科研院所内部控制信息化平台建设探讨——以某省级研究院综合系统平台为例

陆仙女

一、科研院所内控信息化管理需求和现状

《行政事业单位内部控制规范》实施以来，科研院所内控制度建设加快，内部控制体系得到进一步完善，但由于信息化建设投入较大，并且在较长时期内不能产生直接经济效益，在科研院所尤其是公益类院所人力、财力有限的情况下，单位管理层对信息化建设缺乏足够动力，导致信息化控制手段明显不够。从浙江省财政厅连续几年组织的内控制度评价中发现，省级公益类科研院所的内控信息系统建设覆盖面普遍较低，许多单位财务管理系统仅处于会计电算化状态，OA办公系统只限于公文的收发和一般事务性的审批，科研项目管理系统局限于项目进度管理，各系统之间处于相互独立状态，缺乏数据的有效兼容和信息共享，单位经济活动的风险防范和管控程度较低，制度建设多流于形式。

公益类科研院所的主要任务是开展公益类科学研究，承担应用性科研项目以及提供技术咨询和技术服务等。随着事业单位改革进一步深化，公益类科研院所从公益一类退到公益二类事业单位，财政保障模式明确改为适当补助，公益类科研院所又一次被推向市场，既要承担纵向科研项目研究，同时还要去市场承接政府购买服务和企业横向科研任务来弥补事业费的不足，资金筹集日趋多元化，经济活动比一般事业单位复杂的多，如果不依靠现代科学技术手段来强化内部控制管理，内控体系再健全都有可能出现人为因素的影响。因此，在省级科研院所建立一套适合自身内控信息系统有着重要的意义。

二、内部控制系统的设计

那么，如何设计一套适合省级科研院所的内控信息系统呢？笔者认为，应根据科研院所实际情况分类考虑：财政适当补助比例较高、经济活动简单、科研业务量不大、现有信息化管理程度不高的院所，可以选择市场上相对成熟、简单的内控管理软件，再根据自身需求稍加开发即可；对于已有部分管理软件运行良好的院所，可以对现有软件进行评估，以某一个系统为主开发统一的数据接口，有效集成各软件优势，充分利用现有数据，统一界面，将多点登录集中为单点登录，对缺少的管理模块进行二次开发，形成自己的内控信息系统；对于一些财政适当补助比例偏低、市场化程度较高、科研业务量大、经济活动复杂、现有管理软件集成有难度或利用率不高的院所，可以新开发一套满足自身管理需求且符合内控要求的信息化系统。

科研院所和一般的事业单位有所不同，它的最大特点是各项经济活动围绕科研活动展开，而科研活动以项目为单位，项目管理是重点，因此院所的内控系统建设首先必须围绕项目管理展开；同时内部控制的目标主要是对单位经济活动的风险防范和管控，因此要从经济活动的源头——预算管理抓起，强化预算对经济活动的约束，使预算管理贯穿于单位经济活动的全过程，所以预算管理是主线。其次从内控风险评估入手，对现有制度进行全面梳理，排查现有管理模式下的各种风险，并按照内控要求制（修）订相关管理制度。根据完善后的内控制度重新梳理业务流程，合理设置内部控制关键岗位，明确划分职责权限，确保不相容岗位相互分离，完善审批权限、审批程序及相关责任，明确各个业务的归口管理责任，并将控制机制嵌入系统中，自动实现内部控制对各项经济业务的约束，减少人为因素对管理制度执行的影响。

三、内控信息系统构建模式

按照项目管理为中心、预算管理为主线的思路，信息系统应涵盖项目（合同）、预算、收支、采购、资产等管理模块，集业务活动和经济活动为一体，以资金管控为核心，各项活动环环相扣，有效解决经济活动分块管理、信息“孤岛”的现象。以某省级科研院所的综合信息系统为例，内部控制平台主要包含下面几个方面。

（一）项目管理

科研院所的项目管理系统主要以科研项目管理为主，包括纵向科研项目和横向委托项目。按照单位质量管理体系程序文件对项目管控的要求，搭建项目管理的全过程架构及流程。除项目本身过程管理之外，与合同管理、预算管理、网上报销及财务核算软件挂钩，增加项目经费开票、回款、预算及成本支出管理，实时掌控项目合同收款和预算执行情况，业务信息和财务信息共享，消除科研项目管理和经费管理分割现象。为强化项目应收款项管理，在二期建设时拟在设置项目实施进度节点与款项回收节点关联，实施进度到达收款节点时，能自动提醒项目负责人收款并发起开票申请至财务部门。财务核算软件通过接口自动获取项目信息，建立项目辅助核算，收到款项后由财务核算软件定期导入收款记录，与项目开票信息自动匹配，核销已开票据，进行项目回款登记，并与项目收入预算账户关联。

