企事业单位档案信息化管理探究

王玉阁

摘 要 随着信息技术的不断进步，信息技术与各项产业进行了融合发展。在单位档案管理过程中，通过信息技术的融合，改变了传统档案管理工作模式效率低及档案资源利用率不足的问题。本文经研究将从企事业单位档案管理工作的信息化是发展的必然趋势以及当今社会的档案信息发展趋势入手并提出解决思路。

关键词 企事业单位;档案管理;信息化;策略

随着全球经济的高速增长及现代信息技术的不断进步，越来越多的新一代信息技术逐步应用到日常生活生产中。档案信息化是信息技术与档案管理工作 深度融合的成果，是新一代信息技术变革应运而生的产物，是档案管理工作发展的必然趋势。传统企事业单位档案管理是一种以纸质载体档案为主的人工管理模式，其收集、整理、归档及利用的效率低下，满足不了日益增长的信息需求，而信息技术使档案管理焕发了一股生机与活力。传统档案的载体主要是纸质，易损毁、利用方式单一，且利用范围受到限制;开展档案信息化管理，可以在有限范围内最大化地利用信息资源。因此，提升企事业单位档案工作的管理水平，改变传统的档案管理模式，实施档案信息化管理已经刻不容缓。

1企事业单位档案管理工作的信息化是发展的必然趋势

任何一家企事业单位的生产经营活动都会产生相应的文件材料，这些文件材料是支撑企业生产活动的重要凭证和依据，是企业不可缺失的无形资产，因此档案管理工作在社会的各个领域都发挥着重要的作用。吸纳相关人才，吸收先进技术，加快档案管理工作的信息化进程，促进档案工作现代化、科学化发展，进而保证了社会生产生活的高效、安全和便捷。

传统的档案管理工作由于对安全性缺乏必要的重视，同时由于档案部门的自身防范手段和抵御手段较为落后，因此很容易被不法分子入侵，导致数据库被偷盗，个人信息被贩卖。信息化管理部门由于网络安全防御措施做得不到位，同时不够重视内部人员的网络安全和线下安全的防范意识导致信息失窃行为时常发生。例如2015年5月份某县工作人员发现宣传部一台计算机非法违规存储国家机密信息，经调查，该计算机的使用人员是该部门的工作人员，此人在未告知领导的情况下私自将领导硬盘中的部分涉密文件拷贝到自己的计算机中，导致大量机密信息遭到失窃，造成了严重的社会隐患和安全。

完善好档案管理工作的信息化流程也能够大幅度减轻管理人员的工作压力和工作量，减少员工在长时间工作后可能对文书档案等关键信息的录入错误等不必要的失误出现，让管理人员在相对轻松的工作环境下办公，这对于提升档案管理工作效率具有重要意义[1]。

2当今社会档案信息的发展趋势

2.1 档案信息处理工作的复杂性大幅提升

随着信息技术的不断发展和普及，高速便捷的互联网服务走进了千家万户，同时人们也开始利用互联网查询和录入档案信息。因为互联网自身的便捷性导致档案信息用户也开始逐年递增。这也增加了档案信息化人员的工作量，同时互联网对于档案管理工作的也有相当大的影响，另外网络普及导致大量的无用和垃圾信息涌入，也增加了信息辨识的负担，从而降低了档案信息的精准度，也让归档工作变得更加的困难。很多用户对于档案的真实性和准确性提出了质疑，档案管理工作的专业化与多元化无法得到有效的推进。

2.2 档案信息服务工作的优质化需求不断提高

档案管理工作中应用信息技术的手段推动档案工作改革，可以更好地提高服务质量和效率，对档案管理工作中检索和归档环节进行应用手段改革，在档案的信息整理工作中采取实体档案和电子档案并举的措施。对于实体档案可减少相关信息的整理数量，将归档信息主要集中于重要的企业信息上;在电子档案的归档过程中，运用计算机强大的计算能力把复杂的信息进行自动整理和归纳，从而减轻信息管理部门人员的工作强度，同时也更好地利用了信息技术，从而实现档案管理工作的信息化[2]。

3如何开展好企事业单位档案信息化管理工作

3.1 依托企事业单位的局域网构建档案管理信息化系统

各企事业单位都拥有着自己的局域网，在局域网上构建一套企业级档案管理信息化系统，与OA 、ERP等业务应用系统进行集成，通过OA 、ERP等业务应用系统对分散在各个部门的信息进行自动整合和收集，并通过资源互通和运用信息技术实现元数据的采集和加工，对于不必要的信息予以剔除加以筛查，同时安排相关工作人员进行严格的后期审查从而保证信息归档工作的完整性和准确性，避免信息孤立化，保证信息的管理与应用。

3.2 以PDM为管理平台对产品设计等相关环节进行电子档案管理

利用PDM系统对产品数据进行管理，能实时采集产品研制、生产文件的审批、更改、查阅、编辑等过程文件，也能实现对电子信息进行实时归档和全文浏览以及数据传发、二维码自动生成，对于产品信息也能够实时显示三维数据，便于管理者和产品设计研发人员进行审查与选择。利用PDM软件可以进行项目图纸设计、产品模型设计、工程概览、技术规范，并且能够对于产品的工艺资料、原材料构成以及设备、元部件、产品等信息进行相关的整理以及显示。

3.3 建立完善的档案管理信息化系统并对企业内部员工开放

档案管理部门整理信息的首要目的就是便于为研发、管理等重要核心人员的决策提供支撑，摆脱以往查询相关资料需要进行一系列烦琐的手续，调用相关实体资料，从而严重延缓决策时间以及研究效率的方式。档案管理信息化系统对企业内部人员提供免费查询服务，实现海量信息的精准查找。通过登录系统，用户也可以通过首字母查询、模糊字查询、分类查询等多种查询方式找到想要的相关资源以及信息。对于档案管理部门来说，系统能够实时查询文件的浏览次数、借阅时间、借阅情况并且可以进行更加灵活的更改，持续改进档案管理信息系统，缩短产品研制周期[3]。

4结束语

企事业单位档案信息化管理水平的提升对于我国的企事业单位建设以及提升企业市场竞争力有着巨大的发展意义和发展前景，企事业单位档案信息化管理一定要从实际入手，结合本单位的社会生产实践与信息化系统有机结合，才能够切实的提升企事业单位档案信息化进程，同时，在进行档案信息化建设的过程中也要加强档案管理人员的素质提升。

参考文献

[1] 李新路.档案管理信息化建设探究[J].黑龍江科学，2018，9（21）：146-147.

[2] 王法昌.企事业单位档案管理信息化探究[J].赤子（上中旬），2015（24）：152.

[3] 方红.企事业单位档案信息化管理研究[J].中国档案，2011（4）：38-39.