新形势下关于烟草行业财务管理信息化建设的研究

2021-01-02李小环

全国流通经济 2021年8期

李小环

（广东烟草佛山市有限责任公司，广东佛山 528100）

一、引言

烟草行业财务管理信息系统经历了从最简单的单机核算软件到目前的系统集成，在信息化技术高速发展的新形势下，面临进一步升级优化，这既是一个机遇，也是一个挑战。财务管理信息化经历了三个阶段。首先是会计电算化，单机版核算软件在20世纪90年代末的应用，使会计电算化替代了手工记账；其次是会计信息化，行业会计核算软件以及网络型会计电算化从2003年开始普及应用，使财务工作从“会计核算型”转变为“财务管理型”；最后是财务管理信息化，烟草行业在2010年对会计核算软件进行了统一实施，使财务工作从“财务管理型”跨越到了“企业管理型”，从而实现了网络财务。本文对烟草行业财务信息化实施过程中的问题进行了细致剖析，提出了相应的解决办法，并对财务全程无纸化操作进行了重点阐述，希望能帮助企业管理者共同提升财务管理水平。

二、财务管理信息化的重要意义

1.可以大大减轻工作强度，提高财务管理效率

财务管理信息化是在信息技术基础上，开发、利用信息平台对财务各项数据信息进行整合。有了财务信息平台，财务人员可以利用凭证模板快速出具会计凭证；可以方便、迅速地查询会计数据；在报表系统点击“报表计算”，可以自动生成报表数据，快速编制出快报、物流报表、量本利等各种报表；通过财务分析软件可以很快编制出财务分析报告。财务管理信息化让众多的财务人员从繁杂的工作中解脱出来，将更多的精力投入到财务管理方面，从而提高财务管理工作效率。

2.具有较强的渗透性，能实现全员、全过程、全方位的管理

一个企业涉及到各种经济业务，这些经济业务与财务是密不可分的，所以财务管理信息化需要渗透到财务、业务各种系统，从而让业务计划、资金预算、财务核算、内部控制、统计分析等触角延伸到各相关管理层，以及各职能部门的最末稍，从而实现全员、全过程、全方位的管理。

3.能够加快提升烟草行业竞争力

烟草行业逐步把信息化融入了财务管理工作，比如用友NC系统包含预算、资产、资金、报销、营销等各种模块，体现了财务管理信息化在财务管理工作方面带来的成果。财务管理信息化，通过信息的快速传递，不但让企业和社会实现了有机联系，而且让企业间的信息也实现了共享。企业管理层可通过信息系统，顺畅查询财务、业务各种相关数据，对企业内外部环境进行正确分析、研判，从而制定合理的管理措施，实现企业价值增长，保证企业的核心市场竞争优势。

三、新形势下烟草行业财务管理信息化过程中存在的不足

通过财务管理信息化建设，财务管理职能得到了延伸，使财务工作从会计管理转向了企业管理，企业财务管理的核心仍然是管理问题，财务管理信息化可以用信息技术提升管理，但不能解决企业管理的所有问题，目前还存在着一定的不足。

1.财务系统模块之间没有对接，未能充分发挥管理会计工具的功能

目前烟草行业财务NC系统包含预算、资产、资金、报销、营销等各种模块，但是有些模块并没有进行对接达到融合。比如预算系统和报销管理系统没有对接，两个系统相对独立，目前的预算系统只发挥了编制预算的功能，其预算数据不能融入到报销管理系统中，所以报销管理系统中的某个项目在开支时，即使已经超出预算，报销管理系统未有预警机制，不能显示剩余预算额度，仍然能够继续报销，这样财务就无法监督和管理经济业务，从而不能发挥预算这一管理会计工具的功能。

2.财务、业务系统没有对接、融合，信息无法共享

由于业务系统与财务系统之间不能实现对接和融合，导致业、财系统数据不能共享。比如烟草行业虽然在财务用友NC系统中可以查询V6营销系统的部分业务数据，但是并不能查询所有业务数据，而且业务数据也不能直接导入到财务系统，财务数据也不能及时反馈给业务系统，所以使得财务、业务数据无法充分共享。财务无法及时准确地监督业务部门，也无法为业务部门提供相应的服务，从而对企业的科学决策有一定的影响。

3.系统软件之间数据源繁多，数据的集中管理和有效集成相对缺乏

在信息技术蓬勃发展的新形势下，烟草行业不断使用日益成熟的财务核算系统、资产管理系统、财务分析系统、预算系统、资金监管系统等等，这些系统在推进信息化建设的同时，也缺乏数据的集中管理和有效集成。比如烟草行业目前正在实施的财务用友NC系统与资金监管系统，二者存在相同的系统模块即“报销模块”，这使得报销人员需要在两个系统同时录入相同的报销内容，这样就增加了报账人员和审核人员的工作量，同时让这些系统在一定程度上产生了信息的冗余和浪费。

