对事业单位人力资源信息化管理的思考

张京

摘要：随着信息化的不断发展，为人力资源管理工作提供了高效管理的平台。事业单位人力资源管理长期停留在手工管理、事务性管理的层面，存在管理手段相对落后、管理效率低下的问题。将信息化管理理念及方法有效的引入到事业单位人力资源管理中，可提升人才管理的效率，实现动态、全面、高效的人力资源管理。

关键词：事业单位;人力资源;信息化管理

提升事业单位人力资源管理效率是管理者的目标，也是衡量管理质量的一个重要指标。事业单位改革中不断减少行政管理人员编制、压缩人员数量，对于人力源管理工作，努力提升管理工作效率显得尤为重要，将信息化管理理念及方法引入到人力资源专业管理工作中，是人力资源管理发展的必然趋势。目前很多专业的软件开发公司也推出了一些面向事业单位人力资源管理的专业系统，但在系统的开发与使用过程中存在一些问题，事业单位专业管理者应在信息化管理中不断地深入思考，将信息化管理以最优的方式参与到人力资源专业管理工作中，以达到优化管理方式、提升管理效率的目的。

一、事业单位人力资源管理信息化现状

事业单位人力资源管理长期以来仍停留在“人事管理”状态，即静态的、事务性的管理模式。管理者大部分精力用于处理日常的琐事，忙于处理大量的事务性工作，如人员调配手续、薪酬核算与发放、各种报表的统计等，很难真正涉及人力资源管理及开发的核心工作，分析优化人才状况、提升人才质量，将人力资源管理提升到与组织发展战略相匹配的高度。近年来随着事业单位人力资源管理地不断发展，已逐步将信息化管理理念引入到人力资源管理中，很多事业单位都不同程度地使用了信息化管理手段，使用专业软件参与管理工作。从笔者所在的事业单位人力资源信息管理的发展过程看，目前还存在如下问题：

1.人员信息更新不及时，系统信息准确性不高。

人才管理信息系统构建完成后，人员基础信息是实现信息化管理的基础平台，信息的及时、准确决定着后续的管理质量，因此人员信息的时时更新是信息管理的基础性工作。人员信息的变动非常快，建立良好的人员信息更新机制是一项重要的工作。作为人力资源工作者需建立人员信息时时更新维护的意识，才能切实保证信息的准确性。目前很多人才管理系统的日常信息维护不够及时，导致信息更新滯后，影响系统后期使用的效率。

2.人才管理系统大多停留在静态信息管理层面，流程管理利用率较低。

目前大部分事业单位对人才管理系统的利用更多停留在信息的管理、统计上，很多流程性管理工作还是在线下手工完成，例如人员流动管理，涉及较多的审批环节，线下办理时间长、效率低、过程性资料繁多、流程不规范。

3.信息共享不够，系统化管理有待提高。

人才管理信息化的优势之一就是实现有效信息共享，使得人才信息利用率大幅度提升。但是目前人才信息基本还是供人力资源专业部门进行日常的管理，信息利用率较低，不能充分体现信息化管理的效率。

4.依托信息系统办理行政事务性工作的利用率不高。

人力资源信息化管理还不能完全取代事务性工作，没有充分发挥信息化管理的优势。

二、在人力资源管理中信息化的应用

人力资源管理的六大模块，即：人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理和劳动关系管理，信息化管理可以全面地参与六大管理模块。现就各管理模块的信息化应用进行阐述。

1.人力资源规划

人才资源规划是对基础数据进行现有人才分析及未来人才预测，人才的信息化可以快速地提取现有人才状况，按规划的条件、要求，科学准确地分析人才供需状态，为单位人才战略提供可靠的人才数据。

2.招聘与配置

首先可利用人才信息系统进行人才需求分析，获得准确的人才需求数据;其次简历投放、回收及统计均可采用系统进行线上实施，设置好简历要求的筛选条件即可快速准确地筛选出满足条件的简历;最后还可通过信息系统与应聘人员进行统一沟通。这样招聘的前期工作基本可以由信息系统完成，减少大量的人工简历筛选及与应聘者沟通的工作量。目前很多人才系统还可开发、提供线上面试测评的功能，提高了招聘测评效率，有效地降低了招聘的成本。

3.培训与开发。

培训需求可通过现有人员信息与岗位需求进行数据对比分析，找到人才专业及技能的提升项目;同时还可通过线上调查问卷快速获取人员培训需求信息。培训管理专员进行后期的数据汇总，确定培训方向、课程，准确地设置培训计划及课程，提高员工培训的准确性。培训的实施及反馈也可放在系统中完成，实现培训开发的线上闭环管理。

4.绩效管理。

绩效管理是人才管理的日常工作，将绩效考核指标体系放在信息系统中，员工可通过自主线上测评完成。依托人事管理权限的设置，完成领导对下属员工的线上测评，最后由系统生成绩效考核结果。绩效考核结果还可与薪酬及晋升模块数据共享，直接参与薪酬兑现及晋升考核的数据共享。

5.薪酬福利管理

人才资源信息系统可外挂考勤机直接进行员工出勤管理，生成出勤数据参与薪酬的核算，包括与出勤数据相关的全部薪酬项目，如出勤绩效工资、加值班费等。还可通过流程管理实现员工的线上请销假审批手续，经过系统汇总生成相应的工资数据。既减少了线下的请销假手续，还可准确统计汇总，计算相关的工资数据。

6.劳动关系管理

目前系统管理劳动关系主要可从两个方面实现，一方面是聘用合同管理，包括合同期限管理、合同到期预警等;另一面是线上合同签订流程，合同签订、续订通过信息系统推送给相应的员工，经过安全的身份识别后完成签订环节，有效提高工作效率。

另外，信息系统还可用于多种流程性管理，人员的流动，包括调入调出的流程审批，直接将人员信息通过相应流程，审批完成后进入系统，连接相应的管理模块。还可通过严格的信息使用权限设置，进行信息共享的最大化，确保信息的准确、统一。事业单位人力资源管理者可以不断地开发拓展信息化在人力资源管理中的应用，提升人力资源管理的信息科学管理，以促进事业单位的整体管理水平。