关于地铁企业人事档案数字化建设的思考

郝敏

摘 要：近几年，我国经济飞速发展，科学技术与现代化信息技术都被应用到了社会经济和生产工作中。尤其是在企业管理当中，信息技术的应用大大提高了企业的管理和工作效率，降低了员工工作强度。地铁企业作为国有建设部门，更应履行自身的责任，紧跟科学技术的发展步伐，加大对信息技术的开发力度。本文主要探讨了推进地铁企业人事档案数字化建设的思考，为人事管理带来借鉴和思考。

关键词：地铁企业 人事档案管理 数字化建设 管理思路

所谓数字化的人事档案管理，就是一种建立在计算机技术和相关信息化设备技术上的人事档案管理方式。数字化的人事档案管理工作相对于传统的人工管理而言，更加的简单、便捷，且有利于资料的保存和保密。但目前，我国地铁企业人事档案管理的数字化建设还存在诸多的问题，如缺乏信息化人才、没有统一的管理机制等等，则使得地铁企业人事档案管理的数字化建设一直处于缓慢，甚至停滞的状态中，给地铁企业工作的展开带来了巨大的影响。因此，对于地铁企业人事管理较为复杂的单位来说，实现档案数字化建设具有重大现实意义。

一、地铁企业人事档案数字化建设的必要性

（一）社会发展的必然需求

21世纪是信息化时代和大数据时代，社会中许多的企业也响应经济的发展方向，加强了对信息技术的应用，实现了企业的数字化建设。我国事业单位、机关单位等相继进行了人事制度改革，地铁企业工作人员的流动性增强，这增加了人事管理人员的工作强度和复杂程度，如果还依靠传统的人工方式进行档案查找、内容更新，将大大地降低工作效率，唯有实现数字化，才能有效提升人事管理效率。

（二）企业自身发展与管理的必然需求

第一，地铁企业要满足国家所提出的相关要求，就必须加快数字化建设。我国已经提出了关于人事档案管理部门应当在人事档案材料形成的一个月之内将其主动移交到档案馆归档的要求，如果还采用人工方式进行，势必会耗费大量的人力、物力和时间，同时也会导致所采集的信息不全面、不完整。

第二，在人事档案储存和使用上，要求地铁企业实现数字化。数字化建设则是要求在上述两种办公状态下实现智能化，对信息进行集约化的管理。传统人事档案工作中，使用纸质档案或是简单的采用计算机登记，浪费了大量资源，还可能出现被篡改甚至丢失的情况。而实现数字化建设，则是建立一个专供人事管理所用的计算机系统，人们可以将人事档案快捷且相对安全的储存在数据库中，大大提高了档案的储存和使用效率。

第三，在人事档案的安全管理上，要求实现数字化。纸质档案的使用和保存存在一些安全隐患，容易导致数据信息的缺乏。人事档案的数字化管理可以更好地保留原有的档案，只有将备份文件外借到数据库中，才能防止篡改档案、数据丢失等情况，保证档案的安全。

二、地铁企业人事档案数字化建设策略分析

（一）完善档案数据库

1.依据单位规模和人力资源特点制定适合的档案系统，在计算机系统的支持下，进行信息的录入，并设立多个模块，例如储存、导出、传输、分享、采录、编码、查找、备份等。

2.需要与纸质档案紧密结合，这里可以将纸质档案进行照片化处理，并和对应的电子档案进行同类编码，以便识别和查找，人事部门还必须设立专门的岗位从事纸质档案审核工作，确保纸质档案所记录的信息详细准确，减少电子档案的出错率。

3.将档案数据库分隔为两个部分，一个是前台操作系统，主要进行档案的信息采集、录入、更新、上传等，一个是后台系统，主要用于监督和确认前台操作，改善传统由领导人员统一签字确认需要消耗的时间，确保了档案的安全性。由于需要后台系统进行最终确认，其他人员没有权限进行操作，一旦出现问题，能够便于查找。

（二）提高数字化系统的安全性

地铁企业采用人事档案数字化管理系统，应当定期进行升级更新，避免病毒、木马等威胁。所有的软件和硬件设施都应使用上安全手段，例如防火墙技术、病毒查杀软件等。其次，需要对人员的计算机操作技术提供统一的规范和标准，例如工作人员需要按时关闭电脑、取出并妥善保存外部储存设备，不允许浏览外部网络网页、点击不明连接，不允许在不安全的环境下进行工作以及定期清理电脑，进行安全检查等。在实现信息共享的过程中，也应使用专门的通道进行文件传输，并采用加密传输方式，避免信息传输的过程中出现问题。

（三）全面提高从业人员的工作素养

1.定期展开专业培训。人事档案管理人员，除有健全的管理技能外，还必须精通计算机操作技术和软件操作技能。单位应定期开展人事档案管理工作，一方面，是培训其管理能力;另一方面，训练其计算机操作能力，逐步提高人事档案管理人员的综合素质。

2.加大人才引进力度。对于单位的新员工，尤其是符合当前工作需要的尖端人才，应该适当提拔他们，制度范围内给予晋升机会。同时，还应提高档案管理人员入职门槛高，招聘一些综合人才进入人事档案管理部门，从而从源头上完善人事档案的整体管理。

3.实现高效的高素质人才輸送。高校是培养高素质人才的摇篮，管理部门可以与高校展开合作，在为高校专业人员提供人员培训平台的同时，完成人才引进工作。

参考文献

[1]丁振伟，刘偲偲.论数字化人事档案安全防范策略[J].兰台世界，2017（24）：33—35.