高校财务报销效率的影响因素及对策研究

朱 芳

近年来,在国家科教兴国战略的支配下,高等教育发展迎来了难得的机遇期。教育经费投入占我国GDP的比重逐年提高,高校办学规模不断扩张,特别是在国家加大对“双一流”高校建设投入力度的背景下,高校教育经费规模不断扩张,经费来源也呈现多元化格局,这也必然带来高校经济业务收支活动频次的大幅上升,从而造成高校财务部门会计日常报销业务量的持续增加,会计人员工作整日忙碌,在会计人员数量有限的前提下,广大师生员工财务报销排队等候就成为了常态。尽管财务部门推出预约报账系统,但预约报账手续繁琐和无效预约增多,反而浪费了报账人大量时间,引起师生强烈反响。高校财务报销效率问题已经成为许多学校事业发展的痛点之一,因此本文对高校财务报销效率影响因素及对策进行粗浅研究,以期抛砖引玉。

一、影响高校财务报销效率的主要因素

（一）高校经济业务总量大类别多

客观来讲,高校经济业务总量随着国家投入加大及社会捐资办学热情高涨,高校经费无论是来源渠道上还是规模总量上都不可同日而语。国内大学排名靠前的部属高校年度预算经费规模多的高达上百亿元,而普通的省属高校也有20多亿元预算规模。具体从经费来源类别上看,有财政国库拨款、科研基金收入(包括横向和纵向)、校办企业利润上缴收入、社会各界捐赠收入等,高校经费来源可谓广泛;从高校经费支出类别上看,有教学科研业务支出、材料采购支出、设备资产采购支出、工程服务采购支出、水电气保障支出、会议费支出、差旅费支出等。有的需要招标采购、有的需要竞价采购、有的需要购置固定资产等支出相当庞杂。总之高校经费总量越大,财务工作业务量也就越大;高校经费来源结构越复杂,财务账务处理效率就越低;高校经费支出种类越多,财务报销效率就越低。因此高校经济业务总量大小和业务复杂程度高低,直接影响会计人员工作水平,从而影响财务报销工作效率。

（二）会计队伍断层素质堪忧

高校一向对教学科研领军人才引进力度很大,但对会计队伍梯队建设重视不够。在高校编制紧缺的情况下,不少高校会计人员出现青黄不接的断层现象,老会计退休新会计得不到正常补充,只能临时招聘全日制合同用工会计人员来应付。而这些新招进来的会计人员由于没有事业编制,身份认同有危机感,与有编制的会计人员相比,工资福利待遇低、工作辛苦没前途,因而招聘不到优质会计人才,导致新招聘的临时会计人员专业能力和敬业精神馈乏。据不完全统计,目前不少高校全日制合同用工会计人员占高校会计总数的60%以上,这样的会计队伍现状,势必会降低高校财务报销的水平和效率。

（三）部分财务规章制度与实际脱节

会计人员执行财务制度过于呆板,部分规章制度与高校实际情况存在脱节现象,加上制度修订完善不够及时,在一定程度上影响财务报销效率。如有的高校“一支笔审批制度”被理解成一个部门只能一个领导签字,对于十多人以下的部门还可以应付,可对于成百上千人的部门来说就是一个大麻烦。每天找领导签字就要耗费很多时间,领导不是开会就是出差,很少在办公室。即使遇到领导了也得排队等候,一支笔变成一个人说了算,危害极大,严重影响财务报销的前端时间;又如“零基预算法”本意是推动预算变革节约经费,促进事业发展与预算需求的一致性。但如果预算不精准就会出现年末突击花钱以防预算归零现象,所以每到年末季财务报销都很忙。加之“差旅费管理办法”无住宿奖励政策,大多数人出差住宿都选择顶格标准住宿,无经费节约动力,还增加会计核算繁琐程度等等,所以财务制度的完善修订对报销效率影响是显而易见的。

（四）财务预约报账系统功能单一

目前不少高校投入使用财务预约报账系统,但就效果而言,预约报账系统只解决网上报账预约功能。虽然省去了到财务处排队的时间,但其单据合理性与否、经费列支渠道正确与否、差旅费计算合规与否等都还需与会计人员后台确认处理,经常出现单据不符合要求,就被退回重新发起预约的现象,周而复始,报账耗时反而延长了。还有最重要的一点就是,财务预约报账系统与会计核算系统及校园网办公系统孤立分设,对于与财务报销相关的事务不能通过网络通道一次性解决。例如：财务报销涉及人事薪酬审批职能、采购管理监督职能、审计监督职能、固定资产监管职能、科研费用监管职能、实验设备监管职能等。而这些监管审批职能都是信息“孤岛”,没有在预约报账环节实现联网,人工干预环节太多,因而没有实现真正意义上的“信息多跑路,师生少跑腿”的“互联网+”目标,制约了财务报销工作效率。

