办公自动化中的计算机技术应用探讨

2020-12-31

网络安全技术与应用 2020年2期

（广东省佛山市顺德区勒流职业技术学校广东 528300）

随着近年来计算机技术的飞速发展，它为社会各个领域的进步提供了强有力的推动力。办公自动化作为应用最为普遍的一项企业办公方式，为企业实现现代化的管理模式奠定了基础，并在一定程度上提高了企业的经济效益，增强了企业的市场竞争力。本文将从计算机技术在办公自动化领域应用的三个方向讨论，并做具体分析。计算机技术进入21 世纪以来，发展飞快，从以往简单的系统应用、数据处理，逐渐延伸到了更广泛的领域，其中，计算机硬件以及软件方面都有长足的进步。硬件更加的轻薄化、便捷化、时尚化，软件的种类增多、运行速度加快、功能更加的齐全，因此，在近几年来，计算机技术已经成为了社会生产力发展不可或缺一部分。办公自动化的发展方向更加的宽泛，涵盖的内容更加丰富，如今，已经是现代企业中处理日常事务、发展相关业务的必要方式，其不仅体现在平常简单的信息收发上，更重要的是将企业与员工的联系进一步地加深，真正实现了自动化办公。

1 办公自动化简述

1.1 办公自动化的定义

经济市场的高速进步下，对办公效率的追求越加明显，办公的自动化，是必然的趋势，通过计算机硬件设施与软件技术的配备，使得企业内部能够形成一个能够满足整个企业之间的办公需求的、高效运行的处理系统，从而让企业内部员工能够依靠系统达成办公的一体化和自动化，处理好办公过程中产生的各种有关问题，提高工作效率和效能。实现办公自动化，简单来说就是依靠科技的帮助，将整个企业各个部门之间进行“联网”将日常工作中的数据进行收集存储分析和处理的，从而达到两者结合，使得人力和企业资源得到最大化的应用。

1.2 办公自动化的特点

要实现办公自动化，首先要考虑的就是计算机技术的高效应用。其特点就是高效互联，用科技手段实现企业内部队高效联结的智能办公模式，从而达成办公自动化。因应企业办公的需求，通过配置先进的设备，安装相关的系统软件（信息系统、储存系统、资源共享系统等相关的办公系统及工作软件）。办公自动化是通过计算机技术、网络通信技术的相互配合和应用，形成企业内由点到面的办公系统智能及自动化。办公自动化的最大优势，是人机结合。通过技术将企业内部的信息资源得到安全而可靠的共享和利用，大大增加了共享资源的涵括面，有效地提高了工作效能。

2 计算机技术在办公自动化中的应用价值

2.1 扩大办公区域范围，改善办公环境

与传统的企业办公室相比，引入计算机技术进行办公可以使企业发生很大的变化。办公室工作人员可以使用计算机网络彼此进行通信和协作，并形成人机信息系统，实现企业内部办公环境的全面改善。此外，计算机技术应用并不单纯局限于企业内部，由于工作的需求，已经从内部延伸到企业与企业之间、合作伙伴间、行业与行业之间。随着社会的进步和信息技术的发展，越来越多的企业将不可避免地参与计算机技术的应用，通过网络通信系统的应用，为企业的生存和发展带来更多的可能，亦能够更好地让企业向高效的办公自动化管理方向去。可以说，办公自动化的应用亦具备带动性，能使行业在良性环境中形成相互竞争共同发展的局面。

2.2 降低管理成本

引进先进的计算机技术，实现自动化办公，一方面可以有效减少业务所需的材料，一方面可以节省办公活动烦琐的流程步骤，另一方面，它还可以降低企业管理成本。在应用计算机技术进行办公自动化管理的过程中，还可以降低办公成本，提高办公效率。例如惠普（中国），使用计算机技术进行办公自动化管理，与过去的办公费用相比，足足减少了三分之一。可见，通过办公自动化能实现人力及企业办公资源的更优化利用，技术的提升能够使得企业内员工的办事效率提高，人员之间通过技术的应用减少不必要的环节，从而实现相同时间内得到更大的产能效益，通过办公自动化有效地实现降低企业管理成本、办公成本的目的。

2.3 调动企业个体创造力，促进企业发展

将计算机技术引入办公自动化管理，是实现自身管理规范的标准化，灵活自由化办公协调和流程的交流，进一步将办公人员从枯燥的办公环境和复杂的办公事务中解放出来，动员起来，从而提高企业员工的创造力。引入计算机技术进行办公自动化管理，对办公人员的专业素质提出了严格要求。每个员工都应该贡献自己的创造力来进行自动化管理。否则，只会导致公司陷入市场竞争不利的状态。总的来说，在应用计算机技术实现企业办公自动化管理的过程中，不仅要求办公人员的创造力，还要求普通员工的创造力，促进企业的有序健康发展。

3 办公自动化中的计算机技术应用

3.1 为办公自动化提供来自软硬件的全面支持

在企业的综合工作流程中，办公自动化涉及的业务主要与信息有关。此部分工作均要对计算机展开应用，不管是计算机硬件方面的设备，还是计算机软件方面的资源，它是办公自动化不可或缺的一部分。与纸质办公的方式对比，通过计算机设备的配置，处理文本的办公软件或者信息系统的使用，为企业的文件管理带来了质的飞跃。与纸质办公对比，不但时效得到明显的提高，文本的使用和整理保存等都更为便捷清晰，使得企业实现自动化的办公文件管理。办公人员可根据办公室的实际情况调整办公室步骤，并修改文件，可以保留操作时间和历史痕迹。办公室工作人员收到官方文件后，第一步是进入文件管理系统，然后将文件转移到办公室、保存文件。归档完成后，可以通过文档的不同级别进行查询，文档管理系统的相关管理人员可以设置不同用户的查询权限。在此期间，计算机技术的引入可以实现发送和接收文件的自动化，并根据不同的级别和权限共享一系列信息和文件的使用及保存。

3.2 引入计算机技术创建信息平台

二十一世纪信息时代，企业加大自身信息宣传、沟通非常必要。在此基础上，许多公司引入先进技术来创建自己独特的信息平台，在平台上随时发布企业方面的各种通知公告和对外信息，如电子公告，电子论坛发帖和电子杂志等，均可大大加强信息的时效性。

3.3 引入计算机技术以促进办公流程的自动化

企业当中，无论任何部门，都有其部门工作所特定的办公流程。根据每个部门的不同需求，引入相关的计算机技术，为部门工作提供软件技术的支持，通过办公自动化的实现，让各部门各个人员岗位的工作内容有更加系统的体现，用更多的自动化办公程序代替人工操作，能够使工作时效得到提升，使企业的资源利用率提高，从而提高工作的整体效能。