（二）预算管理

预算管理包括预算控制和预算业务控制两部分。

预算控制主要强调对单位各项经济活动的预算约束，重点是经济活动的覆盖面，它起到事前计划、事中控制、事后反馈的作用，因此预算控制涵盖收支业务、采购业务和项目管理等各项经济活动，所有经济业务均需先预算再开展活动，必要时实行双重预算控制。以科研项目经费预算控制为例，在项目申报时编制项目经费预算，经审批同意立项后建立经费预算清单，项目开展科研活动发生费用时，需按照项目经费预算清单支出，如有变化则按照权限申报预算调整。同时根据单位预算制度和成本核算办法，单个项目经费预算纳入整个单位或部门总预算管理，实行双指标控制，只有同时满足预算指标额度，才能发生经济业务支出，以消除预算控制延后的现象。

预算业务控制则是对预算业务各个环节的控制，包括预算收支的编制、审批、执行、决算等方面。该模块的重点是对预算科目的设置和权限的分配。按照财政预算支出经济科目设置预算科目，也可以根据需要细化或简化，按照单位预算审批权限设置审批层级，按部门管理职责归类并分解预算项目，预算编制由下而上逐级申报，其中政府采购预算与采购管理对接。预算批准后建立责任预算账户，由单位预算掌控人将批准后的预算指标分解到每个预算账户，经济业务发生时需通过相应预算指标审核才能支出。责任部门责任人在权限范围内可以实时查询预算执行情况，当遇到突发事件或临时急需状况需要调整和追加预算时，需按照预算审批权限逐级申报批准后再执行。

（三）网上报销管理

网上报销是强化预算控制的重要手段，通过网上报销可以实时控制预算，杜绝无预算支出现象，有效控制资金流向和调度。根据会计科目设置费用报销项目，对接预算管理和项目管理，有预算指标才能提交报销单；按照单位内控制度规定的权限，梳理、设置报销单类别，审批权限和流程相同的可以归集在一张报销单，以减少报销单的设置。同步预付申请预算控制，报销冲账时自动核销，两者之间形成闭环。通过扫描或拍照上传原始单据，供审批人查阅及电子归档。二期建设拟将固定的费用标准嵌入系统中，控制费用报销差错率，有效与会计核算软件对接，通过导出报销单在核算软件中生成记账凭证，减少二次输入引起的错误和重复劳动，保证数据唯一性和准确性，提高工作效率。

（四）合同管理

合同管理主要反映合同的订立、履行、变更等情况。科研院所的合同以项目合同为主，即承担（承接）科研项目所签的合同和为完成科研项目与外单位协作所签的合同，一般包括合同起草、文本登记、履约保证金的退付、合同执行进度、收付款，到合同履行结束关闭。项目合同依托于项目签订，所以和项目管理相互交叉，你中有我，我中有你。一个合同对应一个或多个项目，一个项目只能对应一个合同，合同和对应的项目之间必须相互关联。项目立项后的所有活动均以项目为主线开展，由项目管理系统集中反映，同步合同管理信息。当所关联的项目全部结项且收付款完成时，项目负责人可申请合同关闭。合同关闭后不允许再发生经济活动。

（五）采购管理

采购管理包括采购申请、采购方式选择、供应商选择、合同签订、采购、验收等环节。采购管理实行清单制，采购预算清单和项目挂钩。根据年初采购预算清单选择所需采购货物或服务，确认采购方式、供货商后，自动生成采购合同号。支付采购合同款时，报销单选择相应的采购合同号，获取采购合同信息，将支付信息与采购合同关联，实行合同预算控制。二期建设拟在该模块中增加采购合同文本生成功能和验收信息完善等功能。

（六）资产管理

资产管理是采购管理的延续，由于该研究院所在省财政已建立资产云系统，为避免重复建设，拟利用省财政资产管理系统。在采购验收阶段，由资产管理员填写资产等相应信息，验收结束后对接资产管理系统。资产使用人通过领用手续建立保管人信息及使用状态，资产发生转移时，由经办人通过转移申请，自动实现资产保管人信息变动，有效落实资产动态管理。

四、需要考虑的几个问题

根据某省级研究院综合信息系统建设的经验，在内部控制信息化平台建设时需考虑以下几个问题。

一是部门间沟通问题。信息化建设为“一把手”工程，需要得到单位负责人的有力支持。在系统初上线时会存在数据重新整理及工作量重复问题，特别是定制开发产品，前期工作考虑不充分，会发生流程和管理相互矛盾的现象，需要部门间不断沟通完善，如果没有“一把手”的支持，系统有可能会半途而废。

二是基础数据收集量较大。已有数据的整理、系统字段的设计、流程设计的归类、各类表单的格式需求等，管理要求越细化，涉及的基础工作就更多。

三是网络安全风险问题。目前所有的操作都通过网上进行，数据都保存在服务器上，存在被攻击、篡改等风险。因此在信息化建设中，需要配置相应的安全控制软件，定期进行风险排查，做好数据加密与异地备份等风险防控工作。

四是系统维护问题。综合系统的维护离不开软件公司，但更离不开应用单位自己的维护。软件公司的维护，无非是软件的升级、功能的提升，而更多的日常维护靠应用单位，因此应用单位需有相应的技术力量承担维护工作，尤其是各使用部门最好有指定的维护人员，一旦发现问题，要及时报告单位总维护人员寻求解决，当单位自身力量不能解决时再寻求外部力量，保证系统运行通畅。