中小企业会计档案管理存在的问题及对策

洪鸿锐

摘要：良好的会计档案管理能较全面反映企业日常管理的状况，并对财产保护等起到重要作用，但目前中小企业在会计档案管理方面仍存在许多问题，这些问题导致会计档案无法发挥相应的效应。本文拟对存在的问题作出分析，并提出若干解决方案，希望对解决中小企业会计档案管理方面不足之处提供借鉴与参考。

关键词：会计档案管理；中小企业；问题；对策方法

一、会计档案管理概述

中小企业在日常运营过程中，会产生各种形式的资料。这些资料是客观记录企业日常经营事务的载体，其中涉及财务的资料最后都会汇总进入会计部门，经过会计程序处理后，成为会计凭证，会计账簿，会计报表等会计资料，归档后即成了会计档案。《会计档案管理办法》中指出，会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

会计资料的特性决定了会计档案具有稳定性和连续性的特点，因而也使得会计档案管理对一个企业产生了重要的作用。首先，系统的会计档案管理能够全面、连续地记录中小企业各个时期的经济财务活动，经营发展历程的曲折，经营成果的得与失，给企业未来的发展和经营提供相关数据参考，更能掌握正确的方向；其次，健全完整的会计档案记录，可以在有异议时提供有力的证据，从而使问题能够得到有效的解决。最后，真实的会计档案记录，还能对公司财务起到保护作用。

二、目前中小企业会计档案管理存在的问题及其原因

目前多数中小企业的会计档案管理存在瑕疵和短板，具体表现在：

（一）中小企业企业主没有会计档案管理的意识。大多数中小民营企业主，在销售、生产、研发技术等方面相对重视，却少有会计档案管理的概念。他们关注的是公司业绩，潜意识中认为会计档案管理工作对提高公司利润并无多大帮助。只有当他们需要时，才会想到去翻找之前的单证。如笔者供职过的HH集团混凝土子公司，生产销售混凝土产品产生大量的送货单和对账单，但平时不重视这些单据的收集归档管理。若干年后由于应收账款诉讼需要提供这些单据作为证据，则由于时过境迁，人员频繁变动，送货单和对账单均七零八落，无法完整提供，影响了诉讼进程。

（二）单位内部没有明确档案管理责任人和归口管理部门。《会计档案管理办法》规定单位应当加强会计档案管理工作，但单位内部如何实施，则是取决于每个企业的管理水平。中小企业管理普遍松散，部门组织机构设置流于形式，更遑论规定会计档案归口管理部门。

（三）会计档案最直接接触的会计人员业务水平参差不齐，未接受过专业的档案培训，没有形成保管会计档案的习惯，甚至没有会计档案管理的内在要求职责。会计档案资料种类多，繁杂，整理花费时间长，甚至吃力不讨好。普通会计人员不愿意做这些琐碎的工作，中层人员如不重视，则导致会计档案工作凌乱。另外，中小企业会计人员流动性大，如果没有持续有效的制度约束，会计档案则有可能物随人乱，无法有序衔接。

（四）没有借阅和登记制度。借出借入随意拿走，没有最基本的登记制度，事后如未用到相关档案，则容易淡忘。若经手人员中途离职，更是不了了之。

（五）一些涉及企业内部或是商业秘密的资料，可能违规违法，企业主不愿意长期保存，以免影响日后正常经营。基本间隔一段时间就予以销毁，造成会计档案管理工作断层。

三、针对中小企业会计档案管理存在的问题可采取的对策

（一）完善好中小企业会计档案管理工作，不仅是法律的要求，也是企业日常有效管理应有之义。会计档案不仅是财务部门的事，更是牵涉每个业务部门，要在全体职工特别是管理层树立会计档案重要性的观念，管理者必须高度重视这个问题，将其视为提升企业业绩的一个重要环节。同时，会计档案资料要全面反映企业经济业务，管理者不应有所隐匿。

（二）明确会计档案管理工作责任部门和责任人。法规要求单位单设档案管理机构，但由于中小企业规模小，实际工作中，会计档案管理工作可归为行政部门一项日常职责，以减少机构臃肿，提高效率。会计部门和行政部门作为会计档案管理共同责任人。会计档案存放地方应因地制宜，在企业内部辟出专门保管室。如果与其他档案一起存放，那么会计档案须间隔开，以方便后续查找。档案室保管责任人应为二人，以强化保密工作的效果。

（三）随着国家电子票据等方面的全面推广、使用，以及企业信息化管理水平的提高，越来越多的凭证、账簿、报表等会计资料能够以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案。根据财政部门的规定，这些电子会计档案若是符合档案要求，则具备同等的法律效力，可以仅以此入账。因此，企业应加大信息化投入力度，运用最新的信息化手段，使电子会计档案的长期存储、防范窜改，后续查阅等方面得到更大的保障。

（四）制定会计档案管理制度，规范操作流程。在会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等方面的制度予以完善，特别是要强化安全防护技术和措施，力求后续会计档案的真实和完整。

1.会计人员在日常工作中，及时收集，整理好会计资料。如出现错漏，直接找相关人员即时解决，以免时间久了不了了之，并细化区分资料，分门别类好，为日后形成完备会计档案奠定基础。行政部门必须切实履行好定期检查、督促会计日常档案管理工作并形成记录的工作职责。

2.按照法规规定，会计年度终了后，财务部门可临时保管一年，至多三年，须移交行政部门进行归档保管。各企业可根据法规要求结合实际情况，制订移交操作指引，编制会计档案移交清册，列明需要的相关资料，保持资料的原封，其中电子会计档案应同时将元数据或读取平台同时移交归档并作重点验收。

3.归档后，日常需要查阅、复制、借出会计档案时，须履行登记手续，并在规定时间内原状返还，不得随意篡改和损坏。行政保管人员必须切实履行好监督职责，特别是跟踪借出会计档案后续的归还，适时催促。

4.对已到保管期限的会计档案要定期进行鉴定，形成书面意见，并作出重新划分保管期限或是销毁的决定。经鉴定可以销毁的，行政保管部门编制销毁清册，单位负责人及相关部门签署意见，并联合会计部门进行监销后签字确认。

5.对于保管期满但仍有未了事项的会计凭证不得销毁，应单独抽出或转存，保管到该事项完结时为止。

（五）会计人员离职时，除移交日常工作及资料外，对任职期内已形成会计档案归档的，同样需作离职交接。可通过制作会计档案清单说明，档案保管情况，指出存在问题并提建议等作为移交资料。行政部门履行好监交工作，督促离职会计人员完整移交会计档案情况说明，以免影响其正常离职。

（六）按最新法规规定，会计档案保管年限除非年度会计报表和其他会计资料为10年外，主要的会计档案资料为30年。据此，中小企业须建立会计档案长效保管机制，避免出现因人员变动造成的制度缺失，会计档案管理工作才能保证符合法规要求。

四、结语

综上所述，随着社会的进步，中小企业會计档案管理尤为必要，其工作的完善程度，不仅关系到是否符合法律要求，同样也体现了企业的管理水平。重视好会计档案管理工作，切实将这项工作渗透到各业务部门特别是会计和行政部门，对于提高企业经营效率有极大的帮助。■

参考文献：

[1]关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知[Z].财会〔2020〕6 号.

[2]财政部.会计档案管理办法[Z].国家档案局令第79号.