4.财务和信息知识同时具备的复合型人才相对欠缺

虽然烟草行业拥有众多的注会、高会和中级会计师等财务队伍，这些财务人员专业技能普遍较高，但既懂财务又懂信息的人才相对欠缺。由于财务人员不了解信息技术，信息人员不了解财务知识，所以在软件开发过程中常常会出现一定的分歧，有时会出现系统功能和业务模块融合的设计问题，从而给系统运行和功能带来一定的风险和阻碍。

5.财务管理信息化培训对象单一，对业务部门培训力度有待加强

财务新系统的上线实施，一般主要强调对财务人员的培训，而对于业务链条中的其他部门经办人员的培训力度明显不足，在培训手段上缺乏多样性和持续性，这都会影响后续的财务系统处理，影响工作效率的提升。

6.目前还未推行电子发票，不利于无纸化进程

烟草行业目前还有很多企业完全没有实施电子专用发票，而且在报账的过程中完全以纸质发票为准。比如目前烟草行业仍然使用纸质专用发票，每月需要购票、开票、加盖印章，有时系统故障等原因还会出现重开或漏开的现象。纸质发票存在着用票成本多、人工劳动量大、容易毁损和遗失、防伪难度大等一系列的缺点，阻碍了无纸化办公的进程，也阻碍了财务管理信息化建设。

4.财务系统线上线下“两条腿”的现象

目前，烟草行业在财务管理信息系统实施过程中还存在线上线下“两条腿”的现象，比如，有些企业目前仍以纸质审批流程为主，在纸质审批流程结束后，同时需要再走一遍系统审批流程，这样产生了重复的工作量，降低了工作效率。

8.烟草行业与相关银行间的信息化建设有待加强

目前烟草行业正在实施的资金监管系统，该系统已设置网银支付功能，但由于企业与相关银行之间还未实现银企直连，所以系统里面的支付功能暂时还未投入使用，目前仍然采用支票或网银盾的传统方式进行支付。采用支票的方式，财务人员需要购买支票、开具支票、加盖印章、设置支票密码、前往银行办理，这样需要花费大量的时间；采用银行网银盾的支付方式，也不够完善，因为需要财务人员根据纸质报销单据的各种信息，手工录入网银系统，然后再进行网上支付。

四、烟草行业加强财务管理信息化建设的对策

1.加强财务系统之间的模块对接与融合，充分发挥管理会计工具的作用

烟草行业要将财务NC系统中各个模块进行最大程度的对接，让各个模块的功能和数据充分共享，从而有力发挥管理会计工具的作用。比如，烟草行业将财务NC系统中的预算系统与报销管理系统进行对接和融合，让预算数据融入到报销系统中，并设置预警机制，这样，报销经办人可以实时查询某项目的剩余预算额度，让经办人合理安排开支。当报销管理系统的某项开支超过预算额度时，报销管理系统会自动启动预警机制，使该笔项目报销不能进行系统提交，这样从根源上加强财务对经济业务的监督与管控，让预算具有刚性约束力，从而充分发挥预算这一管理会计工具的作用。

2.加强财务系统、业务系统的对接、融合，实现业、财信息充分共享

烟草行业要根据财务实际工作情况，完善各软件系统接口，将财务信息化软件之间、财务信息化软件和其他管理软件之间进行深度融合，将企业内部的各种资源进行高度集中的管控和配置，做到“数据同源，信息集中”，从而迅速地对企业各种财务、管理方案做出最科学、最有价值的决策。比如可以将烟草行业的营销V6系统与财务核算软件用友NC系统进行深度融合，让业务数据可以直接导入到财务系统进行核算，这将大大提升财务管理质量。

3.加强业务整合，规范业务流程

烟草行业在企业进行财务信息系统具体搭建前，需要充分了解具体业务，根据实际情况，重新整合企业财务业务，重新梳理业务流程，对系统功能接近的业务模块进行归集，扩大业务幅度，将管理层级尽量压缩，对每个信息系统模块的具体工作进行明确，在合理规范业务流程、合理规划系统模块的基础上，对相关业务流程进行系统设计，在开发过程中也要做好各系统间的业务衔接，避免因衔接不善影响工作效率的提升。比如烟草行业资金监管系统与财务核算NC系统中的报销管理系统具有相同的系统功能，即报账系统功能，如果将这两个系统中相同的功能模块进行融合并做好衔接，就可以解决报账经办人重复录入报账信息的问题，从而大大减少经办人员和审核人员的工作量。

