基于信息化技术的高校科研供应商管理系统设计研究

摘  要： 企业供应商管理信息化如今已受到众多学者的关注和研究，但高校科研专业类型较多、供应阶段复杂，企业供应商管理信息化研究无法对其适用，也没有相关文献研究指导。本文针对高校科研在供应商管理中存在的几类问题，提出了一种高校科研供应商管理系统软件平台设计，该设计不仅能够实现供应商的录入、评审、筛选、评选、跟踪、结果分析评判等整体信息库的建设，还引入了辅助决策、自动判定等辅助功能，进一步提升了供应商管理的工作效率。

关键词： 高校科研;供应商管理;供应商整体信息库建设;辅助决策;自动判定

中图分类号： TP302.1    文献标识码： A    DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2020.10.049

本文著录格式：王战. 基于信息化技术的高校科研供应商管理系统设计研究[J]. 软件，2020，41（10）：191193

【Abstract】： Nowadays， the informatization of enterprise supplier management has attracted the attention and research of many scholars. But there are many types of scientific research majors in universities， and the supply stage is complex. So， the informatization of enterprise supplier managemen research cannot be applied to the universities， and there is no relevant literature research guidance. Based on the problems of scientific research in universities that exist in the supplier management， the author of this paper puts forward a supplier of college scientific research management system software platform design， that not only can achieve the supplier's entry， review， screening， selection， track and result analysis to judge the overall information database construction， also introduces the auxiliary decision-making， auxiliary functions such as automatic judgement to further enhance the efficiency of the supplier management.

【Key words】： University scientific research; Supplier management; Supplier overall information base construction; Support decision making; Automatically determine

0  引言

高等院校科學研究的专业类型多，技术密集，且涵盖了设计、研究、试制、开发、生产等诸多阶段，供应商管理工作的重点与一般企业自然也是不尽相同[1-4]。因此，作为高校科研管理部门，将控制不同类型和阶段的供应商录入、评审、筛选、评选、跟踪、结果分析评判等环节的风险作为重点，不仅有利于提高各级科研采购工作效率和质量效益，更是实现高校科研管理良性循环的重要手段。

利用信息化技术对供应商进行管理，可加强高校与外部供应商、高校内部各项目组、高校机关与项目组之间的信息传递，很好地加速了各环节的沟通效率[5]。

因此，实现高校科研供应商管理的信息化是一项当前急需解决的难题。

1  供应商管理在科研项目管理中的地位

项目管理是指在项目运行中管理人员使用系统的思维和其他特定的手段知识，保证项目在有限的资源条件下，完成或超过预定需求的过程。其中的先期策划、进度规划和运行维护等环节可对项目的全周期进行有效管理和控制，保证了项目的进展。

项目采购管理和项目质量管理是高校科研项目管理的重要环节。在项目采购管理中，管理人员需要对项目整体采购情况、项目进展情况以及项目外部供应商情况进行管理和监督;而项目质量管理，则需要管理人员对项目的建设、完成情况进行管理，并综合管理记录和专家意见实现对项目的整体评价。

供应商管理正是项目采购管理和项目质量管理的交叉点，因此对供应商管理实施信息化是实现科研项目管理信息化的重中之重。

2  供应商管理软件平台的设计思路

根据科研项目供应商管理的环节流程[6]和质量管理要求[7]，软件平台设计如下：

（1）入库申请：供应商由项目组代理申请加入名录，需要实现的功能是供应商信息录入;

（2）准入评价：对首次申请入库的供应商进行考察，需要实现的功能是预审和人工复核;

（3）名录生成：汇总发布初建名录，需要实现的功能是领导批准和供应商信息（包括入库时间）;

（4）名录使用：生成名录后的日常运行，需要实现的功能是项目供应商选择;

（5）绩效监督评价：对名录实施动态管理，控制名录长期运行产生的风险，需要实现的功能是供应商绩效监视和抽取供应商调查;

（6）临时供应商管理：管理特殊需求项目的临时申请供应商，需要实现的功能是临时供应商入库维护;

（7）名录更新：综合绩效监督评价、供应商调查和临时供应商管理的结果更新名录，需要实现的功能是供应商更新和供应商移除。

高校各专业项目组可根据各自领域需求在名录使用等环节利用信息化优势优选合适供应商。同时，该软件设计将每个步骤形成独立模块，以满足系统的可扩展性[8]和高校科研整体平台建设的大趋势。

3  供应商管理软件平台的设计方法

供应商管理作为平台的核心功能，主要实现供应商从入库到更新的整体管理：

3.1  供应商信息录入

3.1.1  信息錄入角色

平台提供两种供应商信息录入角色：

（1）平台管理员：由平台设置的管理员录入供应商信息;

（2）项目组：平台会为各项目组分配管理用户，各项目组通过账号登录，可录入供应商信息。

3.1.2  信息导入流程

（1）供应商根据学校提供的文件模板填写单位基本信息，同时一并提供资质证明文件（支持PNG/JPG扫描图片）至信息录入人员;

（2）信息录入人员首先将供应商单位基本信息模板上传至系统，系统自动读取信息后，形成供应商单位基本信息数据，并展示给录入人员进行校验，如无问题，进入下一步;

（3）平台根据供应商填写的相关信息，读取出供应商申报的供应商类别和级别，根据类别和级别，从系统中调取出相应需要具备的资质证书类型，信息录入人员根据提示，比对供应商提供的证书级别，并上传相应的资质文件。此时，如果供应商提供的证书数量或等级不符合要求，则此供应商信息在平台中为“待完善”状态，无法继续下一步操作;如果上传文件都符合相应要求，上传成功后，平台提示信息维护成功，供应商信息将进入“供应商预审”阶段。

