图书馆编目业务外包质量控制要点研究

贺丹丹

关键词：编目业务外包;现状;质量控制;要点

摘 要：编目情况直接影响了图书馆的使用效益，对图书馆运营具有至关重要的意义。文章主要从图书馆编目业务外包流程出发，分析外包过程中的各项内容，并结合某图书馆编目业务外包现状，深入挖掘外包过程中的质量问题及影响因素，提出了系统化、层次化编目业务外包质量控制方案，以期为图书馆外包业务管控提供参考。

中图分类号：G250文献标识码：A文章编号：1003-1588（2020）11-0119-03

编目业务内容较为复杂，工作量较大，很难全部由图书馆独立完成，往往采用外包形式实现。但在实际外包过程中，受人员因素、技术因素、环境因素等影响，图书馆编目业务外包非常容易出现错误，外包质量参差不齐，严重影响了图书的正常借阅和使用。如何对图书馆编目业务外包质量进行控制，做好外包工作的监督和管理，已经成为新时期图书馆关注的焦点。

1 图书馆编目业务外包模式分析

图书馆在运营过程中往往需要对图书信息进行编目，以方便读者查找和借阅。这类编目业务要对图书信息进行详细记录，工作量非常大，单纯依靠图书馆员很难完成。编目业务外包可依照具体开展情况被划分为不同模式，具体情况见表1。

图书馆在开展外包业务时往往依照编目工作要求进行招投标，对外包商的业务能力、资质情况、业务案例等进行打分，形成规范的编目业务外包体系。外包商在中标后要依照合同要求进行相应的采编工作，包括订单确认、编目审校、加工验收等，形成相应的图书编目信息，并交由图书馆进行典藏流通，具体情况见图1。

2 图书馆编目业务外包现状及问题

笔者主要以某图书馆为例，对其编目业务外包现状进行分析，确定其业务开展中存在的问题及影响因素。

2.1 编目业务外包现状

某图书馆是由深圳市政府投资的大型现代化文化设施，占地面积近50，000平方米，设置有读者服务中心、资源中心、技术中心、管理中心，分别完成相应的图书管理和借阅服务，功能设置非常齐全。随着人们生活水平的逐步提升，某图书馆加大了图书资源采购力度，依照读者需求对图书馆典藏工作进行拓展，在传统资源的基础上增加了数字资源，从根本上提升了图书馆的资源存储量。但在资源编目方面，由于该馆专业采编人员不到10人，根本无法完成上述资源的全部编目工作。

为保证日常工作能够顺利开展，某图书馆开始采用编目业务外包形式完成各项资源典藏工作，通过招投标方式进行编目业务外包社会化尝试。截止到目前，某图书馆形成了一体化编目业务体系，包括内部管理和外部加工两部分。内部管理主要包括编目整理、验收典藏、手工加工等，外包部分主要包括编目、条形码粘贴、防盗磁条安装、书标等。从2014年开始，为了提升编目业务的工作效益，某图书馆与外包商签订异地加工合同，由图书供应商直接將采购的图书编目、验收入藏，加工完成后形成完整的典藏信息交由图书馆，减少了中间不必要的图书信息二次核对环节，全面提升了图书馆文献加工处理效率。

2.2 编目业务外包问题

编目业务外包虽然在一定程度上提升了图书馆的资源管理成效，但由于外包中的不可控因素较多，编目很容易出现信息不完整、信息错误等问题，造成实际图书信息与外包加工数据不一致的问题，影响图书资源的正常借阅。某图书馆编目业务外包也存在上述问题，具体包括：①书目信息错误。2018年，某图书馆编目环节共出现书目信息错误221起，其中书名不一致21起、信息不匹配39起、价格错误27起、信息录入不全115起。信息录入不全已经成为影响书目借阅的主要原因，导致图书馆使用效果大打折扣。②馆藏信息错误。该问题在某图书馆编目业务外包中屡见不鲜，仅2018年就出现大量信息严重错误，不得不对在馆图书信息进行二次梳理，浪费了大量图书馆资源。笔者在梳理过程中发现，馆内收藏实物与信息不匹配问题、多种图书重号问题等较为严重，导致读者在借阅过程中出现错借或无法借阅问题。同时，部分图书在收藏过程中无书号、编码等，也会导致图书借阅出现错误，业务重复情况严重。③外包加工不规范。某图书馆在编目业务外包过程中对编目进行了严格要求和规定，但部分外包商为了缩短工期和减少工作量，不注重加工质量，导致编目不规范问题频发。如：2018年3月上交批次图书中部分书脊磁条外露，读者可以直接将磁条抽出带走图书;7月上交批次图书中部分图书未有盖藏书章，内部条形码、书标等漏贴，在实际借阅过程中需要进行二次加工;12月图书编目检查中发现部分图书索书号与书标不一致、书标损坏等。这些错误在一定程度上影响了图书馆的正常运营，往往需要进行二次编目加工，造成严重的资源浪费。

