医院医疗设备档案管理工作的探讨

2020-12-23李玉琴

世界最新医学信息文摘 2020年55期

李玉琴

（新疆医科大学第六附属医院医学工程科，新疆乌鲁木齐）

0 引言

随着医疗卫生改革体制化不断深入，信息网络技术也在不断更新与发展，医院用到的医疗设备种类也逐渐增多，使得医疗设备的档案管理工作越来越复杂。但是，许多医院对医疗设备档案管理工作都不重视，导致管理过程中出现许多问题。作为医院医疗设备档案管理工作相关人员，应当提升专业综合素养，必须提高管理效率，才能确保医疗器械使用的安全性，保障医院和患者的利益。

1 医院医疗设备档案管理工作中存在的问题

1.1 缺乏医疗设备档案管理意识

虽然医疗设备的使用频率很高，在临床治疗中发挥着不可替代的作用，但很多医院都只重视设备的使用，而不注重医疗设备档案管理工作，使得档案的价值没能充分的发挥出来，也没有实现各医疗设备价值的最大化。比如，有的医院在购进设备、将其安装调试好并投入使用后，就将与设备有关的资料丢到一边，简单的存档后就无人问津。在设备使用过程中形成的各种资料也没有进行系统性的整理，有的资料会归档，有的资料则随处摆放，这些都会影响到医疗设备的利用效率。另外，还有些医院的医疗设备管理人员是由行政人员兼任的，或者聘请的兼职人员，由于对医疗设备不够了解，所以在对医疗设备档案进行管理时，就会出现不负责任的情况，从而影响医疗设备档案管理质量。

1.2 医疗设备档案缺乏完整性

每一种医疗设备都会涉及到许多资料，包括设备的申购文件、购买合同、质检证书、安装说明书、维修保养方法等。除这些固定的文件外，在设备的使用过程中还会形成一些动态性的资料，需要不断的更新到设备档案中。比如，设备维护记录、零件更换记录、配件升级记录、设备的调拨、报销等文件。但是，设备管理人员对于这些资料的收集、整理往往不太重视，导致其中的一些文件内容不完整，甚至有的资料缺失。在医疗设备日后的使用和维护中，要想查阅某些内容就会十分困难。所以，在对医疗设备档案进行管理时，不仅要保证资料的准确性，还要确保其完整性。

1.3 医疗设备档案管理方式落后

医疗设备档案管理涉及到的环节比较多，在将其收集、整理好以后，还要对其进行编目，以方便以后的检索工作能够顺利的进行。但是，医院的这些工作基本都是通过人工方式进行的，不仅工作效率低，还很容易出错。以人工方式对医疗设备档案进行管理，会给以后的检索工作带来许多不便，难以将档案的价值充分的发挥出来。虽然有的医院已经开始利用计算机网络管理医疗设备档案，但却没有构建系统性的档案管理平台，信息化水平比较低[1]。比如，将每一种医疗机械的档案建一个文件夹，将与该设备有关的所有资料都放入文件夹中。将各种医疗设备形成一个电子档的清单，通过超链接等方式，将对应的文件夹链接到设备名称下。这种管理方式虽然比手工方式效率更高，但管理过程还是比较繁琐，容易出错，难以达到理想的管理效果。

1.4 医疗设备档案管理人员专业性不足

目前大部分医院医疗设备档案管理人员在业务水平及综合素养上均有待提高，不仅未牢牢掌握档案管理理论，还存在现代科学技能不了解及思想落后等情况，而这些均会影响到医院档案事业管理工作的正常运行。除此之外，大部分医院还存在着由兼职人员对医院设备档案进行管理，具有较大的人员流动性，难以使得管理人员从工作中掌握牢固的管理知识，也难以形成丰厚的管理经验，进而阻碍到医疗设备档案管理工作的良好运行。

2 提高医院医疗设备档案管理工作效率的策略

2.1 强化医院对医疗设备档案管理意识

要提高医院医疗设备档案管理工作的效率，就必须要让医院及相关人员意识到医疗设备档案管理工作的重要性，强化其档案管理意识，使其能够在医疗设备档案管理工作中投入更多的精力和资金。比如，定期对与医疗设备有关的人员进行培训，使设备使用者能够正确的使用设备，提高设备的利用效率，并形成完整的设备使用资料；使设备维护、检修人员能够更加重视自己的工作，在每一次维护、故障处理之后，都要将相关的内容详细的记录下来，形成记录表。如处于保修期的零件出现故障，则要及时送回生产企业处理，这样可为医院节约一部分设备维护成本[2]。而医疗设备档案管理人员则要第一时间将这些资料收集起来整理好，并对其进行分析，为其他部门的工作提供参考依据，从而促使其他部门效率的提高。并且，强化医院的医疗设备档案管理意识，还能使医院在档案管理工作中投入更多的资金，使医疗设备档案管理工作的人员和设备配置都能得到保障。

2.2 创建科学医疗设备档案管理模式

在医院、科室以及设备管理部门中建立三级管理环节，明确每位人员的工作职责与目标，做到分散管理、权责划分、归档集中及管理统一等标准，同时将设备档案管理制度进行改进与完善，根据医院实际情况及相关标准制定医疗设备档案管理方案以及设备档案归档制度，详细化医疗设备归档的范围，通常情况需要在购买或按照医疗设备后有可行性论证报告，其中涵盖材料有订货合同、调查资料、购买清单、安装设备、使用说明书以及招标记录等。同时将设备档案信息库不断完善，医院购买设备中需要根据价格来实行等级划分，对于贵重设备需要及时在电脑中录入相关信息，方便后续使用的查阅，并根据购买阶段制作文件资料，确保所有阶段都有记录，以此来为后续设备的购买提供相应的数据保障与支持。

2.3 提高医疗设备档案管理信息化水平

传统的医疗设备档案管理工作是通过人工方式进行的，不仅工作效率低下，还很容易出现错误。将信息化管理技术运用到医疗设备档案管理工作中，可有效的提高医疗设备档案管理工作效率和准确性，还能提高其信息化水平。比如，建立专门的医疗设备档案管理平台，并将平台分为多个模块，分别用于医疗设备档案管理的收集、整理、分析、检索等工作[4]。如果需要使用档案中的信息，可直接通过平台查询、借阅相关的资料文件，通过电子借阅减少设备档案管理人员的工作量，实现远程智能借阅。在管理人员对档案进行管理的过程中，还可随时将新的资料信息更新到对应的设备中，使医疗设备档案更加完善。所以，在医院医疗设备档案管理中，通过信息化手段对其进行管理是其未来的主要发展趋势。

2.4 提高医疗设备档案管理人员素质

医疗设备档案管理人员的素质决定着档案管理工作质量，所以提高医疗设备档案管理人员的素质非常必要。医疗设备档案不仅仅是将与医疗设备相关的资料储存起来，其中的信息还具有非常重要的价值，通过对资料信息进行分析，可让医院全面了解医疗设备的使用情况，从而针对性的调整设备使用方案，将设备的价值充分的发挥出来，降低企业的运营成本[3]。因此，必须要提高医疗设备档案管理工作质量。比如，医疗设备档案管理人员要经常与设备使用部门、设备管理部门沟通，了解设备的使用情况，对各部门提供的相关资料进行核实，以确保设备档案信息的真实性和完整性。同时，要加强对设备档案管理人员的培训，为其提供进一步学习的机会，使管理人员能够掌握先进的档案管理知识，提高其管理技能[5]。在日常管理工作中，要按时对档案进行清查，对于信息不完整的档案应及时将其补充完整，信息有误的档案则应及时更正，从而保证医疗设备档案质量。