工程设计档案数字化管理研究

高 巍 太原市建筑设计研究院

1 引言

工程设计档案数字化建设为工程设计档案管理带来了诸多便利，一方面，采用电子档案，避免了以往获取工程设计档案时需要查阅大量纸质档案的巨大工作量，还可以动态化展示各项参数，对于提高工程设计档案管理的效率产生着积极的作用；另一方面，还有利于实现工程设计档案资源的共享。但由于工程设计方案数字化建设的发展时间较短，因此，工程设计档案数字化管理中还面临着各种各样的问题。

2 工程设计档案数字化管理现阶段面临的问题

由于受到诸多原因的影响，现阶段，我国工程设计档案数字化管理中还存在着一些问题，主要体现在以下几个方面：首先，法律效力不足。工程设计数字化档案，多采取的是电子文件的形式，由于其无法进行签名，因此无法发挥档案应有的法律效力；其次，难以及时归档。目前的大多数工程设计项目，普遍在电子档案设计方面缺少过程控制，使得档案资源不够集中，导致电子档案处理效率偏低，从而无法及时归档；再次，规范性不足。对工程设计档案数字化管理的现状进行分析发现，由于存在缺少制图规范的问题，使得电子档案的字体、打印格式不够统一，进而导致电子档案的规范性不足；然后，准确性较差。纸质档案在制作时人们习惯于随时修改图纸，但电子档案却无法与纸质档案进行同步修改，使得电子档案、纸质档案的内容不一致，电子档案的准确性难以得到有效确保；最后，电子文件信息不能实现共享。对于已经存在的设计项目、工程名称以及图号等，不能在平台内共享。

3 提升工程设计档案数字化管理水平的策略

3.1 完善相关规范

工程设计档案数字化管理及其进步与优化，离不开相应规范的支持。鉴于此，应充分考虑工程设计项目现状及其主要特点，针对工程设计档案数字化管理，制定相应风险防范机制并进行完善，为数字化管理提供有效的指导。首先，应积极加强对现有规范的分析与研究，正确认识、深入理解、严格执行。根据《重点工程项目档案资料的管理办法（最终）》中的相关要求，对于重点工程项目，应在项目建设管理程度之中纳入档案工作，且对项目建设、档案工作，应进行同步管理；以项目建设网络计划为主要依据，项目部资料室应做好对项目各阶段档案资料的收集、整体以及组卷等工作；针对项目档案工作，应建立、落实领导责任制，针对相关人员，应建立、落实岗位责任制。其次，切实做好对工程设计档案的数字化整合。一方面，针对文件信息化，应建立完善、健全的管理机制，整合文件项目、设定信息化方案，对档案数字化管理的秩序进行规范，促进行业自律性的增强，推动数字化档案的健康发展；另一方面，根据工程设计项目特点，建立完善、健全的制度体系，规范档案工作流程，完善相关制度、确保权责分明，推动项目服务流程的拓宽，强调综合档案整理的重要价值，为行业持续健康发展提供有效的参考。

3.2 加快档案数字化建设

工程设计档案数字化建设，是实现档案数字化管理的重要前提。鉴于此，为提升工程设计档案数字化管理水平，必须加快工程设计档案数字化建设。首先，针对档案库中现存的纸质档案，应使用先进的设备进行扫描，实现档案资源的数字化转变，经过扫描后形成的数字化档案，有着原始性、准确性、不易修改的特征，是档案数字化建设的主要手段。但需要注意的是，在对纸质档案进行扫描的时候，应严格遵循《纸质档案数字化指导规范（2017版）》、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2005）等相关规范中的要求。其次，针对实时的工程设计档案，必须做到及时收集、处理、归档，严格按照电子档案归档操作规范进行归档，同时设置条形码以便于电子档案的识别，并要确保打印的纸质档案、电子档案之间的一致性，保障电子档案的完整性、准确性。再次，工程设计档案数字化管理中，应按照电子文件流程来进行收集，通过提交电子文件、图纸校审确认与电子文档、纸质文档的归档等，来预防档案信息丢失。最后，在档案管理前，对工程设计数字化档案实施规范管理，对局部流程进行优化调整，用透明的落实程序来取代原归档白图，通过档案出版、档案修订，来实现数字化档案管理效率的提升。

3.3 保障档案安全

工程设计档案数字化管理中，面临着诸多安全漏洞与安全隐患，无法确保档案安全。而确保档案安全，是工程设计档案数字化管理水平得以提升的重要前提。鉴于此，工程设计档案数字化管理中，应加强安全监督，保障档案安全。首先，统一管理电子档案。纸质档案、电子档案之间存在着明显的差异，因此应改变以往纸质档案的管理方法，对电子档案的图形、正文、附件进行实行统一管理、标准化管理，来确保电子档案的安全性。其次，建立电子档案远程服务监督体系，通过数字化档案以及集中性资源的处理，促进电子档案管理效率与质量的提升。最后，遵循相关规范的要求，对工程设计档案的数字化内容进行复制、拷贝、审批等，保障档案数据资源的真实性、完整性。例如，国家档案局DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》中，界定了参建单位项目文件管理职责，包括编制项目文件控制体系相关文件，报建设单位档案管理机构审查；严格按照协议或者是合同中的约定内容，负责承担工程或任务的文件收集、整理、归档等工作。这就为工程设计档案管理提供了有效的指导。

3.4 做好备份管理

为实现工程设计档案数字化管理效率的提升，应做好文件备份工作，通过数字化电子档案的形成、管理、利用，来有效避免传统纸质档案的污化、受损等问题，也可以为网络环境下档案资源有机整合的实现奠定良好基础。如，工程设计档案数字化整合中，应根据网络环境特征，设置外网、内网，并根据规范要求，建设网络安全平台、制定网络资源安全保护机制，保护档案资源、监督档案资源的使用情况。但需要注意的是，档案备份存储并非绝对安全，因此，电子档案备份工作的实际开展过程中，应注意以下几个方面的内容：第一，应注意备份原始档案资源，确保档案数据资料具有准确性、原始性的特征；第二，备份最好是采用多种存储载体，从而确保数据资源的安全；第三，开展备份档案管理工作的时候，可采取多种存储方法，如磁带、光盘等，根据不同存储载体的不同要求，对档案备份管理方案进行合理制定。

4 结语

综上，工程设计档案数字化管理中，目前还存在着法律效力不足、难以及时归档、规范性不足、准确性较差、电子文件信息不能实现共享等诸多方面的问题。鉴于此，应采取完善相关规范、加快档案数字化建设、保障档案安全、做好备份管理等措施，来对工程设计档案数字化管理进行改进、优化，从而更好地推动工程设计档案数字化管理效率与质量的提升。