新形势下物资采购管理中存在的问题探析及解决对策

叶宁静

【摘 要】物资采购工作是保障企事业单位正常运行和发展的基础，文章分析了物资采购管理现状及目前物资采购工作中存在的问题，并从物资采购计划、物资采购管理规定及内控管理等方面提出物资管理工作的改进方向及措施。

【关键词】物资采购;内控管理;解决对策

【中图分类号】F274;F426.21【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2020）11-0250-03

1 物资采购工作的基本情况

近年来，随着国家经济不断快速发展，企事业单位也得以不断发展，导致物资采购量逐年上涨。采购工作并不是简单的买与卖，更多的是涉及企事业单位实际运营的一种商务决策行为。例如，计算机的采购不单单是采购计算机的简单买卖行为，从设备的选择到技术参数设置，更多的是一种单位的决策行为。随着物资采购范围的不断拓宽、数量的不断增加，以及大数据时代背景下相关技术的发展、市场价格浮动范围变大、采购渠道增加，都给物资采购工作的开展带来难度和挑战，同时给物资采购工作带来了效率和管理水平进一步提升的契机。如何结合企事业单位的实际情况及利用好现代信息技术，合理合规地开展物资采购工作，确保采购工作和资产管理工作相辅相成、有效融合，改善现有采购工作中存在的不足和短板，最大限度地提高物资采购效率，减少采购人员的工作量，保质保量、节约资金、避免浪费是物资采购工作亟待解决的问题。

2 物资采购管理中存在的问题

2.1 采购队伍专业性不足

采购工作体量大，采购物资涉及品類多、价格范围大，特别是政府采购工作具有非常强的政策性，从项目立项、参数设定、项目论证、招标文件制定、项目中标及最终的项目验收，涉及的环节、流程都极为复杂，只有具备极强的专业技能，才能确保采购工作中的每一道程序符合相关规章制度。但目前大部分采购工作人员对于政府采购相关制度及采购工作内部控制、监督机制的认识存在不足，专业知识的缺乏势必影响采购工作的推进，甚至会违规开展采购工作。一旦采购工作出现延误，其他工作的开展也会受到影响。此外，大部分企业事单位还未单独成立采购招标中心，采购工作通常是交给后勤或者资产等部门管理，未能做到“管办分离”，这与构建内部控制体系的要求是相违背的。机构及人员的独立性无法保证，在一定程度上也会影响采购队伍的专业性和工作效率。根据企事业单位的实际需求，设立专门的采购招标中心，以此建立一支专业知识掌握扎实、业务能力强的队伍，是提高物资采购工作效率的基础。

2.2 物资采购制度不健全

目前，大部分企事业单位都制定了相关的物资采购管理规定，并成立了专门的部门负责采购工作。但随着物资采购涉及的种类大幅增加，以及市场的不断变化和持续扩充的采购渠道，大部分物资采购制度已不符合当下的采购需求和市场现状，市场的不确定性及采购物资的多样性对采购制度的建立健全提出了更高的要求，而大部分单位现有的制度没有根据实际情况及时进行修改更新，没有针对不同采购目标、采购金额设置相应的采购方式。此外，对于采购预算的编制也没有相应的制度进行规范，导致制度约束力不够明显，可行性较低，无法发挥应有的作用，制度的不完善甚至是漏洞，势必给采购工作的开展带来隐患和风险。

2.3 物资采购预算不合理

采购预算的制定是单位开展物资采购工作的前提和基础，只有制订符合实际情况的采购计划，才能推动企事业单位进一步发展。但在很多企事业单位的采购工作中一直存在只重视采购评标等环节却忽略采购前期预算的制定的现象。大部分年度预算计划缺乏科学性、严谨性和前瞻性，因此采购行为与实际需求之间出现矛盾。例如，前期没有经过可行性研究，盲目报送预算，后期因产品参数不符等原因导致无法采购，预算执行率较低;或是没有对预算进行统一的整合与梳理，导致重复采购造成巨大的资源浪费;或是缺乏前瞻性，没有对需要采购的项目进行合理规划，未列入年度预算计划，导致采购工作无法开展。此外，部分企业事业单位经常出现已经采购的物资没有进行合理规划使用的情况，一边不停地报送新的物资采购预算，而另一边则是已采购到位的物资大量闲置。采购物资体量大、品目多，资产管理工作与采购工作脱节，盲目报送采购预算，势必导致采购资源的浪费。

