浅谈高职院校固定资产信息化管理

仇伟祺

固定资产的管理是高职院校日常管理中必不可少的一部分，是反映学校办学物资层面的一个重要方面。为了实现高职院校固定资产的规范化、科学化，故引入信息化模式进行管理。本文通过对高职院校的固定资产在信息化模式下的实践进行研究讨论，目的在学校的日常运行中能够提高资产的使用效率，使学校能够正向发展。

在当今社会经济高速发展的大背景下，实业的发展速度十分迅猛，技术性人才供给出现了紧俏现象。基于此，培养技术性人才的高职院校开始受到越来越多人的关注，衡量一所高职院校其办学效益跟综合实力等最主要的一项指标就是固定资产，固定资产对于高职院校的长远发展有着重大的影响。固定资产的管理作为高职院校行政管理中不可缺失的—部分，良好的固定资产管理不仅可以减少浪费、提高利用率，而且还能够确保教学和行政以及科研等工作都可以更加顺利的开展起来。

一、目前高职院校固定资产管理的不足

（一）管理体制的不完善

高职院校的发展不及传统的本科院校，因此对于固定资产的使用和管理，并没有像本科院校一样有着一套相对较于规范和完善的体系，且高职院校更注重学生的实操能力不同于本科院校更注重理论、科研，因此两者的资产属性存在着本质的差异，这就会导致本科院校的固定资产管理模式和方法并不适用于高职院校。另外，大部分高职院校办学规模并不是很大，所以存在部门机构划分不清晰的情况。大部分高职院校也没有专门的资产管理处，对于固定资产的管理通常也是多部门并进、各自开展的，一般来说像学校的教务部门主要负责的就是与学校日常教学和驻点实习点的固定资产的管理，学校的信息中心则会负责全校的电子设备和图书馆内图书等资产，而财务部门则主要负责固定资产入库后的账务工作。每个部门都负责一块，但实际上部门与部门之间并没有打通，且各个扎口管理部门的固定资产管理标准也不一致，所以导致不同的职能部门之间因为未及时互相更新信息而出现了例如实物、账务不符等导致固定资产信息出错的现象。由于学校没有一个设立一个总的固定资产归口管理部门，所以导致各个分散的固定资产归口管理部门各行其是，相互之间不仅没有清晰的职责也没有进行联动，所以才使得学校的固定资产在日常管理中以及一些相关数据的统计工作都变得十分困难。

（二）资源配置的不合理

近年来高职院校愈加受到国家重视，大量的教育经费被投入到促进高职院校的发展建设和教学科研工作当中，但同时也带来了一部分固定资产的闲置和浪费，例如在前期的手工记账方式下，各个部门的固定资产互不相通，在不确定学校是否有这样一件设备时，便造成了同一样设备被不同部门重复购买的情况。同时，“重购置，轻管理”的问题也在固定资产的管理中出现，固定资产从申购到报废是一个动态的过程，然而很多时候中间的过程很容易被遗漏，导致一项资产完整的生命周期并不能被完整的保存记录下来。

（三）管理意识的薄弱

高职院校近些年来在学校的各个建设层面都发展迅速，但存在着重心偏向于资产的购置和相关经费的支出上，对已经完成购置的固定资产的管理却十分“怠慢”，这就带来固定资产无法物尽其用，导致利用率低下的情况。同时，对于固定资产的来说，一般都是使用它的人多、管理它的人少，并且庞大的固定资产数量与管理人员的数量不成比例，带来了一系列的固定资产的管理不及时、记录疏漏等情况，这些都是对固定资产的管理十分不利的。

二、强化固定资产信息化管理的有效对策

（一）充分利用信息化手段

信息化手段通俗来讲就是管理的信息化，是通过借助固定资产管理软件来对资产的全生命周期进行管理，实现固定资产管理“安全完整、合理配置、有效利用”的管理目标。信息化的管理可以让每一件固定资产都能落实到个人，资产对应的数量、存放地以及相应的保管人员和资产所属部门都能够清晰的反应，从根本上预防了重复配置和闲置浪费的情况的发生，使得固定资产从论证到申购、入库入账、调拨、维修到最后的处置能够联动，成为完整的一条“线”，而不是像传统的手工记账一样，从头到尾都是一个静态的过程。这可以促进高职院校优化固定资产的资源配置、高效的利用固定资产资源。

（二）强化固定资产管理意识

由于高职院校逐渐受到重视，教育、科研经费等财力资源也逐渐丰富，高职院校更要将内部的固定资产更好的管理起来以免造成资产的流失，学校的决策层领导要树立起加强对校内固定资产的管理意识，将固定资产的管理作为学校的一项日常管理，与学校的发展进行挂钩。同时学校的固定资产管理部门也要像同属性一些管理经验较为丰富的高校进行学校，拓宽自身的管理知识、取长补短，积极改进传统的管理模式与思想，把信息化和资产管理结合在一起创建信息化的管理模式，将使用和管理双管齐下，全力提升学校固定资产的管理能力。

