新时期企业档案管理中存在的问题及优化策略探析

宋洁媛

（中铁电气化铁路运营管理有限公司，北京 100036 ）

对企业来说，档案承载着其发展的历史，很多档案因为其特殊性是无法复制的，对企业文化的宣传和教育有着重要意义，因此，企业需要重视档案管理工作的优化。随着市场经济的快速发展，档案作为记录企业发展的工具，能够在大型决策上提供以往的数据分析，从而保障决策的有效性，推动企业的可持续发展。当前，部分企业的档案管理工作流于形式，没有进行深入的研究，使档案管理工作无法跟上时代的发展需要，这一定程度上阻碍了企业的长远发展。此外，还有部分企业在随着社会的发展进步下，企业内部管理人员的思想和价值观发生了偏差，没有积极寻求创新，而且自身的工作态度和工作素质也阻碍着企业档案管理的优化。

一、新时期下企业档案管理工作的重要性

1.有利于企业进行科学化管理

通过相关调查显示，目前，很多企业对于档案管理工作并不重视，企业管理者认为档案管理跟企业获得经济效益没有太大关联，没有对档案管理工作进行改善和优化，从而让档案管理工作得不到有效的发展，其工作水平也落后于时代发展的需要。企业管理者对档案管理工作的忽视也使得相关管理工作人员的管理意识差，从而缺乏档案管理的规范性，对档案的查询和更新工作不到位。因此，通过加强企业对于档案管理工作的重视，可以使档案管理工作得到优化和完善，进而促使企业在其他管理工作上吸取档案管理的有效经验，促进企业实施科学化管理，帮助企业实现可持续发展的目标。

2.有利于企业实现资源的核心管理

在企业整体管理中，档案管理是不可或缺的重要组成部分，档案管理水平的高低直接显示着企业的管理水平。档案管理的有效发展可以提供给企业很多参考信息，因此，在加强对档案管理的重视并不断完善后，可以帮助企业实现对内部资源的核心管理，这也是促进企业能够进行综合管理不可或缺的一步。

3.有利于企业历史信息规范化管理

在信息时代的发展背景下，加强企业档案管理工作的优化，可以帮助企业历史信息得到有效保存和整理，对于企业发展和文化内涵建设都有着重要作用。只有加强对档案的科学管理工作，才可以满足企业发展中对各种历史信息的需求。这就需要在档案管理工作中构建科学完善的管理体系，促使档案管理的工作符合时代发展的需求，在积极面对现代信息化的发展进程中，也给企业提供精准快速的档案查询服务和及时有效的档案更新服务，实现企业档案信息的规范化管理。

二、企业档案管理存在的主要问题

1.档案管理的意识缺失

企业受到传统发展观念的影响，在实际发展经营中不够重视档案管理工作。企业领导对档案管理的工作存在着错误认知，他们往往认为档案管理工作就是单纯的对企业发展资料进行收集和汇总，此外，还有相关资料的借阅和更新等，并不能直接促进企业经济效益的提高。这样的思想观念由于长期存在于企业的档案管理中，档案的管理方式和管理方法都有着较大的缺陷，无法跟上时代发展的步伐，企业仅重视档案的收集和数量，忽略了档案的应用和创新，因而无法发挥出档案管理的作用。由于对档案管理工作的不重视，企业档案缺失，使得很多数据无法通过档案来核实，从而造成了企业决策的不科学和不到位，一定程度上阻碍了企业的发展。

2.档案管理设施落后

目前来看，大部分企业在档案管理的硬件设施上做得并不到位。俗话说：巧妇难为无米之炊，在档案管理缺少相应的硬件设施下，将难以提高档案管理的工作效率，不利于档案管理工作的优化和完善。企业的具体档案硬件情况如下；部分企业档案多，但是存放档案的空间有限，无法满足档案管理的需求；有些企业“六防”设备不完善，很多档案遭受到潮湿和虫害的影响。档案管理硬件设施的不到位将会影响档案的安全储存和档案的完整美观，不利于企业进行相关档案的查询。