2.4 信息化水平不高

虽然目前企事业单位应用大数据技术的水平已经相对较高，但主要应用于行政工作中，针对采购过程的信息化应用水平还是相对较低。采购管理工作涉及采购事前立项、事中采购、事后验收等流程，每道程序都比较复杂，若只是利用传统的登记记录形式，各项采购流程仍旧采用纸质审批方式，不仅效率低下，而且管理过程极易出现人为错误，也不利于采购项目信息的收集和溯源工作。同时，在传统的依托人力采购工作流程中，采购工作的每一个环节是可以独立开展的，这也就给暗箱操作留下了可能性。信息化技术的引入可以确保采购各环节环环相扣，每个流程都可以在信息化平台的监控下开展。只有进一步提升信息化水平，在采购工作中进一步发挥信息化技术的优势，才能真正提高采购工作的效率、管理及监督水平。

2.5 验收工作开展不及时

对于采购工作认识的不足导致部分经办人员认为采购工作就是事中采购行为。事实上，采购工作包含事前预算、参数设置、论证及事后的采购物资验收等相关工作。许多采购项目的经办人员认为项目经过比价或招标投标等流程采购到位以后，采购工作就已经结束，因此忽略采购验收工作。事实上，资产验收是物资采购工作的最后一个环节，当采购的物资具有较高的专业性时，各种技术参数需要在验收工作中进行审核和监督，采购的验收工作是对事前参数设置、论证及标书编制等相关工作的倒推和溯源，也是单位资产管理工作的基础，只有做好采购物资验收等相关工作，严格按照标书及合同等标准开展验收工作，才能证明采购工作已经合理合规地开展，并作为后续纳入资产管理的依据，是采购流程信息贯通的最后环节，保证了采购流程的完整性和可追溯性。

2.6 内部控制体系不完善

大部分企事业单位对内部控制的意识不够，未建立健全内部控制体系，造成对物资采购管理缺乏有效的监督。物资采购管理工作不仅涉及采购过程，还包含前期市场调研、预算计划编制、采购方式审批、招标文件审批、合同签订、后期物资验收、报销及资产管理等环节，内部控制体系的不完善会导致采购流程不规范，例如采购各环节脱节或者衔接不顺畅等，最常见的情况就是“重中间、轻两头”，只关注采购招标的中间环节，忽略了前期立项及后期验收、报销等环节，采购流程信息无法共享，相应的采购全生命流程的监督也就无法实现，采购工作各环节都会暴露在风险之中，为违规行为的发生埋下隐患。同时，内控体系的不完善还有可能造成内设机构之间职责模糊、授权不明等，导致采购工作效率低下，影响采购工作的开展进度。

3 提升物资采购管理工作水平的对策

3.1 提高物资采购人员的意识，加大培训力度

企事业单位采购工作涉及面较广，但大部分经办人员只有在需要开展采购工作时才会被动地学习相关采购工作的规章制度及流程，甚至因为对采购工作的不了解导致在采购预算报送环节就出现未报送或者预算不足等相关问题，后续采购工作也可能存在一定隐患。因此，采购工作的顺利开展要求单位内部进一步提升对采购人员的专业知识培训力度，从负责采购的专业人员到普通职工，都需要进行采购制度及流程的培训。随着采购工作信息化水平的提升，采购品目的不断增加，国家和各省市的相关采购政策也在不断变化，企事业单位必须紧跟社会发展、政策发展的脚步，不断更新采购政策法规相关知识，不断提升信息化水平。只有采购专业知识在单位内大范围普及，职工从根本上提高对采购工作的认识，加强对采购相关规章制度的学习，才能确保采购活动合理合规开展。此外，针对采购人员的廉洁意识教育也不可或缺，教育引导采购人员守住底线、不越红线、不碰高压线，牢固树立廉洁意识防线，不但要从制度上管控，还要从思想上武装，确保采购人员严守各项规章制度，保障采购工作顺利有序开展。

