高校档案管理队伍现状分析

孙彬彬

摘 要：随着我国高校各项事业的不断发展和进步，从而形成了大量的档案资源，而这些档案资源的载体也越来越多样化，管理和使用的手段和方法也越来越多样化，这就对高校档案管理队伍提出了更新和更高的要求。要不忘档案工作发展的初心，牢记档案发展使命，而如何尽快打造出一支高素质且符合现代化水平的档案管理队伍，就成为现如今摆在高校档案管理领导者面前的一个迫切而重要的任务。文章从高校档案管理队伍建设的现状和今后努力的方向，提出了一些肤浅的想法，希望以此引起高校档案管理者们的一些共鸣，以期能够提升高校档案管理队伍建设工作，为高校档案管理工作增砖添瓦。

关键词：高校;档案管理;队伍建设;现状分析

一、目前高校档案管理队伍的普遍现状

（一）高校领导对高校档案管理队伍建设缺乏应有和足够的重视

很多高校管理者将精力都放在了高校的其他工作上，简单的认为高校档案管理工作就是收集和整理，无需配备专业高素质的档案管理人才，而高校档案管理工作又是一项任务繁杂、数量庞大、千头万绪，但成效却不明显、需要默默奉献的工作岗位。领导的不重视就造成高校档案管理人员工作的主观能动性不强、社会地位低、工作环境待遇差，使得从事此项工作的意愿差，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重提高职业道德修养，业务上不精益求精，从而严重阻碍了高校档案管理工作的正常开展。

（二）高校档案管理队伍人员不稳定

目前有些从事高校档案管理的人员有的是非专业人员，而就这些人员有的还是身兼数职、有的被领导随时抽调从事其他临时性工作、有的甚至聘用临时工;有的高校分院、系部等下属部门档案管理队伍更加复杂，基本没有专职档案管理人员，基本都是行政负责人或所属部门师生员工兼职负责，专业性、系统性和延续性更是无从谈起。这些情况的存在导致了投入档案管理工作的精力受限、缺乏完整和延续性，使得高校档案时有损毁、丢失、错乱等现象的发生，造成了高校档案管理工作质量的大打折扣。

（三）高校档案管理队伍中有的年龄偏小

刚跨出校门，实践工作经验少，业务经验严重不足;有的年龄偏大、思想观念陈旧、缺乏革新创新能力、专业能力较差、业务素质偏低。有的同志思想僵化、因循守旧，不适应时代发展的需要，有的事业心不强，进取心不足。现代科技的发展日新月异，高校档案管理工作同样也紧跟时代步伐，从最初的计算机、复印机、扫描仪、打印机等现代科技产品的不断普及与应用，到现如今高校档案管理信息化、数字化、网络化、云计算、云存储等新科技的不断推广和应用，使高校档案管理工作上升到了一个全新的更高的、更现代化、更全面、更专业信息化阶段。而目前高校档案管理队伍由于人员问题、年龄问题、构成问题，而导致了工作中无法适应这些新形势下的变化和要求，也是使得高校档案管理工作管理不规范、缺乏革新变革、利用率低下的现状，严重影响了档案管理水平的持续提升。

（四）高校档案管理队伍中有的专兼职人员档案归档意识不足、业务不熟、专业不精

在档案形成的全过程中，流程不熟、收集内容含糊、整理过程无序杂乱、移交手续不全，责任不清，造成了一些档案无序、散乱、缺失。而由于这些专兼职人员业务不熟、专业不精，对自己的馆藏了解掌握不熟和不够全面，人为的造成了档案查询利用的巨大障碍和困难，无法为档案利用者提供高效、快捷、优质的服务，造成高校档案利用率的低下，从而严重阻碍了高校档案管理工作的正常有序的开展。

（五）各高校对档案管理队伍的投入不足

一些高校对档案管理队伍的投入不足，从业人员缺乏学习交流培训机会、闭门造车、坐进观天、知识陈旧，造成安于现状、不思进取的局面;对于档案业务知识和技能不够熟悉，还有的高校对档案管理队伍办公环境设备等投入严重不足，工作环境不佳，档案管理工作本身又十分繁杂和劳累，造成他们的工作压力偏大，工作积极性差，工作拖沓，效率不高，工作缺乏热情和主动性，工作服务态度不端正，服务质量和服务水平不高，从而严重影响了高校档案管理工作的发展。

二、今后高校档案管理队伍建设的努力方向

（一）加强领导重视，要靠制度建设来保障

高校领导应当充分认识到档案管理队伍建设的重要意义，档案管理队伍建设对高校今后发展和壮大的重要性，应将档案管理队伍建设与教师工作同等看待，应将档案管理队伍建设纳入到重要议事日程，成立专门的领导小组，由学校领导挂帅、校办、组织、人事及各分院、系部领导组成。定期和不定期专题讨论档案管理队伍建设，根据各高校的实际情况，顺应发展的需求，建立完善的档案管理体制，明确各级所属部门、人员的职责和工作任务。从而为高校档案管理隊伍建设提供不可或缺的制度保障。