3 图书馆编目业务外包质量控制的要点

从某图书馆编目业务外包过程可以发现，我国图书馆对编目业务外包不够重视，缺乏对资源、人员、制度等的管理。尤其是在质量控制体系方面，图书馆需要结合实际情况形成有针对性的质量控制要点，构建系统化、层次化、高效化的管理架构。

3.1 “六位一体”质量控制架构

受外包商、合同、工作标准、交流沟通、内部管理、外包联盟等因素的影响，某图书馆在编目外包过程中很容易出现由这些因素造成的编目混乱、数据错误、典藏信息不匹配等问题。为此，图书馆在实际工作中需要从上述六个方面着手，形成系统化的管理架构，构建以这些因素为核心的“六位一体”编目业务外包质量控制体系，具体情况见图2。

图书馆要对人员要素、市场要素、管理要素等进行全面把握，从内外两个方面出发对图书馆编目业务外包质量进行管控，掌握各项工作的核心要点，真正实现图书馆编目业务外包质量的全面优化。

3.2 “六位一体”质量控制的开展

3.2.1 外包商的选择。图书馆要依照国际图书馆编目业务外包经验及相关条例对外包商的资质、业务情况、行业信誉等开展调查，在确定能够满足本次编目业务需求后方可将其纳入招标名录。一般招标的硬性指标必须包括业务规模、服务能力、专业资质、企业信誉等内容。此外，图书馆还要结合编目业务中的特殊需求对外包商的能力进行考察，包括外包商编目人员技能水平、企业运营情况等，避免出现恶意竞标、粗制滥造问题。在必要情况下，图书馆还可以形成外包商等级评价机制，对优质外包商进行评级，依照评级结果进行招标。

3.2.2 外包合同的制定。合同是对外包商编目业务进行约束、提升编目质量的关键。常规合同内容需要包括双方的权利和义务、价格、工期、编目业务范围、编目质量标准、违约责任等。鉴于当前图书馆编目业务外包问题较为严重，图书馆在制定合同时需要依照上述内容形成相应的条例，包括编目信息不匹配、编目错误等问题，明确具体责任及惩罚措施，确保外包商能够严格依照合同规范图书编目，从根本上提升编目业务外包的质量。

3.2.3 工作标准的制定。不同功能的图书馆对编目业务有不同的要求，图书馆在业务外包过程中需要结合自身资源、典藏等形成有针对性的工作标准。我国对图书馆编目工作制定了《中国文献编目规则》《中国图书馆分类法》《中国机读目录格式使用手册》等，明确了图书编目中的各项标准，包括字段录入、符号选择、年限标注等。图书馆要严格依照上述指标对外包商业务进行约束，确保外包商能够合理、规范地进行信息编录，避免字段不规范、符号不匹配等问题的出现。

3.2.4 业务交流与沟通。内外沟通有助于提升图书馆编目业务外包中的各项信息交互，及时对出现的问题进行反馈，避免出现以次充好或恶意瞒报等问题，全面提升编目业务外包的成效。外包商编目人员往往在专业技能方面较为精通，但对书籍信息了解得并不全面，很容易出现由自身理解错误或理解不到位导致的信息不准确问题，造成校审受阻。为此，图书馆需要做好二者之间的沟通，确保图书馆与外包商之间能够实时进行信息交流，就编目中出现的问题进行协商和处理。

3.2.5 图书馆内部管理。图书馆在编目完成后需要进行典藏，由馆员进行审校，这是保证编目质量的重要环节。图书馆需要选择专业编目人员对上述信息进行检查，在現场对外包工作中的各个环节进行审校，确定外包商是否严格依照要求进行编目，是否存在编目错误、信息不匹配、加工不规范等问题，一旦发现上述问题要及时要求外包商进行整改。同时，图书馆还需要形成系统的管理机制，包括编目审校制度、数据标准审校制度等，对各项管理工作进行细化，确保相关人员能够在工作中有章可循、有据可依。

3.2.6 形成外包联盟。该联盟可以通过CALIS构建，选择优质外包商参与到平台中，形成外包联盟体系，由图书馆选取专业人员进行定期培训和管理，加强外包商编目业务的交流与调整，实现共同进步。

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（编校：崔 萌）