医疗器械流通企业存货管控优化措施探讨——以A公司为例

廖湘平

（国药集团湖南潇湘医疗器械有限公司，湖南 长沙 410000）

存货是商品流通企业的命脉和主要的资产，日趋受到企业管理者的重视。存货管理水平的高低将直接影响企业的发展和毛利水平。如何将存货管理细化到日常工作、相关岗位，加快资金周转，支持销售实现，医疗器械流通企业一直在尝试、完善。本文从A公司实践出发，力求探索出符合实际的经验，以提升存货管理的能力，提高存货周转速度，降低存货资金成本，共同为企业的发展助力。

一、医疗器械流通企业的经营环境

为了有效地解决群众“看病难，看病贵”、医药价格虚高、流通不规范等的问题，2009年国家提出了深化医疗卫生体制改革。2018年，中央全面深化改革委员会审议并通过了《国家组织药品集中采购试点方案》，改革从北京、天津、上海等11个城市（即4+7城市）向全国扩展。采取了两票制、带量采购等措施，旨在降低药价，医保控费。两年来，药品集中带量采购前三批国家组织药品集中采购涉及112个品种，中选产品的平均降幅达到了54%。截至2020年，实际采购量已经达到协议采购量的2.4倍，节约费用总体上超过了1000亿元。同时，地方按照国家组织集中采购的基本规则，开展药品集中带量采购工作，省级集采累计达到259个品种，每年可节约费用达到240亿元。随着医疗器械新政的不断出台，医用耗材的价格不断下降，从而对流通公司的经营业绩造成不利影响。

二、A公司存货管理组织机构结构及部门职责

1.A公司组织机构结构

公司采取总经理负责制，总经理下设销售副总、常务副总、财务总监各一名。销售副总分管销售部，并根据不同的产品线设置不同的项目；常务副总分管仓储物流部、采购部、质量管理部、行政人事部、信息部；财务总监分管运营部、财务部。

2.A公司各部门涉及存货的职责

（1）销售部门职责：负责发起需要申请、发出商品对账、销售发票申请开具及签回、应收账款对账及回款跟进。

（2）采购部职责：负责查询库存、比价并提出订单执行采购；根据合同申请采购付款；应付账款对账、配合盘点工作。

（3）仓储物流部职责：负责关注在库产品效期、按规定保管存货、定期盘点存货、收集发货回执。

（4）质量管理部职责：负责关注到货产品效期、跟踪滞销存货。

（5）运营部职责：负责结合订单毛利、付款方式，现有存货规模、客户销售、应收规模，复审核销售合同、采购合同及付款；组织存货盘点、根据采销情况进行中长期项目测算、反馈销售部门年度预算收入、毛利、存货清理完成情况、提出滞销存货清理建议。

（6）财务部职责：负责开具发票、登记凭证、账簿。

三、A公司的存货管理现状

1.上下游产业链分析

根据国家药品监督管理局发布的《2019年度药品监管统计年报》显示，截至2019年底，共有二、三类医疗器械经营企业59.3万家，同时经营二、三类医疗器械的企业有17.7万家。国内前四大医疗器械流通企业的市场份额占比仅为12%。

A公司经营的产品种类、规格繁多，无法形成规模效应，客户中90%是医疗机构，其中以公立医疗卫生机构为主。由于公立医疗机构的回款受到医保基金拨付慢以及院内结算流程流转效率低等因素的影响，A公司2020年的应收账款周转天数为233天，而2019年为 222天。A公司上游供应商主要是知名医疗器械生产商或是其指定的代理商构成，自营业务中2%的供应商可以月结付款，其余采购结算方式为来货来票后付款，甚至是预付账款；代理的产品除了现款采购要求外，还有压货的压力。处于博弈劣势的A公司自营业务形成了先垫资采购，再收取销售货款的经营模式，且收、付款账期没有谈判的余地，A公司应付账款周转天数2020年为137天，2019年为119天。

2.A公司存货分析

A公司2020年期末存货1，025万元，其中库存商品63%，发出商品37%；按库龄划分，120天内的占存货总额的45%；180天以上的滞销存货占存货总额的48%。其中，发出商品7%，在库商品占比41%，滞销的在库商品中占存货总额的24%为库龄720天以上，此部分单独已无法靠常规销售方式来清理。

A公司的存货品类繁多，既有第三方货主的存货，又有自营业务存货，本文主要针对自营存货进行分析。自营存货按科室分有骨科产品、介入产品、检验产品、普耗、药品、食品等；按价值划分，既有高值耗材也有低值耗材。行业受政策的影响显著，其中，检验类产品普遍效期较短，甚至部分产品效期不足一月；代理产品由于压货、医保政策如产品未中标或中标价格低于成本价等影响无法销售的产品占存货总额比例高达43%。

