浅析商务英语函电写作中的用词技巧

陈萍

随着国际贸易活动的增多，商务英语函电作为跨国交易中交易者之间信息沟通的媒介与纽带，为对外贸易的顺利开展做出了巨大的贡献。但是由于文化背景、语言习惯的不同，跨国交易者在书面交流时会出现各种各样的语言问题，而词汇问题尤为突出。在函电写作中必须明确语义，使用合适、正确的词汇，提高函电的质量，避免贸易纠纷，促进国际贸易的顺利完成。文章从商务英语函电词汇的特点出发，分析函电写作中经常出现的问题，并提出英语函电写作中的用词技巧。

一、商务英语函电词汇特点

（一）专业性强

商务英语函电的撰写是商务活动中必不可少的环节，是帮助企业开发国际客户，与国际客户进行沟通便捷、有效的方式。函电基础知识包括：建立业务关系、商务谈判、订立合同、付款方式、包装、保险、装运、投诉和索赔等。对外贸易的各个环节都需要通过函电来协助完成，而国与国之间的贸易活动是严谨、系统的，因此，书面信息的传递必须使用贸易双方熟悉的词汇，避免产生不必要的纠纷，这使得函电词汇具有很强的专业性。

（二）缩略词使用广泛

语言学家马丁内提出了语言经济性原则，即在语言交际活动中要用较少的、省力的、熟悉的、普遍性的语言。国际商务活动中大量使用缩略词，正是为了准确、快速地传递信息，遵循了语言经济性原则，有助于不同文化间的沟通与交流。英语函电中经常使用简洁明了的贸易缩略词，如价格术语：FOB（离岸价）、CIF（成本加保险费、运费），支付方式缩略词：L/C（信用证）、D/A（承兑交单）、D/P（付款交单），包装重量缩略词：CTN（纸箱）、DOZ（一打）、G.W.（毛重），保险缩略词：FPA（平安险）、WPA（水渍险）、TPND（偷窃提货不着险）以及贸易机构缩略词：WTO（世界贸易组织）、IMF（国际货币基金组织）、PICC（中国人民保险）等。这些缩略词贯穿贸易流程，对于每个贸易环节都至关重要。

（三）朴实规范

商务英语函电的主要作用是将交易目的、交易内容、交易过程明确地表达出来，因此，经常用短句和朴实的字词来描述相关事实，不需要用华丽的辞藻来描述。例如，在描述产品时，只需要如实将产品的规格、颜色、形状、重量等阐述出来便可，不需要用过多的形容词来锦上添花;“and、however”等使句子更加冗长复杂的词汇很少使用，“which、that”等引导定语从句的关系词会使句子意思难以理解，在商务英语函电中也很少使用。另外，涉外商务活动应遵循相应的法律法规，外贸函电记录了买卖双方的交易行为，可以为理赔等纠纷案提供证据，因此，函电写作应正式规范。例如，当提出索赔时用：“claim：We lodge a claim with you for the short-weight.”（我们就短重向你方提出索赔）说明质量与合同不符时可以用：“We found that the quality of the goods was not in conformity with the contract stipulations.”（我们发现质量与合同规定不符）

二、商务英语函电写作中词汇使用常见问题

由于中文表达与英文表達的差异，跨国贸易者在进行跨文化交际时容易在语法，词汇的拼写、搭配、时态等方面出现错误，具体表现在以下方面。首先是专业术语表达错误，如“广交会”一般会被翻译为“Guangzhou Trade Fair”，实际上这个词的行话应该是“Canton Fair”。其次，由于母语负迁移等因素的影响，我国贸易者在撰写英语函电时，经常会出现中式英语的表达方式，如“The price of your product is very expensive.”（你方产品的价格很贵）对于母语非英语的人来说，“贵”的翻译先入为主的是“expensive”，而这句话中应用“high”与“price”进行搭配。最后，文字表达偏书面化，如在表示道歉时会使用“Its regretted that…”而不是“Im sorry…”。在实际的函电写作中，由于邮件替代对话，部分用词口语化更能表达写信人的真诚。

三、商务英语函电写作中的用词技巧

（一）使用专业词汇

在书写商务英语函电时，要注重文体的格式、表达的语气、词汇的意思，尽量使用专业性强的词汇，如保险费insurance premium，清洁提单clean B/L，信用证letter of credit等。英语词汇的准确表达与词义的正确理解，是达成贸易的重要保障。函电中的专业术语是经过长期、频繁的国际贸易交流与合作逐渐形成的，具有共识性，可以帮助简化交易手续、缩短成交时间。例如，FOB表示的是卖方在合同规定的港口把货物装到买方指定的运载工具上，负担货物装上运载工具为止的一切费用和风险的价格。简洁的术语便可将买卖双方的责任与风险清晰地划分出来，各个国家普遍认可。

商务活动涉及的范围非常广，专业词汇是行业领域的重要组成部分，与企业、产品、服务以及专业人员等有密切的联系。使用专业词汇可以降低沟通成本、提高贸易效率。常见的专业词汇有credit standing（信誉情况），firm offer（实盘），coverage（保险范围），drawer（出票人），shipping advice（装运通知），beneficiary（受益人），negotiating bank（议付行）等。

（二）使用固定搭配词汇

英语中存在一词多义、一义多词的现象。在口译过程中，译者可以根据发言人的语音语调以及文化背景选择合适的译词;但是在商务函电中，双方的沟通介质只有文字，无法及时获取对方的态度、语音语调等信息，也就是说，一封信函要囊括多种信息，所以，措辞必须准确无误。例如，“以……为收益人”用“in favor of”，“投保”用“cover”，“不可撤销信用证”用“irrevocable L/C”，“佣金”用“commission”，“带插图的目录”用“illustrated catalogue”，“立即装运”用“prompt shipment”，“对某物询价”用“make an inquiry for sth.”。使用固定搭配的词语可以减少写作错误的出现频率，从而避免对企业造成经济损失。如“我们用即期信用证付款。”一般翻译成“We would like to pay by L/C at sight.”，如果译成“We would like to pay you as soon as we receive your documents.”则容易使人产生误解。另外，英语中的固定搭配是已经约定俗成的用法，具有特定的意义，使用固定搭配，贸易双方都能够准确地理解对方想要传达的信息。

（三）使用礼貌用语词汇

在商务活动中，贸易双方要互相尊重，因此，人们利用一些商务准则来约束自己的行为，这不仅涉及人们的言谈举止，还包括书信的往来。在商务英语函电的写作中，也应注意商务礼仪的要求，避免使用命令性的词汇，应用被动语态代替主动语态，弱化语气，以免双方产生矛盾。例如，“Your products need to be improved in quality.”比“You should improve the quality of your products.”语气更为委婉，更容易被人接受。另外，尽量用以对方为中心的词汇，保持商量的口吻，比如收到来信常使用“Thank you for your letter of…”等作为回信开头。商务信函中用疑问句式代替肯定句，如“Would you please…？”等。你方为先的礼貌原则可以将函电撰写者表达的重心转移到事件上，而不是收信人，积极、正面的词汇更有利于协商解决问题。

四、结语

商务英语函电的写作应该秉承认真、严谨的作风，遵循国际贸易法律、法规，符合商务礼仪规范的要求。一封优质的英语函电不仅可以帮助企业和客户建立良好的关系，还可以为企业创造更多的合作机会。在任何一个撰写函电的环节都要精准用词，这样才能反映交易过程中的客观事实，使函电的积极作用得到最大程度地发挥。

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（作者单位 苏州健雄职业技术学院）