3.档案管理体系落后

随着社会经济的不断发展，各行各业都取得了较好的发展，在此期间企业为了在激烈的市场竞争中保持良好的竞争力，就需要对企业各个部门进行有效改革，从而不断适应时代的发展要求，使企业能够在复杂多变的市场竞争中提高竞争力。企业的档案管理也不例外，需要进行改革发展，只有做好档案管理工作的优化和创新，才可以为企业的发展提供前进的动力。不过在现实中，企业的档案管理部门并没有及时随着市场经济体制的改革而进行相应的改变，这使得档案管理体系落后，具体表现为档案的利用形式、利用周期、利用效率等。因为档案管理体系的落后，致使档案管理的创新和服务并不能满足企业的需要。

三、优化企业档案管理工作的策略

1.增强工作人员对档案管理工作的重视

只有先提高企业对档案管理工作的重视，才可以有效促进档案管理工作的改善和优化。在提高档案管理工作人员对档案管理工作的重视程度时，需要先加强企业领导对档案管理工作的重视，通过改变领导对档案管理工作的传统观念和认识，将会直接影响到档案管理员工对自身工作的重视，有助于防范一些低级错误的出现，造成不必要的损失。

档案管理部门的领导需要认真制定管理员工的工作规范，促使员工能够遵守规则，增强责任心。此外，企业还需要对相关员工进行岗位培训，通过定期的工作技能培训和综合能力考试，使档案管理人员无论是在综合素质上还是工作技能上都有较大的改善，满足企业的发展需要，促进企业健康稳定的发展。

2.优化档案保管环境

为了确保档案管理工作可以有效进行，就必须建立专门的档案室，从而可以根据气候和天气的变化及时调整室内的温度和湿度，确保纸质档案不会因为潮湿而发霉和虫蛀。此外，随着信息化时代的到来，档案管理也应该逐渐由纸质版向着音频、照片、视频等方式转变。一些重要的资料需要考虑好保管方式，特别是一些涉及企业发展利益的资料，如果一旦被人盗取，将给企业造成损失。通过信息技术将档案资料进行数据转换，还可以在保证网络安全管理的前提下实现网络云储存。另外，电子档案也提升了管理人员对查阅和更新档案管理工作的效率，通过信息技术提高了档案的整理和分析能力，为企业的决策提供必要的信息依据支持。

3.完善档案管理规章制度

企业在发展过程中会产生相当大数量的信息数据，单纯靠档案管理部门中的几个管理人员是无法满足档案的有效收集和整理更新的，所以为了保证档案的有效收集，需要在各个基层部门都设立档案收集员的岗位，从而保障每个部门的档案信息可以做到及时有效的收集，保证档案的记录整理符合档案储存管理的要求，实现档案管理工作的有效性。

此外，企业需要完善档案管理的制度。档案管理工作的有序高效进行离不开科学有效的管理制度和严格规范的操作程序。为了确保档案储存的有效性，需要对档案的收集、整理、立卷、归档和保管等环节进行严格把控，从而保证档案管理人员各项工作的正确无误。最后，为了保障档案管理人员有着较高的工作积极性，需要企业制定一些奖励方案，通过对他们的考核观察，给予一定的奖励。

4.提升档案管理人员的综合素养

为了更好地促进档案管理工作能够实现现代化和规范化，需要档案管理部门不断提高管理人员的综合素养，从而保障档案管理优化工作的进行。首先，档案管理人员需要树立起良好的职业道德，要保障档案信息的完好性、正确性、有效性，全面提高档案管理工作的质量和效率。此外，档案工作人员也需要具有一定的专业技术和操作电子设备的经验，一些企业会将临近退休的员工安排到档案的管理中，这样便会减缓档案管理优化的步伐，影响先进设备的有效使用，一定程度上阻碍了档案现代化管理手段的提升。所以，企业要注重对档案管理人员的选择，使具有专业技能和综合素质的人才从事档案管理工作，保证企业的健康持续发展。

四、结语

综上所述，新时期企业档案管理工作对企业的发展来说愈发重要，企业要想在激烈的市场竞争中保持良好的竞争力，就需要重视企业档案管理的优化，通过增强工作人员对档案管理工作的重视度、优化档案保管环境、提升档案管理人员的综合素养、优化档案管理规章制度等工作的进行，促进企业获得良好发展。此外，档案管理人员要结合时代的发展，积极提高自身的素质和专业水平，满足企业对于档案管理工作的需求，为企业的健康可持续发展保驾护航。