面下功夫。

一、强化学习，提升自身能力

办公室秘书不仅要懂本专业基础工作，还要对企业其他业务了然于心。特别是当前各种新思想、新技术、新方法不断涌现，需要与时俱进、不断学习、及时掌握。面对新形势新挑战，办公室秘书只有不断学习，提升自身的理论水平和业务能力，才能永立时代潮头，出色发挥作用。

（一）要与时俱进学

做好参谋当好助手，不能甘于墨守成规。要充分运用好权威报纸、网络等媒介，第一时间准确收集掌握国家政策、上级精神、行业动态等相关信息，提炼后提供领导参考，为领导及时准确做决策奠定基础。要注重搜集各类报纸、网络、电视等媒介信息，提取有价值内容，准确及时地把握所处形势，提出有针对性有价值的意见和建议。要不断优化自身知识结构，拓展学习内容，拓宽学习领域，研读政治、经济、科技、法律等与企业发展相关知识，努力成为一专多能的多面手。

（二）要结合实际学

一是深入开展调研。毛泽东同志在《反对本本主义》一文中指出“没有调查研究就没有发言权”。没有调研，就会出现文难以载道、决策与实际“两张皮”现象。可见，调研结果对领导决策起着至关重要的作用。因此，无论工作如何繁忙，也要开展有深度、有针对性的调研，积极向机关其他职能部门了解情况沟通信息，带着领导关心、员工关注的焦点问题深入基层，深入群众了解真实情况，掌握真实准确的资料，起草带有数据分析、情况透彻的报告，为领导处置问题、谋划发展提供可靠的参考和建议。二是了解服务对象。在多读书的同时更要多读人，只有清楚领导思维习惯、工作习惯和生活习惯，才能提供更好服务；只有全面了解各部门的工作职能、任务，才能更好为机关服务；只有深入了解基层的热点、难点、关切点，才能更好为基层服务。

二、找准定位，提升服务水平

成为领导的得力助手，必须找准自身定位，只有清楚干什么、怎么干、什么时间干、干成到什么程度，才能提高服务质量。

（一）发挥好“参谋部”作用

以文辅政是办公室秘书发挥参谋助手作用的重要渠道，是当好领导“参谋部”的直观体现。文字材料的写作包括领导讲话、会议纪要、各类工作报告等方方面面。文字起草水平对外代表一个企业的形象面貌，对内体现着公司层面部署，具有“代言人”和“指挥棒”的作用。因此提高文稿质量是办公室秘书的基本要求。要提高文字水平，应该做到“四个坚持”。一是坚持准确把握实际情况、领导思路。文稿起草是要将决策部署转化现实生产力的手段，不应口无遮拦、随感而发，而要符合企业实际，符合工作需要，符合上级精神，符合领导意图。二是坚持把握好文稿起草的高度。起草文稿时要注意调整自己的角色，学会“身在兵位，胸为帅谋”“不在其位、学谋其政”，站在企业全局的高度、领导思考问题的角度来谋篇布局，抓住工作重点和关键要素阐述问题。三是坚持与时俱进学习。学习是提升文稿起草水平的基石，要平时广泛收集素材，围绕文稿主旨深度加工，使文稿起草通俗易懂、言简意赅、符合实际。四是坚持自主创新。创新是起草文稿的灵魂。必须敢想，敢于突破理论的、体制的条条框框，有创新性思维，超前性意识。文稿所确立的主题应当在深刻领会中央精神、上级部署基础上，表达出起草者的新认识、新感受，有独特的思想、独到的见解，给人以新的启示。文稿既可以“原始创新”，也可以“集成创新”，根据领导要求和特定需要，选准角度、另辟蹊径，力求写出新意、写出特色。

（二）发挥好“智囊团”作用

作为参谋助手，不能仅满足于领导出题目，秘书做文章，简单地当“传声筒”。要围绕企业全局工作超前思考谋划，做到领导尚未谋划时超前谋划、领导不清楚的超前了然于心、领导没有作出要求的超前有所行动。一是立足“超前”，深刻分析内外部面临的形势的变化，超前研判未来发展趋势和走向，结合本企业工作实际，为领导提供准确的决策建议。二是抓住“重点”，紧紧围绕企业发展面临的问题、领导关心的热点问题、基层反馈的焦点问题和职工群众要求的难点问题，深入细致地研究，准确地帮助领导做判断、出主意、谋良方，供领导作出正确的决策。