3.2  供应商预审和人工复核

3.2.1  供应商预审

根据录入人员上传的供应商信息，系统将进行基本准入的评判：如果信息完备，则信息进入人工准入阶段;如果信息不完备，则将供应商信息退回“待完善”状态，信息录入人员可以直接看到待完善状态的供应商信息。

3.2.2  人工复核

人工复核工作由平台分配的角色为专家的人员进行平台线上复核。

复核工作可根据类别、级别设置不同的专家，每种类别和级别可以设置多个专家。

通过平台准入预审的信息，进入人工准入评价阶段，平台会在左侧显示供应商所申请的类别和级别所需要的文件内容列表，在右侧显示相关信息。当专家选择左侧的列表后，右侧即可展示已上传的内容，以方便直接比照。

3.2.3  人工复核结果

各专家复核完成后，提交相应的复核意见。

系统根据全部专家的复核意见，汇总并生成该供应商的《入库评价表单》（PDF文件），表单中包含供应商的单位基本信息、各类资质文件内容和全部专家的复核意见。

如果专家中有不同意的情况，则供应商信息直接打回“待完善”状态，信息录入人员可阅读《入库评价表单》并根据具体评价，重新要求供应商准备材料。

如果专家全部同意，则供应商信息进入“待批准”状态。

3.3  领导批准和供应商信息

3.3.1  领导批准

管理人员可下载状态为“待批准”供应商的《入库评价表单》，文件下载打印后由单位领导签字确认并批准发布。此时，管理人员可将供应商提交入库，提交时，需要上传领导签字确认的文件复印件（PNG或JPG格式）。

3.3.2  供应商信息

（1）入库时间

管理人员可设置每年供应商入库的时间段，在时间段内，可进行供应商入库的操作。时间截止后，各供应商只可通过临时供应商方法进行入库操作。

（2）生成名录

每年入库时间截止后或有临时供应商入库后，操作人员可重新生成《名录》。既可根据类别和等级生成不同类型供应商名录，也可生成总名录。

3.4  项目供应商选择

名录生成后，可为项目分配供应商，操作人员可根据供应商类别（单选）、供应商级别（多选）和其他相关条件，选择出适合项目的供应商名单，之后，按要求的供应商数量，可对名单进行随机抽取或手动指定操作。系统还可根据项目的类型来实现自动的供应商选择操作。

3.5  绩效监视和抽取供应商调查

3.5.1  绩效监视

（1）里程碑监视

在项目的整体管理过程中，系统会在每个里程碑节点到达前对项目组进行提醒。此时，供应商需要向项目组提供里程碑节点所需的相关文档，由项目组提交系统。如果到期未提交，系统则会将此项设置为“未完成项”或“延后完成项”，项目完成后，系统会对全部里程碑监视情况进行汇总。

（2）延期和未完成处理

如果项目受到外部原因的影响而导致项目延期，项目组成员可以在系统里申请“项目延期”或“里程碑节点”延期，经相关审核人员审核，可实现延期操作，这种信息共享的做法可有效避免错误监视产生的不良影响。

如项目已经产生延期，也可以由项目组提交申请，审核通过后，变更显示为正常延期。

3.5.2  抽取供应商调查

《名录》管理人员可在任意时间随机抽取平台中正在进行的项目。将项目的运行情况、里程碑情况和供应商情况调取出来，对项目和供应商进行调查，结果也可提交至平台。

3.6  临时供应商入库维护

部分项目可能由于技术的特殊性和供应商的特殊性，会有临时供应商入库。此时，需要项目组进行临时供应商入库维护。

首先，项目组需发送申请，说明项目和临时供应商的情况，由相关管理人员逐级审批。审批通过后，项目组实施上述供应商信息录入的全部流程。最后，软件平台将重新生成名录。

3.7  名录更新

3.7.1  供应商更新

当供应商需要升级或降级时，项目组人员可提交申请并上传对应的资质文件（PNG或JPG文件）由管理人员根据申请类型选择升级或降级。最后，平台将重新生成名录。

3.7.2  供应商移除

与项目组和专家协商后，管理人员可对绩效监视和调查较差的供应商提出移除名录的申请，经领导审批后，将供应商移除。

4  结论

针对高校供应商管理情况复杂的问题，本文提出了一种新的供应商管理软件平台设计方法。以实现供应商管理的各环节流程为目标，融入软件设计理念，保证设计的实用性和可行性。本文的设计方法将用于实际的供应商管理，在运用过程中，作者会根据暴露的问题改善平台细节，并进行后续研究。

参考文献

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[2]潘庆丽. 基于供应商信息化的企业采购管理[J]. 中国市场， 2012， 32： 62-63.

[3]莊华. 信息化手段在供应商管理中的阶段性运用[J]. 中国市场. 2015， 24， 131-132.

[4]周爽， 李春林， 皮文科. 应用信息化技术提升供应商管理绩效研究[J]. 质量与可靠性. 2019， 4， 58-61.

[5]李新保. 信息化手段在外包供应商管理中的运用研究[J]. 中国管理信息化， 2019， 21（22）： 87-88.

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[7]国昕. 如何在项目管理上落实ISO9001质量管理体系要求[J]. 中小企业管理与科技（下旬刊）， 2019（06）： 24-25.

[8]徐铮弦， 王鸣. 运用通用软件架构设计概念提高管理信息系统的可扩展性[A]. 中国烟草学会. 中国烟草学会2009年年会论文集[C]. 中国烟草学会： 中国烟草学会， 2009： 7.