加强供水用户档案管理工作的探讨

张宁

摘要：供水用户档案管理指的是，针对供水业务开展过程中产生的各种形式的、有价值的资料进行收集、分类、归档等一系列处理工作。供水用户档案对于各家各户正常生活用水紧密相关，提高对供水用户档案管理水平，对于维护供用水双方合法权益有着重大现实意义，也是保障城市供水事业稳定、健康发展的重要措施。基于此，文章对基于供水用户档案特点及当下供水用户档案管理出现的主要问题进行了深入分析，进而对强化供水用户档案管理质量的相关措施进行了有效探讨，以期能够为实现供水企业与供水用户之间的良性发展，进一步完善城市供水管理提供有效参考。

关键词：供水企业；用户档案；特点；问题；措施

引言

城市化建设水平不断提高，人们对生活质量有了更高要求，自然在供水服务方面的要求也越来越高。面对当下的发展环境，供水企业必须不断提高供水用户档案管理水平，进而提升对市场需求变化的有效分析，在为用户提供优质服务的同时为维护供水用户及供水企业的合法权益。此外，供水用户档案是供水企业获得重要决策信息的有效途径，保障供水管理工作的合理、高效率。

一、供水企业用户档案特点分析

供水企业用户档案通常形成于供水业务活动过程，对供水与用水双方需求、变更以及用水系统维修等实际情况进行客观反映，并形成以文字、声像等形式的材料保存下来的文件。供水企业用户档案管理的内容包括开户申请、施工验收、供水合同管理以及管线维护等内容。加强对供水企业用户档案分析，使供水企业可以及时了解供水市场的实时变化，在供水企业管理决策过程中发挥参考依据作用。供水用户档案管理的另一重大作用就是能够给用户提供用水情况查询，便于用户维护自身合法权益。过去，传统的手工管理模式使供水企业进行供水用户档案管理的主要方式，然而现今供水用户数量急剧增加，相应的供水企业用户档案的数量也有了极大规模提升，使得档案管理工作大幅提升，传统的管理模式明显不适应当前发展要求，因此供水企业必须加强对供水用户档案的信息化管理，从而提升供水用户档案管理水平。

二、供水用户档案管理主要问题分析

1.缺乏专业的档案管理人员

供水企业飞速发展以及用户需求的不提升，都对供水用户档案管理工作作出了更为复杂的要求，除了要做到最基本的一户一档案之外，还要实现随对档案资料动态化管理，相比于之前，档案管理工作量有了极大增加。然而，在一些一线管理部门当中缺乏专职、专业的档案管理人员，难以胜任日常的供水用户档案管理工作，特别是在对重要用户档案资料管理时需要向总部上级部门借调专业人员进行辅助，严重阻碍了供水用户档案资料管理工作的推进，不利于一线部门正常运行，也降低了档案管理质量。

2.缺乏准确的用户档案测绘信息

构建完善的GIS管网地理信息系统，是开展供水用户档案管理的必要条件，需要经过专业测绘信息来确保供水网络数据准确、完整。然而，实际测绘工作量极大，而专业设备、专业人员的严重不足，难以确保用户档案GIS测绘信息的准确、充分，同时也影响了用户档案的完整性与准确性。

3.用户档案管理节奏滞后

信息技术的不断进步发展促进了供水企业用户档案管理工作的信息化进程，市场上也产生了许多针对档案管理的管理软件。虽然供水用户档案管理信息化得到了初步实现，但是存在不够完善以及配套不完整的缺陷。一些一线部门仍然沿用传统表格统计数据，然后在录入系统进行用户档案资料补充，存在工作效率低、信息整合效率不高的问题。虽然在实际供水用户档案信息管理过程中积累了大量数据，但是信息处理与使用存在较大局限性，信息共享程度较低，使得供水用户档案管理严重滞后于现代化发展的节奏。

三、提高供水企业用户档案管理工作水平的相关对策

1.加强专职档案人员配置水平

对于供水企业发展而言，供水用户档案管理是极为重要的内容，所以供水企业必须提高对供水用户档案管理的重视程度，把档案管理纳入部门绩效考核工作当中。尤其是一线管理部门必须配置专业的专职档案管理人员，完善培训机制，定期针对档案管理存在的问题，以及最新的档案管理理念、方法等对档案管理人员进行培训，及时更新员工的知识体系，强化档案管理公工作人员的实际工作水平。尤其是加强对档案管理的系统软件操作的培训，确保工作人员能够熟练掌握信息系统对供水用户档案各种信息的整理、分析水平，更好地为企业决策提供有效数据。此外，供水企业还应注重对档案管理人员职业素养的培养，提升其工作责任感，进而使其积极主动地投入供水用户档案管理工作当中。

2.完善GIS系统的数据管理

对于供水企业而言，随着城区供水管网不断延伸，老旧供水管道面临升级改造，需要对GIS信息系统进行及时更新，完善其数据管理功能。GIS管网信息系统集中了供水线路实地测量、数据采集、管网信息绘制等功能，尤其是对管网的分支点、变径点、转折点等位置情况的标注，为档案管理工作提供详实管网数据信息。因此，供水企业必须通过完善GIS人才配置、设备配置等措施，完善水表测绘工作，并且做好供水管道工程的验收工作，完善GIS系统的数据管理功能，提高供水用户档案管理工作水平。

3.完善档案信息管理平台，提升资源整合效率

面对信息全球化发展时代，供水企业必须建立起完善的管理信息系统，迎合时代发展需求，同时将企业各项业务管理内容列入管理信息系统当中，实现各项业务相关数据的无缝衔接。如此也便于管理信息系统快速获取用户信息，完善供水用户的档案管理工作。因此，供水企业在完善企业管理信息系统的基础上构建供水用户档案信息化管理平台，把用户类型、用水情况、缴费情况等纳入供水用户档案信息化平台管理当中，完善用户报装系统、收费管理系统、业务管理系统等功能，实现用户报装到拆表销底的全过程信息化管理。对供水用户档案进行信息化、数字化管理，能够使供水企业快速、精准的查找到需要的信息，也便于用户信息的收集、整理、分析、运用。同时，用户也可以对自己的用水信息进行详细掌握，更好地保障自身合法权益，完善档案管理功能。

4.提升档案管理规范和标准化

为了让供水企业更好利用档案资料以及为用户提供优质服务，我们还需要提升档案管理工作的规范和标准化。首先，文书收集作为档案管理的基础工作内容，我们要做好其规范和标准化。一是与供水用户相关的所有资料都应当纳入文书收集中去；二是涉及供水企业会议记录、政府指导文件等方面文书也要做好收集。其次，在做好文书收集工作后，我们还需要根据相关的标准，比如部门、季度以及区域等开展分類整理，之后进行电子化档案录入并存储到数据库中。完成上述工作后，我们便可以将纸质的档案按照规范进行整理存放入柜。

四、结语

综上所述，供水企业用户遍布整个城市，对人们的生活质量产生直接影响。为此，加强对供水用户档案管理水平对于供水企业而言极为重要，这就要求供水企业必须认清当前用户档案管理工作存在的问题，进而采取有效措施完善供水用户档案管理，进一步提升供水企业的发展水平。■

参考文献：

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[4]奚琳琰.试分析如何完善上海供水行业档案管理机制[J].卷宗，2017（24）.

作者简介：张 宁（1987-），男，辽宁沈阳人，中级经济师，本科，主要从事供用水合同管理工作。