A公司存在库龄长，周转慢的存货，容易产生滞销、过期风险，存货减值发生的可能性相对较高，在一定程度上影响企业的综合收益。

3.信息系统支撑

仓储物流部使用了江苏捷科的WMS系统对库存进行出入库、效期、货位管理，其他ERP则使用了JDE软件，JDE对产品采用了个别计价法，可实现及时查看销售订单中产品的毛利情况。JDE中开发了与WMS系统的对账功能，并对差异数据进行了直观的列示，每月至少进行一次以上的数量核对。运营系统则使用了BI系统，对JDE中的数据进行抓取、分析。三个系统数据及时互相传递，相互衔接，互有勾稽关系。

四、A公司存货管控优化的要点

1.夯实合规经营，强化内部控制

全员强化合规意识，所有业务需先签订合同，经过审批之后开展业务。

第一，销售业务。签订业务合同，需约定回款账期、合同有效期，并进行测算毛利。由于医院处于买卖关系主导地位，多数使用的是医院的格式模板合同，且条款不允许修改，因此，需业务人员积极跟进并熟悉业务。发货后及时取得发货回执，并按在公司备案的开票周期开具销售发票并及时取得发票回执，每月与医院核对发出商品、应收账款等。对账中发现的问题及时解决。涉及招投标的，须先进行招投标业务的审批，后签订合同。

第二，采购业务。签订采购合同需明确对应的客户、预计供应商发货时间、采购付款方式等，并上传对应销售合同，定期与供应商对账等。

第三，仓储业务。仓库出入库需有相应授权。紧急情况下的临时出入库须有业务副总、分管领导签字，采购及业务部门需承诺入库所需资料提供时限，出库时间等。医疗器械作为特殊产品，仓储需加强对产品的效期管理，每月对在库商品进行全面的盘点。

第四，存货管理。运营部主要负责A公司风险管理与存货管理，销售合同审核：对本合同毛利、回款方式、应收规模、账期、客户上年销售规模、毛利、应收账款对账情况、发出商品情况进行披露；采购合同审核：对现有存货规模，对应客户销售、应收规模，对账情况，供应商付款方式进行披露并审批；采购付款及预付款审核：除采购合同所披露内容外，增加披露购进产品的销售开票、结存情况；组织存货盘点，及时发现问题，查找原因并进行处理。发出商品开票反馈、近效期存货清理跟踪、滞销存货清理建议、按规定提起存货跌价准备申请等。

第五，财务管理。出入库、收付款等及时记账，定期与运营部核对各部门收入、毛利、利润情况。

第六，信息管理。过效期产品无法办理ERP、WMS系统操作，系统管理员由专人担任，严禁修改系统数据。

2.完善预算管理，加强过程管理

首先，销售部门要按制订的销售回款计划完成目标，积极跟进业务，杜绝未审批开展业务现象；按公司要求及时取得回执，按期完成发出商品、应收账款等对账工作；制定需求计划需优先使用库存商品（含滞销库存）。

其次，采购部门完善进货计划管理，结合库存、前期销售情况，并要求销售部门反馈发往终端客户的时限等，在满足销售需求的情况下合理备货。代理采购需有班子会集体决议，明确业务责任人，防止出现销售未达预期情况出现。

最后，运营部门每月反馈各部门毛利、费用情况预算完成情况，各部门对应终端医院的存货及滞销库存、发出商品情况，并要求业务部门反馈存货清理责任人、措施及时间。持续跟踪中长期项目的应收账款、收入、毛利预算完成情况，存货情况等。

3.强化绩效考核

建立严格的奖罚制度，凡是人为主观因素造成的公司损失，应由相关责任人承担损失，并进行严厉的惩罚。清理历史遗留的非本人原因造成的滞销存货应予以奖励。

A公司多数情况下采取以销定采模式，库存及滞销库存明确销售部门为主责部门，分管领导承担连带责任，应严格按制定的清理措施及清理时限清理完成。采购部承担滞销库存的部分责任，对运营部进行存货周转指标考核，对滞销库存清理承担部分责任。

4.加强公司高管对部门协作、联动的重视

公司高管高度重视存货管理，每月参加由运营部组织的运营分析会议，对滞销存货、发出商品清理及时形成决策，由运营部会后跟踪解决。各部门加强协作、联动，如采购部及时提交采购订单给仓储部门，仓储部门发货及收货信息及时向相关部门反馈，财务部及时查询回款、入账，行政人事部完善离职人员业务交接手续等。