智能化模式下高校财务管理优化探讨

2021-01-02福建医科大学林彬

区域治理 2021年15期

关键词：财务人员智能化财务

福建医科大学林彬

一、引言

随着信息技术的蓬勃发展，人工智能已经在越来越多的领域得到了应用。财务部门作为高校管理重要的部门，也应该与时俱进，将互联网+、云计算、机器人、大数据等最新智能化成果相结合，实现自身跨越式的发展。

二、高校财务管理智能化的必要性

传统的高校财务管理模式已经遇到发展的瓶颈，要想取得进一步发展，必须利用智能化对原本的运营模式进行优化。

（一）可以解决传统高校财务存在的报账难题

高校普遍存在“报账难”的现象，一方面是高校迅速发展，经费规模不断扩大，财务人员的工作量不断增加，另一方面是当前高校财务报账的流程还不够流畅，造成耗时长、手续繁杂、速度慢、多跑腿等情况的发生。例如报销单据的负责人审批，因为需要部门或学院的负责人签字，但负责人的工作繁忙，使得报销人常常在签字环节就要耗费大量时间；不同财务人员对政策制度理解存在差异，报销人找不同财务人员报销被提出不同要求，使得其反复补全材料；财务部门对外接收报账主要在工作日的上班时间，其他时候报账需要等候。

高校的财务报账还在采用柜台报账模式，在这种模式下，主要以面对面的审核为主，虽然有些高校已经引进了网上报账系统，采用投递式报账等方法，但功能不强，操作不够方便，使得大多数师生还是选择面对面报账。如果能够实现智能化报账模式，将大大提高财务工作的效率和效果，减少财务人员的工作强度，缩短事项办理的时间，同时实现报账标准的统一，降低报账出错的概率。

（二）可以提升财务管理水平，实现业财融合

高校财务实现智能化的转变，就可以在高校业务中发挥更加重要的作用。从传统的账簿财务，向“管理型”财务转型。高校目前的业务，主要是预算决算、报账、工资发放、学费收缴等，这些业务主要集中在财务自身的领域，起到的管控也大多是事后管控，对于事前管控缺乏有效的措施，没能将财务工作更好地融入高校管理的业务中。在智能化模式下，高校财务可以主动参与学校的业务活动，实现全流程的管控。

（三）可以改变高校各部门信息孤岛的现象

传统的财务管理模式下，财务与其他部门间的信息不相连接，各系统采用不同的运营商，彼此的接口存在差异，出现了信息孤岛的问题。例如实验耗材的管理，由于财务部门、资产设备部门、学院台账采用不同的系统，使得各部门、学院对实验耗材的数据不统一，长此以往，容易造成实验耗材的流失。在这种情况下，各系统财务信息分散，不利于高校的管理。如果能通过智能化应用，实现高校财务的优化，打破系统之间的壁垒，实现数据共享，就可以将分散的财务信息集成化。

三、高校财务管理智能化的可行性

（一）高校财务管理已经有了信息化基础

从上个世纪80年代以来，高校财务经历了从手工式记账向计算机记账；由单机计算机工作向局域网数据连接的转变。大多数财务人员已经掌握了财务的电算化，高校财务有了信息化的基础设备，科研、资产、设备、学工、教务等业务部门，也有了各自的数据库。只要能够将这些数据库相互连接，就可以实现财务数据的共享。

（二）高校财务对智能化存在需求

高校依然存在巨大的发展潜力，将来办学规模很可能继续扩大，办学经费很可能会继续增加，这使得高校财务管理对于智能化存在需求。有些高校已经率先布局智慧财务平台，探索新的财务管理模式，并取得了一些成果，这说明将智能化模式引入财务管理是可行的。

（三）信息技术的发展为高校财务的优化提供契机

智能化应用不断发展，大数据、人工智能、云计算、物联网等技术的逐渐成熟，为高校财务管理引入智能化应用提供了可能。通过智能化应用，可以建立起强大的数据库，进行快速计算，提供越来越强的信息储备。

四、智能化模式下高校财务管理优化的措施

（一）利用智能化系统，对报账进行全流程的优化

高校通过搭建网络信息平台，充分利用智能化系统，实现报账流程优化，可以提升财务报销的效率，减少财务人员的工作量，更好地服务师生，提高师生满意度。

（1）推行智能化的电子审批。改变传统的负责人手工审批制度，报销人不用在签字环节跑腿，负责人可以直接在网上进行电子审批。在这过程中也要注意做好电子审批的安全识别，避免出现伪造签字审批的情况。

