石油公司财务管理中会计信息系统的运用

2021-01-02李伟

企业改革与管理 2021年17期

李伟

（中石化华东石油工程有限公司东北项目部，吉林长春 130062）

近年来，随着全球经济的不断变化及油价的起伏不定，石油企业面临着巨大的挑战。外部形势的变化，不仅要求企业须不断开拓外部市场，同时也要进行内部管理的变革。ERP系统的上线应用，能够积极推动企业内部管理的变革，使得财务管理模式从单一的会计核算模式向综合的管理会计模式转变，并对企业的财务管理人员提出了更高的要求。但如何将ERP系统更好地运用于企业的财务管理中，成企业亟须解决的一大难题。从企业运行ERP系统的整体情况看，尚存在对系统认知不够、财务管理应用较少、各部门数据沟通较少、内部控制制度不够完善等问题，无法更好地服务企业的生产经营活动。因此，企业应该积极采取有效措施，努力改进企业的内部财务管理环境，规避企业的财务风险，让ERP系统在财务管理的运用中实现价值最大化。

一、ERP系统概念及在财务管理中的应用特点

1.ERP系统及主流的ERP管理系统公司简介

ERP系统全称为企业资源计划系统，主要是在信息化技术基础上，运用现代化的管理会计思想，为企业提供决策依据的管理平台。ERP系统不同于传统的财务管理系统，其将财务管理和企业管理紧紧融合在一起，实现了企业管理一体化，符合现代企业对管理的要求。目前，全球500强企业基本都在使用ERP管理系统，可见ERP管理系统对于企业的重要性。全球比较知名的ERP系统开发系统有SAP、甲骨文等公司，国内近几年也出现了浪潮、用友等知名品牌。作为以全球化发展为目标的大型石油公司的下属子公司，HDSYFGC公司使用的是SAP公司开发的ERP系统。SAP公司作为全球最早设计ERP管理系统的公司，其产品具有客户覆盖面广，稳定性强等特点，适合HDSYGC公司这种已经成熟稳定的企业，能够满足企业实施现代化财务管理的需要。

2.ERP系统在财务管理中的应用特点

第一，涵盖范围大。ERP管理系统与传统的财务管理系统相比，扩大了以前单一的财务管理系统范围，将物资采购、投资计划、人力资源、销售服务等相关经营业务包含在内，企业的日常经营活动都能在系统中以数据或者其他方式反映出来。

第二，融合性强。由于该系统的涵盖范围广，涉及各项经营活动和业务部门，就其运行而言，已经不单单是财务一个部门能够完成的工作，在一定程度上要求各个部门必须进行配合，因此推动了企业各个部门的有效融合。

第三，数据精细化。与传统的财务管理系统相比，ERP管理数据的提供者不再局限为财务人员，财务数据中的人工、材料成本等费用由业务归口部门录入，避免了过去数据全部由财务人员进行操作。由于财务人员业务能力的局限性，导致某些数据偏离企业的实际生产经营活动情况。数据精细化最大的特点就是专业数据由专业人员提供，更加真实准确。

二、ERP系统在企业财务管理应用中存在的问题

1.对ERP系统认知不足

ERP系统由各种模块组成，涉及财务会计、财务管理、物料、销售等模块。由于系统对权限的设置和工作分工的限制，企业财务人员不可能认知所有的模块。使用ERP管理系统的目的之一，就是通过企业人员对系统的运用，能够发现和有效规避财务风险。但是企业财务人员对ERP系统的认知存在不足，无法有效地将财务管理内容运用在企业的生产经营活动中，无法发现和规避潜在的风险。

2.对ERP系统功能的应用不充分

ERP系统的功能虽然强大，但财务人员对该系统功能的应用较少。比如，HDSYGC公司2019年上线共享系统后，企业核算业务大幅度减少，但是财务人员并未从以核算为核心的财务管理模式转向以管理为核心的财务管理模式，不能从ERP系统的集成数据中挖掘和分析公司生产经营活动中存在的问题，无法给企业的经营决策提供有效建议，财务人员在企业的定位还是核算会计，无法起到管理会计的作用。