4.加强信息化培训，培养一批财务信息化复合型人才

由于烟草行业同时具备财务和信息知识的人才相对欠缺，所以需要针对性地引进一批财务知识精湛、计算机知识精通的综合型人才，同时通过各种渠道和方式对财务人员提供必要的、多元化的、持续性的财务专业和信息化知识培训；同时要鼓励财务人员主动加大对信息化知识的自学，善于思考研究，努力将自己打造成符合财务管理信息化要求的复合型技术骨干。

5.加强业务部门财务信息系统的多元化培训

由于财务信息系统趋于集成化，公司各业务部门都需要应用相关的财务系统，这样就需要通过上课、观看视频、定期整理相关资料等各种培训手段，对相关业务人员进行持续性的培训，从而让其充分熟悉财务系统有关功能及财务相关要求，以确保及时、准确的归集系统数据，从而发挥好信息系统的强大功能。

6.逐步取消纸质发票，大力推行电子发票，加快财务无纸化建设

伴随信息技术的成熟运用，电子普通发票在烟草行业已有部分使用，但电子专票仍未实施。纸质发票具有一定的缺陷，电子发票与纸质发票相比，主要有五大优势：一是领用方式快捷及时，远程交付安全便利。实施电子发票，纳税人可以通过办税服务厅、电子税务局等渠道领用电子发票，而且实现“即领即用”。可以通过电子邮箱、二维码等方式交付电子发票，安全便利。二是降低企业用票成本，减少工作量，提高工作效率。推行电子发专票，既能节省用票成本和劳动成本，又能真正保证数据传输的准确性与安全性。三是发票核算完全可以实现无纸化操作。电子发票从开票到发票数据传输，再到收付款双方将数据信息导入，整个过程都不会再生成纸质发票。四是降低接收假票风险，使财务管理更高效。信息化时代，电子防伪技术将成为主流，纳税人可以通过下载增值税电子发票版式文件阅读器，查阅电子发票并验证电子签名有效性。五是存储保管更经济，社会效益更显著。电子发票采用信息化存储方式，无需专门场所存放，可以大幅降低后续人工成本。同时电子发票的推出，还有利于实现企业业务数字化、一体化发展，进而对整个经济社会的数字化建设产生积极影响。推行电子发票，有利于加快财务全程无纸化建设的进程，也是财务管理信息化建设的重要体现。

7.采用系统报账，切实解决线上线下“两条腿”的问题

目前烟草行业部分企业仍以纸质审批流程为主，在走完纸质审批流程的同时，还需要再走一遍系统审批流程，影响了财务工作效率的提升。烟草行业要完善和健全各系统功能，确保报账工作有强大的系统支撑，从而取消纸质审批流程，完全实施系统报账，切实解决线上线下“两条腿”的问题。系统报账模式与纸质报账模式相比，具有四大优势：一是系统填单可以保存模板，使用复制、粘贴的功能，解决了纸质报账中报销单据填写工作量大且容易填错的问题；二是系统审批不受时间的约束，不但可以缩短审批时间，还可以保障领导的时间不被随时打断；三是自动生成会计凭证，不但可以大大减少劳动量，还能最大程度上确保数据的准确性和安全性，从而提高财务管理效率；四是电子档案可以长久保存，而且查阅时调取非常容易。总之，系统报账作为实现财务管理信息化的重要环节，能够大大降低各种管理费用、人力成本、以及信息重复成本，使经办人报账真正实现自动化。系统报账模块是财务全程无纸化操作的重要环节，也是财务管理信息化建设的重要举措。

8.推进企业与银行之间的信息化建设，努力实现银企直连

烟草行业要加强与银行间的深度融合，实现银企直连。银企直连是指企业通过信息化平台建立与银行之间的网络联系，将企业业务平台与网银支付功能无缝对接，通过信息流的方式，完成各种银行金融业务。烟草行业目前的资金支付主要是采用支票以及银行网银盾的方式，这两种传统的支付方式都有一定的缺陷。银企直连与传统的支付方式相比，具有四大优势：一是由于银企直连采用了电子化交易，将资金流转换为信息流，可以利用银行先进的大集中式核心系统瞬间完成转账；二是解决了支票支付中的购票、开票、盖章以及亲临银行网点柜台办理手续的一系列问题；三是解决了银行网银盾支付操作中的根据纸质报销单据手工录入相关信息的问题；四是银企直连可以自由、安全、方便、快捷的办理转账、汇款、查询等各种银行业务，从而实现资金管理自动化。银企直连对财务全程无纸化操作及财务管理信息化建设具有积极的作用。