精细化管理在提高医院办公室行政效能中的应用价值

林涛

（广西医科大学附属武鸣医院，广西 南宁）

0 引言

我国医疗市场的竞争越来越激烈了，各级医院都面临着极大的挑战和机遇[1]。各级医院为了争取更多的资源，更好地适应社会需求，就必须不断提高院内业务能力[2]。医疗体制中不断出现创新性改革，这在很大程度上大幅度提高了医院医疗服务能力及行政管理能力，才能在激烈的市场竞争中为医院争取一席之地。在医疗卫生改革的大背景下，医院办公室行政效能必须不断提高，结合办公室工作特点，不断创新、改革，才能立于不败之地[3]。精细化管理在各行各业管理中都被广泛运用，是一种新型管理模式、管理理念，将工作进行精细化分工，目的在于最大程度提高服务质量，在常规管理的基础上引入更深层次管理模式，并尽量减少管理所占用的资源及成本，在医院办公室精细化管理中可以精细划分办公室各岗位职责、明确到人，确保人人有事做、事事有着落，办公室行政效能自然提高[4]，详细报道如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料

选择我院50 名工作人员作为调查研究对象，通过调查问卷的形式来对比精细化管理实施前（2018 年6～12 月）、实施后（2019 年1～6 月）工作人员对行政管理的满意度、工作积极性。问卷采用评分方式，总分100 分，得分越高说明满意度越高、工作积极性越高。

1.2 精细化管理方法

在传统医院管理模式下，精细化管理这种新模式对办公室管理提出了更高的要求，要尽最大程度减少资源浪费、降低成本、提高效率，具体如下：①完善制度、明确职责：对办公室内每个工作者定岗、划分岗位职责，详细到办公室主任、副主任、秘书、文书、档案员、收发员、司机等，并以岗位职责为标准进行考核。对于责任交叉的情况要划分主要、次要责任人，以完善的管理制度来有效执行奖惩制度，充分调动员工主动性、积极性，提高工作效率。②提高人员素质：对办公室工作岗位的人员提出新要求，不仅要求能熟悉掌握部门情况以及常规医疗流程，还要了解部门协调配合，做到事前部署、事后总结。办公室工作者要具备负责任、善解难题、吃苦耐劳的精神，基本素质要高，尽量让领导、职工、群众都满意，要忠诚对待自己的视野，工作勤恳，处理事务果断。③辅助决策：这是为了减少领导工作压力，让其能有更好的精力、体力来处理重大问题及事务，避免纷繁复杂琐事对其干扰。在决策性时刻要及时提供参考建议，把握政策方向，减少决策中可能存在的漏洞，精简文件资料及审批过程，将院内重点关注问题、亟待解决的问题及时上呈、处理，对审批过的文件及报告等及时下达，遇到问题及时报告、解决，做好辅助决策工作。④落实会议制度：院内各个部门都要定期在办公室协调下进行会议，一级会议要求领导到场，制定宏观决策、重大方针，办公室人员要及时整理、总结、归纳会议议题、议案，并下发至各执行部门。二级会议要求中层干部要参加，对无故缺席、迟到者采取奖惩措施，会议要传导院级领导决策意见，中层管理者进行沟通交流工作任务完成情况、下个阶段工作目标、工作重点等。各个科室每天召开早会，科室负责人带领，传达上级会议意见、倾听员工意见，讨论解决方案，及时向上级反馈。⑤完善督查制度：医院办公室建立督查小组，完善管理工作督查程序。医院制定决策及工作部署后，要提出和讨论拟办事项，明确责任部门、责任人、管理内容、办理时间、目的要求等，立项后登记各项办理意见，坚持专事专项的原则，对立项项目编号，由医院办公室工作人员按照要求填写记录表、存档，以书面形式转交到相关部门办理，办理过程中任务要求量化、清晰化，及时与相关部门沟通，掌握各项目进展情况，遇到推进问题及时解决，定期督查，对不符合要求的坚决退回、责令整改，对符合要求的上呈审批，审批结束后向下反馈，确保事事有结果、有回应。办结的项目材料要整理归档，保证有据可查，提升办公室行政效能和管理能力。

2 结果

与实施精细化管理之前相比，实施精细化管理之后50名工作者对行政管理的满意度评价（90.2±1.3）分、工作积极性评价（88.9±3.7）分明显提升，且差异显著（P＜0.05），见表1。

表1 实施精细化管理前后观察指标比较, 分）

时间 n 行政管理的满意度评价 工作积极性评价实施前 50 86.9±2.1 75.6±1.9实施后 50 90.2±1.3 88.9±3.7 t 9.4479 22.6107 P ＜0.05 ＜0.05

3 讨论

医院办公室同样是医院核心部门之一，代表医院整体管理水平，对院内各项工作的顺利开展都具有直接影响[5]。随着医疗市场竞争和挑战不断加剧，医疗体制已经发生了翻天覆地的变化[6]。传统管理模式及机制不能适应时代潮流，医院办公室职能也随之改变，办公室管理更加多元化、现代化、科学化[7]。在新形势下医院办公室服务对象、内容都出现了变化，具有多元化特征[8]。医院办公室不仅要服务领导层，更要对各个科室乃至患者、群众需要提供高效服务。同时，办公室工作内容也不仅仅是传达，更是深入参加政策及活动、及时反馈信息、提供参谋意见，要求其工作效率必须提高[9]。医院办公室还与其他部门不同，其直接接触领导层，其岗位优势、职能优势明显，具有联系上下、沟通左右的一个特点，涉及医院各个方面，信息量极大，了解领导层动向、参与决策[10]。办公室必须加强自身建设，积极调研，建立督查机制，确保政策落实及活动的开展。

在医院办公室管理中必须借鉴国内外先进管理模式、管理理念，顺应时代潮流，满足社会需求[11]。精细化管理这种广泛推进的管理模式有助于更好地提高办公室行政职能，主要体现在：①精细化管理的实施能提升办公室工作效率、工作人员办事能力；②强化办公室与其他部门沟通效率，更好地办理事务，优化服务，提升医院形象[12]。本组的研究结果也证实了实施精细化管理之后，医院办公室工作人员对行政管理的满意度更高，工作积极性也更高，行政效能自然提高。

综上所述，对于医院办公室管理来说，选择推进精细化管理是必要的，能在很大程度上提升行政效能，值得推广。