3.企业内部缺乏数据沟通和共享机制

ERP系统中有关物料、人力等数据已经无须财务经手，财务人员无法判定这些数据的真实性和准确性，需要与各相关部门进行沟通确认，有时对数据产生的方式方法会有异议，却无法进行独立验证。比如，对于HDSYGC公司物资部门的原始采购订单的计划和实施工作，财务人员全程没有参与，对于企业财务数据中关于物资的金额数据，只是系统中几个冷冰冰的数字，原始单据只能在会计资料归档时看到。如果对物料金额数据有异议，也只能在事后进行查验。当物料金额数据影响公司损益时，一般是通过财务人员自己的核算调整，物资部门只是接受通知，缺乏有效的沟通方式。因此，如何将各个部门的数据进行有效的沟通共享，建立完善的内部沟通机制，成为企业亟待解决一个课题。

4.基于ERP系统的内控流程制度不够完善

由于ERP系统操作有各个业务部门人员操作，故内部控制要面向所有参与业务的部门。比如，HDSYGC公司物料采购和消耗业务在单独的MM模块操作，受系统线上业务的设置影响，整个流程由物资部门线上完成。虽然物资部门人员有各项分工，但是涉及内控流程的，如财务审核等，只能在其业务完成后，根据系统反映出的数据进行内部控制测试，无法在事前和事中活动中进行相关的内部控制。内控流程和制度不适合现在管理模式，不利于企业发现财务风险并规避风险，不利于企业可持续的发展，进行调整必不可少。

三、ERP系统在企业财务管理应用中的改进建议

1.加强对企业人员的培训，提高对系统的认知度

HDSYGC公司在ERP系统上线时，由于时间紧，任务重，除了参与企业前期初始化和测试的关键操作人员外，其他人员培训时间较少，对系统认知不足，尤其对不属于自己业务的模块没有进行学习。因此，公司首先应对各个部门的人员再次进行专业模块的培训，由企业关键操作人员进行讲解，使相关人员熟知业务模块的流程、设计程序等具体内容。其次，可邀请总部负责ERP系统运营的顾问，细致讲解整个系统的所有业务模块功能，不要求精细，只要求全面了解，加强企业人员对系统的全面认知。如果企业受培训场地等条件影响无法进行线下培训，可以通过钉钉等现代化通信软件进行线上系统培训，企业可以在培训中设置培训视频回看等功能，让所有人员能够多次回看和学习。此外，还可考虑对外招聘一些高学历、高素质人才，以提升企业的整体业务水平。

2.加强与总部系统运行的沟通，增强企业财务人员的应用能力

在ERP系统运行的过程中，财务人员对于有些问题和操作无法自己解决时，需要通过总部ERP运营的顾问协调解决。目前，HDSYGC公司要与ERP运营顾问进行联系，主要是通过公司公布的通讯录进行私下联系，缺乏一个正式公开的渠道。由于总部系统运营顾问负责的单位较多，无法做到及时回复，对于共性问题还要多次解答，影响工作效率。因此，建议总部开通一个服务平台，让企业人员都有权限可以提出系统运行出现的疑问并要求解答，公布所有问题的解决方案，有效避免重复提问，大大提高系统运行的效率。同时，建议系统运营顾问可以定期将ERP系统的升级和修改程序内容公布，将一些系统运行的简单方法和窍门进行介绍，让财务人员根据这些内容可以更加高效地操作系统，提升财务管理的应用能力。

3.建立ERP业务管理小组，统筹协调各部门的数据共享

针对目前ERP系统在数据方面沟通少的问题，建议公司成立一个以财务部门为牵头，物资，装备等部门为辅的ERP业务管理小组，根据单位需求可以设置为常设部门，也可以设置挂靠在财务部门的临时小组。部门负责定期将财务管理需要各个部门完成的数据进行发布，沟通协调各业务部门的数据共享工作，将每个部门需要负责的业务内容和职责形成规章制度发布并执行。对有异议的业务数据，建议进行共同协商解决，不能解决的问题统一由管理小组交与上级部门协商解决。这样可以快速有效地运行系统，加强了企业内各业务部门的联系。

4.制定内部控制流程，完善内控流程制度

就目前ERP系统运行对内控的新要求，建议企业内控部门根据系统的特点对内控控制的流程进行调整。比如，针对HDSYGC公司的物资采购流程，内控部门可以要求在线下进行财务审核计划单据，出入库单据等原始附件的工作，达到内控的要求。调整内控流程，将修改后的内控流程写进制度，让业务人员执行操作。内控人员也要加强自身的业务水平提升，制定出符合ERP系统要求的内部控制流程和制度。