（2）推广投递式报账和人工智能预审系统。改变传统面对面的报账模式，让报销人少跑腿，可以通过投递机，将报销资料传输给财务部门。在这过程中，由人工智能实现预审，在此环节判断报账资料是否符合学校财务制度的要求，如果不符合要说明原因，提供解决方案，将报账资料予以退回。特别是对于存在多校区的高校，通过借助智能化系统，实现不同校区的数据共享，建立起一站式的财务服务模式。此外，可以实行全天候24小时的收账报账，打破师生报销的时间限制。

（3）引入智慧财务软件。通过智慧财务软件解决原本由人工执行的重复性工作，将这些工作流程化、标准化、自动化，减少人工耗费的时间和精力。以机器人的智能判断代替财务人员的主观判断，降低因为个人对规章制度不了解或者标准不统一而发生的错误。例如增值税发票验证真伪，可以将其与税务部门的查验平台相连接，实现自动输入发票号、时间、金额等信息，做验证对比，并将结果自动反馈到财务部门。

（4）设置在线财务服务平台。对于比较复杂、无法流程化管理的报账问题，需要有在线服务平台来处理，财务人员在此平台上进行在线咨询、报账问题反馈、政策宣传等，为师生提供个性化的服务。

（5）支付结算中心智能化。对接高校财务系统和银行系统的数据，经过人工智能预审，财务人员复审之后，可以将款项直接支付给师生，并将结果反馈给负责人和经办人。

（6）建立报账结果反馈机制。报销人可以根据反馈机制查询到事项办理的情况，追踪业务进展。报账之后，智能化系统自动将结果反馈给报销人。如有异议，报销人可以在网上进行回复。

（7）形成财务信息影像采集和档案保存。传统的财务凭证及资料采用的是纸质保存的方式，这种方式存在着很多弊端，比如纸质资料容易损坏、丢失，不容易备份，一旦发生火灾、盗窃、遗失、腐烂等情况，财务信息就遭到破坏；查询不方便，特别随着政府及相关部门监管的加强，常常需要查询翻阅财务资料，纸质财务信息的提取需要耗费大量的时间和精力。通过智能化财务系统，利用扫描仪及影像采集设备，在报账环节完成对财务数据的采集，并将影像传输到云端，形成信息备份，既保证了数据的安全性，又方便日后查询调取。

（二）实现数据共享，利用智能化应用加强业财融合

智能化作为高新技术，对于人才、设备、软件等要求都比较高，建设的周期也比较长，这就需要大量的资金投入。高校从上到下都要重视智能化的建设，将其作为一项长期持续的投入，不断完善财务信息系统，使用更为便捷、高效、安全的财务软件，优化管理流程，提升运行效率。此外，高校还需要打破数据的孤岛，充分利用智能化系统。对内将财务与科研管理、资产设备、学工、教务、人事、后勤、基建等部门的数据库相连接，提高部门之间的联系，打破信息壁垒，实现数据共享；对外加强高校财务与外部的银行、设备供应商、机票订购平台、税务平台、社保平台等的信息对接。例如，科研经费的预决算管理，将财务与科研管理系统相连接，各部门可以自动提取相关数据，这就可以使教职工少跑腿，提高办事效率。财务与人事部门、社保中心、税务局系统对接，将教职工的薪酬、税费、社保等信息自动提取核对后，直接计算出实发工资，发放给教职工。

（三）构建网络信息安全体系，防止财务信息泄露

高校要认识到，实现网上报账，使得原本相对封闭的局域网络变成了互联网，因此高校在使用网络的同时，也面临着更多风险和挑战。数据在传输、共享、应用等环节都存在着安全隐患，高校应当重视信息的安全性，对这些环节做出对应的应急措施，设置安全预警，及时识别病毒威胁。高校财务还要建立网络安全的管理制度，明确各部门在信息安全中的职责。财务部门要定期对智能软件进行升级和维护，做好财务数据保存备份。同时提高相关人员的网络信息安全意识，加强财务信息的监管。

（四）管理层转变财务管理理念，加强财务人员智能化培训

高校管理层需要积极转变思路，培养“互联网+”思维，充分认识到财务智能化将是未来发展的趋势，既可以带来工作的便捷，也符合高校长远发展的需求。管理层要重视智能化的建设，建立起能够适应智能化需求的财务管理制度，以财务为中心，协调各部门与财务做好连接，促进高校信息共享平台的建设。同时，高校也不能忽视财务人员的重要性。智能化不代表完全抛弃人工，在复核、信息维护、设备使用等环节，还是需要财务人员的介入。这就要求高校进一步加强对财务人员的智能化培训，由传统财务向“财务+计算机”复合型人才转变，在智能化应用的过程中，发挥更大的作用。