加强信息化和标准化 推进事业单位人事档案管理的规范化

涿州市交通运输局 宁宇

注重开展事业单位档案信息化管理，一方面能够改善档案管理现状，提供新的发展思路；另一方面也能够强化档案管理效率，提高档案管理的科学性与合理性，从而更好地发挥事业单位档案的应用价值。当下，许多事业单位也在积极地进行档案管理信息化改革工作，加大信息化技术在档案管理中的应用，但是在实际开展工作过程中，依旧存在较多的问题，不仅阻碍了事业单位档案管理信息化建设的步伐，同时也无法充分发挥档案管理信息化优势，对事业单位档案管理的深层次发展产生不利影响。为此，本文分析了事业单位档案管理信息化建设的意义，指出了其中存在的问题，在此基础上提出了加强档案管理信息化建设的举措，为推动事业单位档案管理信息化建设不断发展提供支持。

一、事业单位人事档案信息化管理的相关概述

信息化的档案管理工作指的是电子化的档案管理工作，即利用互联网来对相关的人事档案进行数据化处理。一方面，通过这样的方式可以让事业单位人事档案管理人员更少地出现管理失误，所有的数值都由电脑来进行精密计算，让人事档案管理人员的工作量得到减少。另一方面，在将人事档案内容进行数据化处理放入电脑后，会增加档案的安全系数，并且为纸质档案做了备份，如果纸质的重要档案出现了丢失情况，可以通过电脑备份再打印一份相关档案。另外，在事业单位的人事档案管理中，还需要对档案管理制度等其他方面进行改进，通过在事业单位中，实现人事档案的信息化管理，能够提高档案管理效率，实现动态管理目标。在信息化建设基础上，能够在进行人事资料变动时，不再受到时空局限，将其动态性特征凸显出来，实现对于人事调整的动态管理，同时，也会降低档案管理人员的工作强度和压力。而且，在信息化管理之下，能够对于事业单位人员的具体表现，进行准确记录，利于实现记录的保存，让档案资料更加规范，整个流程也更加高效、便捷，具有较强的人性化优势，实现工作效率的提高。另外，通过人事档案管理的信息化，能够更加便捷的调查档案信息在查询的时候，更加便捷，并且提高各项人事决策的科学性。管理者在针对人事调整做出决策之前，也要利用人事档案资料开展人员的甄选。通过信息化的人事档案管理，在这样的模式下，能够让信息和资料的查询更加快捷。信息化的人事档案管理以计算机技术为依托，可以实现多样化的查询手段，如高级检索、快速检索，不仅能够对于纸质档案的存放位置，实现精准定位，而且还能够对于人员的各项基本信息，如出勤、奖惩、业绩等信息获取更加便捷。相比较传统的档案查询方式来说，信息化人事档案管理能够在人员信息资料查询和应用的过程更加便利，为人事决策提供有力的信息资料支撑和依据。以上便是关于事业单位人事档案信息化管理的相关概述。

二、事业单位人事档案管理出现的问题

（一）档案管理信息化建设未形成统一规范

事业单位档案管理信息化建设是一个长期、复杂的工作，需要在建设过程中严格遵照统一的规范进行，从而为后期开展信息化档案管理提供便利。在将纸质档案转变为数字化档案时，工作人员应当按照相应的标准进行转化，保证数字档案的规范性。然而，从当下事业单位档案管理信息化建设现状来看，许多事业单位没有建立完善的档案分类标准，也没有严格落实国家相关规范与标准，同时在进行转化中存在文件标题与内容不吻合的现象，这些问题都导致了事业单位档案管理信息化建设工作进程缓慢，取得的效果也不理想。

（二）管理手段单一陈旧

目前，很多事业单位多采用人工管理的方式，以满足于纸质材料的归档整理为主，信息化手段在人事档案管理中的工作得不到落实和应用。再加上人事档案的严肃性和高度机密性，很多事业单位领导人员从安全角度出发，对人事档案信息化建设项目的重视程度不高，甚至人员规模小的单位更是认为没必要开展人事档案信息化项目。