3.2 建立健全物资采购制度，提升规范管理

建立全面的采购制度不光是对采购标准、采购流程的明确，更是对采购行为的规范，是合理开展采购工作的根本。制度体系建设中必须本着全面涵盖的原则，结合单位实际情况，全面覆盖物资采购的所有体系和采购环节。针对采购金额、采购品目等分级制定采购制度，通过政府采购、挂网竞价、供应商库询价等方式进行采购。以供应商库询价采购为例，确保该采购方式可以顺利开展，首先必须设定供应商准入条件，建立供应商日常管理、评价、淘汰等相关制度;其次对供应商的抽选、报价程序、监督等环节也要有相应的管理制度。采购工作有小有大，不同品目、不同金额所采用的采购方式各有不同，只有建立全面、细致且覆盖采购工作生命流程的制度体系，健全简易明晰的操作流程和规范，以制度为依托，将采购工作按环节进行细化，引入模块化管理方式，每个模块都有标准化的操作流程，各个模块之间相互贯通、相互制约，才能确保在物资采购工作中的每一步都有據可依、有据可循，真正规范地开展物资采购工作。

3.3 合理合规编制年度预算，加强计划管理

结合单位发展情况，合理制定采购项目，精准编制年度采购预算。首先，在申报采购预算前，需求部门应对拟申报采购项目开展可行性调研，做好前期采购品目、参数调研，合理申报预算金额及采购完成时限，确保后续采购工作可以顺利开展。其次，应先由职能部门对需求部门提出的采购预算进行初步审核，再由财务部门、采购主管部门、资产管理部门对各职能部门上报的采购计划进行汇总整合，结合财务情况和已有资产使用情况，统筹安排年度采购预算，避免重复采购，提高资金使用效率及物资利用效率，避免出现“重采购、轻使用”“重采购、轻共享”的情况。最后，年度采购预算完成后，应严格按照预算申报情况开展采购工作，不随意变更采购计划，按时按量开展采购工作，确保采购工作严格按照预算及完成时限执行。

3.4 加快建设内部控制体系，优化监督管理

企事业单位内部应深刻认识到物资采购内控管理的必要性和紧迫性。首先，明确相关内设机构工作职责，建立健全采购工作组织机构，避免出现权责不清的情况，加强内设机构之间的相互牵制和监督。其次，加快推进内部控制体系信息化进程。随着“互联网+”的推广及大数据技术的应用，内部控制体系信息化已是大势所趋。基于大数据技术将采购工作预算制定、事前计划审批、事中采购监督、事后跟踪评价等工作纳入内部控制体系监控之下，各环节工作根据职责分工归口各职能部门，确保采购流程按制度执行，进一步提升物资采购的规范性，同时实现物资采购各环节的可追溯、可共享、可检验。再次，依托信息化内部控制体系，引入市场化、专业化的采购资源。例如，政府网上超市采购平台或企事业单位自行建立供应商库采购平台，通过增加合理合规、优质的采购渠道，并建立供应商评价机制，实现采购信息的透明化和公开化，确保采购留痕迹、可跟踪。将信息化技术的优势最大化地应用到采购工作生命流程中，一是可以节省人工记录的时间和精力，二是可以确保采购工作中相关数据和信息的准确性，三是可以溯源所有采购项目的相关材料，四是可以进一步利用大数据等相关技术对企事业单位开展的采购项目数据进行汇总分析，可以与资产管理相关数据结合，进一步为采购工作提供基础信息。最后，依托信息化的内部控制体系，不仅保障了采购工作的合理合规开展，还可以与资产管理工作相结合，确保采购的物资物尽其用，避免“重采购、轻使用”“重采购、轻共享”等资源浪费的情况发生。从预算报送阶段开始就进行数据分析，确保每笔采购预算是基于单位实际发展的需要，而不是盲目报送，大大提升预算执行率，进一步提升采购工作和资产管理工作效率。

4 结语

物资采购工作为企事业单位的发展提供了物质基础，是单位正常运行和发展的必要条件，也是廉政风险防控工作的重中之重。在开展物资采购工作时，应加强对政府采购制度和规定的学习，并结合上级相关规定制定符合单位发展实际的规章制度，加强廉洁意识，加快培养专业的采购人员队伍。依托制度的建立健全，合理编制年度预算，并不断推进内部控制体系的信息化建设，物资采购管理和资产管理双管齐下，进一步实现采购工作事前预算审批、项目立项审批、事中监督、事后评价等全生命流程的管控。在保证采购工作开展的规范性的同时进一步提升采购效率，为企事业单位的发展夯实物质基础。

参 考 文 献

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