（三）发挥好“服务员”作用

习近平总书记指出：“围绕中心、服务大局是党办的主要职责”。办公室秘书要有良好的服务意识，把服务贯穿于工作始终。一是要有良好的服务形象，待人处事热情周到，如实反映基层的意见，更好地协调好领导、部门、基层之间的联系。二是要强化服务的全面性，对领导、部门和基层做到事前、事中、事后服务到位，各个环节都不能缺位。领导作出决策之前，要广泛收集所需要的各种情况和各类资料，注重超前谋划、超前了解、超前研究，拿出多套可行方案向领导汇报，为领导提出有价值、可操作、有针对性的参考意见和建议；在领导作出决策后，着重跟踪各项部署决策在执行过程中的执行情况，把监督检查贯穿整个执行始终，创新督办方式方法，对重点工作持之以恒监督，拿出不达目的不罢休、不拿胜利不收兵的决心和意志督促工作的落实。

（四）发挥好“信息员”作用

信息是领导作出决策的重要依据，如同领导的“耳目”。要千方百计通过各种渠道扩大信息资源，准确掌握第一手资料，全方位了解各项工作进展。要注意从材料中筛选信息，讲话中理清信息，会议中捕捉信息，及时收集整理，提高信息的针对性和时效性，从而向领导反馈最重要、最有价值的实效信息。要加强信息筛选和分类，从中找到具有鲜明特征的普遍性、系统性、倾向性信息，善于总结经验和发现问题，提高信息的利用价值。

（五）发挥好“协调员”作用

一分部署，九分落实。综合协调能力和督查督办水平是办公室秘书发挥参谋助手作用的重要标准，是领导职能的有效延伸，是协助领导抓好各项工作落实的最有效最直接的途径。办公室秘书要不断提升综合协调和督查督办能力，发挥好“协调员”作用。

三、锤炼意志，提升素质品格

办公室工作任务多、责任重、节奏快、要求高，为此办公室秘书要不断锤炼意志品格，不仅要有本事、能干事、会干事、干成事，也要耐得住寂寞、忍得住疲惫、坐得住板凳。

（一）保持良好态度

做好包罗万象的工作，最重要的是要有良好的工作态度。要把乐于奉献作为必备的职业精神，脚踏实地，客观严谨做好每个细节。要培养淡泊名利情操，既要做有为才有位的努力，又要做有为而无位的思想准备。要吃得苦受得累，不仅要甘于为领导一心一意服务，而且要甘于为各部门服务，为基层单位服务，做到在工作中奉献，在奉献中快乐，在快乐中收获。

（二）强化责任意识

责任成就事业、决定成败。认真负责既是做好办公室工作的必然要求，也是办公室秘书必须具备的基本素质。面对艰巨繁重的任务，要以强烈的事业心和高度的使命感，把全部精力投入到工作中，兢兢业业、脚踏实地、真抓实干，做到敬业守责、尽心尽力，不搭花架子，不做表面文章。要敢于直面问题，矛盾面前不躲闪，挑战面前不畏惧，困难面前不退缩。树立办公室工作无小事理念，时刻如临深渊、如履薄冰，把严格、缜密、高效贯穿办文办会办事全过程，精细每项工作，把好每道关口，于细微之处见精神，在细节之间显水平。

（三）提高政治素养

打铁还需自身硬。一名合格的秘书，必须时刻加强自身修养，努力做到“五不”：一不自恃。不能认为在领导身边工作而有所依仗、有恃无恐，更不允许滥用领导和办公室的名义谋取个人私利。二不自负。克服优越感，防止对基层干部群众盛气凌人、颐指气使、发号施令。三不自诩。防止自我表露、吹嘘炫耀，特别是涉及领导个人的工作和生活，不能随意张扬，妄加评论；对内部机密，更应守口如瓶。

综上所述，办公室秘书只有明确自身职责，站在时代发展的角度，驰而不息提高自身素质和思想意识，不断提升工作质量，才能以更好姿态、更高水平发挥领导参谋助手作用。