（三）完善固定资产管理机制

固定资产的管理对象是固定资产，在学校的常规管理当中，它有着不可或缺的地位，因此对于固定资产的管理，需要创建一个专门的职能部门来进行管理，并且将学校内不同的资产归口管理部门进行统一的领导。学校的資产管理部门作为学校固定资产的总扎口，需要明确参与资产生命周期内各个职能部门、二级学院自身的职能和作用，减少或避免出现一些人为的不合理的因素。要构建合理的使用、管理框架，将各个固定资产管理的职能部门的责任和权限明确，确保固定资产管理程序的程序化和规范化。

（四）优化固定资产管理团队

固定资产在国际上的通用分类就有16个，结合上高职院校专业多而杂的特点，要想搞好学校的固定资产，就更应该挑选、创建一支责任心强、业务能力过关的管理团队。另外，固定资产的信息化管理对相关的工作人员也有着相对较高的要求，它不仅需要有计算机相关的知识和熟练的计算机操作，还要有将信息技术与管理知识融会贯通的能力。资产管理相对来说是一个连续性较强的工作，因此挑选的固定资产管理人员最好对本单位固定资产情况有所了解，且一旦确定下来，尽量不要更换。与此同时，还需设立一个全校总资产管理员的岗位，在统筹全校资产的同时，也对于各个职能部门、二级学院相应负责资产的管理的超额工作进行相应的统计和考核。

三、固定资产信息化管理产生的意义

（一）提高固定资产管理效率

通过对学校的固定资产进行信息化的管理，前期的工作只要在资产管理的系统中对学校相关部门、在校教职工姓名等通用数据进行登记，在进行到后续的入库、调拨等日常工作时，只要对相应需要入库的固定资产进行名称、数量、规格、存放地等基础数据进行增加即可。调拨时，只要将相应的保管人、存放地进行变更即可，每一步操作都记入变更日志，做到步步可循。在年底进行固定资产盘点时结合扫码枪，将固定资产上粘贴的条形码扫入机器中，后期上传进入系统中自动进行匹配，系统将会自动进行全盘分析，所有的数据一目了然，大大缩减了早期手工记账的复杂的程序所消耗的时间，提高了固定资产前期入库、中期调拨、后期盘点的工作效率！

（二）使固定资产管理更加科学化、程序化

将固定资产进行信息化的管理后，不仅能够使得固定资产的预算经费、前期的购置申请、中期的验收材料收集、后期的报废处置等固定资产生命周期中每一环的管理更加科学、明晰，还有助于高职院校内部对于固定资产科学化、程序化的管理模式的树立。运用信息化系统，将每一步操作记入软件日志，何人何时何操作，清晰明了！通过相应的管理台账，倒逼相应的资产管理员规范操作，从而进一步科学、程序化的进行学校的固定资产管理。

（三）使资产账、财务账核算更加规范

由于我国现实行了新政府会计制度，除了会计核算出现了变化以外，高等教育学校资产管理方面也面临更加严格的要求，自2014年起，国家就对高等教育学校按月需进行固定资产折旧计提做了相应的规定。这就面临了一个问题，因为通常来讲财务账是以六大类进行记账的，而固定资产账则是以十六大类进行记账，如果通过传统的手工记账方式进行资产账、财务账的比对，那么就会出现账目基数大、折旧算法计算难度高等相关的问题。但通过固定资产管理信息化系统对学校的固定资产进行计提折旧，就可以很好地改善这一问题，通过计算机高速、精准的计算，不仅可以快速的将财务六大类与教育十六大类进行配对，还能够真实反映固定资产净值，准确的计算出固定资产的折旧数目等等。

（四）对固定资产进行实时监控，进行全周期管理

通过运用信息化的模式进行管理，能够更加全面的了解固定资产的使用情况，通过固定资产各个时态的使用、闲置、损毁等信息，合理配置，从而实现固定资产的合理利用，确保高职院校内部的固定资产能够再教学、科研、行政等相关位置物尽其用，提高学校内固定资产的使用率。同时，高校的固定资产与每一位教职工都是息息相关的，因此对于固定资产的申请、购置、验收、入库、调拨和报废处置等，整个生命周期都需要透明化的管理，操作日志要规范、可查。借助于固定资产信息化的管理平台，让固定资产从前期申购到最后报废销账都能够实时监控，一来便于了解资产的实时动态，二来也可以大大程度上减少学校內部固定资产的流失。

总而言之，在信息技术高速发展的今天，面对现在高职院校的快速发展，学校的固定资产进行信息化的管理可以说是必然趋势！学校内部多而杂的固定资产通过信息化的动态管理，不仅可以使得流程更加的标准化，也能够更加全面的展示出固定资产的整个生命流程，从而实现固定资产资源的合理配置与共享，使高职院校的固定资产管理工作呈现高效、信息化的趋势发展。

（作者单位：江苏卫生健康职业学院）

2019年江苏卫生健康职业学院院级科研项目。项目编号：JKC201931。