（三）档案管理人员素质有待提升

事业单位人事档案管理工作也需要专门的工作人员具体操作实施，然而当下很多事业单位在人事档案管理方面配置的工作人员综合能力和素养水平并不高，很多员工受到传统档案管理理念的限制和影响，缺乏对于新事物的接受能力，对于现代化的信息技术与大数据技术认知不足，而且并未真正参与过具体的专业技术实操的训练和学习，使得事业单位人事档案管理信息化建设发展进程难以有效推进，工作实施过程中容易发生失误和疏漏，不能有效保障事业单位在进行重大决策时需要精准可靠的数据信息依据的实际需求。人事档案管理工作表面上看起来非常容易，然而实际操作过程中其实是需要具备非常强的专业理论方法来实现档案管理的科学规范化，专业方法和技巧有助于促进档案管理模式的有效完善与完整。然而这个行业的工作环境、待遇整体水平并不高，因此大部分专业出身的人员主观上并不倾向于选择事业单位人事档案管理工作，而事业单位为了充分满足该岗位的人员需求，会选择通过内部派遣调用的方式配置一些经验相对丰富的老职工负责这项工作，或者有的事业单位通过招聘一些具备类似从业经历的人员负责该工作，这样组建起来的档案管理队伍缺乏足够的专业性，因此也在很大程度上严重阻碍了人事档案信息化建设发展的重要进程。

三、加强信息化和标准化，推进事业单位人事档案管理的规范化措施

（一）搭建档案信息云共享平台

搭建档案信息云共享平台，是指事业单位人事管理内部的信息云共享，通过人事档案资料库构筑的形式，让整个事业单位的人事信息成为一个动态有机体，能够在保障个人信息安全的前提下实现资源共享，为组织内外部人事调动工作提供参考，让合适的人能够在适合的岗位上发光发热，减少能力与职位不匹配的问题。除此以外，还可以从专业分类的角度，实现行业内部的数据资料共享，通过数据、智能识别等一系列技术搭建各专业领域高精尖人才数据库，便于各行政单位根据实际需求引入高水平人才。

（二）完善人事档案管理信息化基础设施配置

事业单位人事档案管理工作效率的有效提升离不开现代信息化的基础配套设施，想要充分促进档案管理的创新、优化与完善，积极打造全新模式的人事档案管理规范，不断丰富人事档案馆的内部资源，必须积极完善健全其信息化基础配套设施，加强事业单位在人事档案管理方面的电子化发展，促进软硬件基础配套设施的及时配备和完善，不断加强其档案管理的基础信息化建设，有序构建事业单位人事档案信息化的网络管理平台，不断提升其管理工作的现代化可操作性，完善其系统建设与发展，积极落实事业单位人事档案信息的高效录入，电子化数据信息处理方式有助于改善因为传统人工录入整理方式的效率问题，节省大量的人力、时间成本，保障档案信息存档的时效性，为使用者更加便捷地查询检索信息，保障档案信息存储方式的科学化与规范化，电子化档案管理的平台系统和传统纸质档案管理的方式有效融合，为事业单位人事档案管理加上了双保险，保障了档案信息管理的安全性和可靠性，有效提升了人事档案管理工作的有效性。

（三）对信息化档案管理制度进行建立

在信息化档案管理工作进行时，一定要建立相应的档案管理规章制度，包括材料收入、整理、归档、保密、交接等制度和信息完整记录考核制度等等，使干部人事档案有章可循、有进出，坚决杜绝档案的丢失、涂改、提取和伪造。让人事档案管理变得更加规范化与制度化的同时，还要确保每个人都要遵守相应的档案管理制度，要将新的制度规定落实到现实情况之中，只有这样才能够让信息化档案管理在现实中得到更加良好的应用。

（四）构建健全的档案管理信息化建设标准

事业单位在平时工作中，因为工作事务非常多，导致产生的档案资料也是各式各样，有些档案资料是以文字形式记载的，也有些是通过图片、视频等形式呈现的，这就要求事业单位在进行档案管理信息化建设工作中，不仅要进行纸质档案向数字化档案转变，也要构建一个健全的档案管理信息化建设标准，确保完成的数字化档案能够按照特定的规则与规律放置，提高档案管理的规范性。当下，我国制定了纸质档案数字化规范标准，事业单位在遵守该标准的同时，而且还要结合自身的实际状况，构建符合自身情形的信息化建设标准，并且要贯彻落实到档案管理实际工作中，例如，应当要规范档案资料的转化形式、保证档案资料内容的完整性、确保资料主题与内容相符合等。

四、结语

事业单位人事档案管理制度的建设是不断探索长效管理机制最有效的方式。新时代，事业单位人事档案管理遵循以党管人才，为民服务的宗旨，结合档案管理实际，针对新问题新情况及时制定对应的办法和措施，全力维护事业单位人事档案管理的公信力和权威性，更好地服务于选拔忠诚干净敢担当的干部和营造风清气正的政治生态。