二、提高财务报销效率的主要对策研究

（一）及时修订完善财务规章制度

财务规章制度是会计核算报销的法规依据。其修订完善权限通常在国务院财政部门,因信息沟通机制不畅或者各自出发点不同,从而导致有些制度经过一定时期后,原有的制度制订依据发生了变化,不能适应实际工作需要了。这就需要高校财务部门积极向上级部门提出修改建议,并依据高校实际及时制定实施细则,确保财务制度能够符合高校实际情况。例如对于“零基预算法”,应当配套制定《预算经费用款进度均衡性考核细则》《预算执行偏差率奖惩考核细则》等,引导经费合理、均衡、节约使用,对既完成事业任务又有预算结余的部门给予一定的经费奖励,这样可化解年末突击花钱造成报销的压力;对于“差旅费管理办法”,鉴于绝大数出差人喜欢单住且都选择差旅费规定的上限标准住宿,所以建议财政部门及时修订差旅费管理办法,或者恢复住宿费奖惩政策,或者取消凭票报销住宿费规定,改为直接发放住宿费补贴的方式,以减少财务报销手续。有关“一支笔审批制度”,建议高校财务部门制定分级授权细则,建立分级授权网络,加大宣传力度,实行事权、财权相统一的分级授权审批制度,减少审批环节,提高财务报销效率。

（二）综合施策提高会计队伍素质

提升财务报销效率的关键因素是会计人员,因此提高高校会计队伍素质就显得尤为重要。笔者建议,应当以人为本,综合施策,多措并举,从五个方面着力：一是加强会计队伍业务培训,定期举办会计能力测试,提高会计人员业务熟练度;二是打通非编会计人员晋升事业编政策通道,高校要有计划地每年提供会计事业编制名额或人事代理名额,通过竞争选拔机制,为非编人员转编或者吸引优秀会计人才加盟创造条件,积极消化非编会计存量,吸引优质会计增量,优化会计队伍结构,调动非编会计人员积极性,提升高校会计队伍整体素质;三是以老带新,发挥传帮带作用,采取师徒结对,实现高校会计队伍新老融合,帮助新招聘会计人员尽快适应工作岗位;四是加强会计规章制度宣讲,编印财务报账手册或通过财务微信公众号推送报账指南,让师生员工更多了解财务报销政策,与会计人员构建互信;五是服务上门配备兼职财务助理岗,财务部门主动对接重点学院部门,选派专人担当兼职财务助理,为学院部门提供专业的财务报销咨询,培养学院部门财务经办人,宣讲预约报账系统操作知识,指导报销流程,减少经办人员无效往返,提高报账效率。

（三）流程再造，优化财务岗位设置

根据高校经济业务的特点,按照经济业务事项发生的频次高低排序。借鉴医院全科门诊与专科门诊科室设置思路,优化会计岗位设置,频次高的单独设立会计专业报销岗位,频次低业务复杂的合并到会计综合报销岗位。合理分配会计前后台岗位数量,建议按照3：7的比例分配后台会计管理岗位与前台业务核算岗位人员,保证会计服务大厅有足够的会计服务人员,梳理会计业务类别,增设专业报销岗位,进行会计岗位报销流程再造。各高校可根据自身业务特点,灵活设置再造流程岗位,通常可设置“差旅会议报销岗”、“学生事务报销岗”、“基建维修项目报销岗”、“实验设备采购报销岗”、“科研经费报销岗”、“工资薪酬劳务支出报销岗”、“后勤保障支出报销岗”、“教职工医药费报销岗”、“综合业务报销岗一、岗二…”等,师生员工根据报销业务选择到相应的会计报销窗口或预约窗口,而会计人员也按照业务熟练程度分配到对应的会计岗位,做到人岗匹配。这样做的好处有两点：一是方便会计人员对重复经济事项处理更加熟练和专注,政策把握更精准,节约操作时间;二是方便报账师生自主选择窗口,减少等待时间,从而极大提高报账效率。

（四）构建“互联网+”财务综合系统

运用“互联网+”平台,开发财务综合集成管理系统,把与财务报销相关的各部门审批、监督和管理职能进行整合,并与校园办公系统对接,实现财务预算管理系统、财务预约报账系统、会计核算系统、固定资产管理系统、人事薪酬管理系统、招标采购管理系统、审计监督评价系统和网上会签办公系统集成,形成一个以财务为中心的全方位综合管理系统。在保证财务数据安全的前提下,把人事处、国资处、设备处、审计处等部门监督审签职能与财务预约报账系统实现连接,将预算管理、预约报账、财务核算、资产登记、财务监督一体化,实现网上预约、网上审批和网上报销及网上核算等功能化,构建以财务为中心的信息共享系统,最终实现“信息多跑路,师生少跑腿”的信息化管理目标,从而提高财务报销效率。

三、结语

当然,高校财务报销效率问题影响因素是多方面的,其解决的方法还有很多,笔者把它作为高校会计工作中一个痛点提出来加以剖析,主要是想引起同行共鸣,寻求更优化的解决方案。不同高校财务报销模式也不尽相同,所以原因和对策也不尽相同,尤其是涉及财务制度修订的问题,更不是哪一个高校所能解决的,还需要财政部门全力推动,才能实现最终目标。笔者所提思路,仅一家之言,但目标只有一个,在“互联网+”时代,财务管理和会计核算一定要以人为本,充分发挥会计人员的主观能动性,牢固树立以师生为中心的服务宗旨,充分运用现代信息技术手段,最大限度地实现“信息多跑路,师生少跑腿”目标,进而从根本上解决高校财务报销效率问题。