（二）配备专业人才，使高校档案管理队伍走向专业化

首先要改变高校档案管理工作谁都可以干谁都能干的错误思想观念。不断规范选用标准和办法，必须选用本专业高学历的中共党员这样的高素质专门人才，只有依靠新鲜血液的不断加入，才能更好的做好和提高档案管理工作。不只是高校的档案管理室（馆），包括各分院、系部涉及到的从事档案管理的工作人员也要打造老带新、专人专管的模式，来保证高校档案管理工作的顺畅进行。

（三）加强高校档案管理队伍的学习，提高从业人员的综合素养

习近平总书记指出：“理想信念就是共产党人精神上的‘钙，没有理想信念，理想信念不坚定，精神上就会‘缺钙，就会得‘软骨病”。首先要认识到档案管理队伍的学习和培训不单单是对《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等专业知识的学习，还要注重加强政治理论和法律知识的学习，从而提高政治思想意识、法律意识、保密意识、服务意识和责任意识，只有不忘初心牢记使命，辨明是非，提高理论水平和提升思想境界，才能为做好高校档案管理工作打下牢固的思想基础;高校档案管理队伍还要加强对现代高科技知识的学习和应用。另外，档案人员还要具备正确的职业理论信念，要有强烈的责任感，事业心，有使命感和自豪感。以及高素质的保密意识。档案人员要树立艰苦奋斗的思想，为党和人民的事业，乐于奉献，甘愿吃苦、不思享受，学习上刻苦钻研，工作上率先垂范的作风。现如今我国科技发展日新月异，不断推陈出新，换代更新频繁，这就需要档案要更加努力地学习，不断提高自身业务水平，强化责任感和使命感，树立危机意识，有些档案人员懒于学习，甚至对学习产生了“恐惧”的心理，缺少探索精神和创新能力，这是阻碍档案工作进一步发展的一大弊病，只有不断加强对新知识新科技的学习和掌握，并将新知识新科技不断的应用到高校档案管理工作中去，提升高校档案管理的手段、管理模式和标准，更好的适应新形势下的高校档案管理工作。

（四）高校档案管理队伍要注意加强材料的收集、整理、移交管理

高校档案材料完整准确与否首先取决于形成者的归档意识，高校档案管理队伍要培养成注意平时工作中材料的积累，要具有自觉整理立卷的意识，各部门都要有档案兼职队伍专门负责收集材料，确保卷内文件材料的完整、准确、系统。高校档案队伍要熟悉馆藏，从而才能使收藏的档案发挥其作用，高效档案种类部门繁多，数量庞大，如果档案管理队伍不了解所保存的材料，就很难及时、准确地帮助到查询者查到所需材料，也谈不上积极主动的服务了。只有增强对高校档案的了解，才能减少查卷的盲目性，提高工作的效率，平时还要加强与各部门兼职人员的密切联系，经常性地到部门进行监督、指导工作，才能确保高校档案工作的整体水平质量提高。高校档案部门要高度重视对基层各部门档案工作兼职人员的业务指导，派人要各部门根据不同门类的档案立卷、归档特点，指导立卷人按要求进行组卷、卷内文件的整理等，提高广大师生员工的档案意识，科学、规范开展高校档案工作。

（五）加大对高校档案管理队伍的投入力度，调动从业人员的积极性

首先各高校要加大对档案管理从业者工作环境的投入，比如工作场地、现代化硬件配置等方面，为档案管理人员提供一个更专业、更全面、更现代化、更高效的工作场所;高校档案管理人员要用现代化管理方式和手段来武装档案工作，使档案工作与时代发展同步，從而更好地服务于社会。只有不断提高自身素质，高校档案管理者才能与时代的发展合拍。除了配备先进的档案管理装备，吸收新的专业技术知识外，还要更为广泛地吸收相邻学科的积累经验，拓宽知识结构，才能提高业务水平，完善本校的档案管理工作，从而推动高校档案管理工作可持续、科学全面的高速发展。高校档案工作必须采取现代化技术手段，运用网络技术、档案软件、全面质量管理、目标管理等现代科学管理办法，采用先进的仪器设备，才更能提高工作效率和质量。

（六）加强各高校档案管理队伍人员的交流和学习

各高校之间要增加档案管理人员培训和交流的机会，通过结合本校档案管理工作的实际，通过与兄弟院校的培训和专题讲座、档案展览、外出参观等交流方式，取长补短，更新认知层次，这样的活动能够更为全面、系统地让大家进一步学习熟悉档案各项规章制度，普及档案知识，大家互通情况，联络感情，相互激励，坚定了做好档案工作的决定。通过交流档案科学管理技术、软件配备使用等诸多内容，特别是对于一些刚走上档案岗位的新人，由于他们的档案实践经验不足，知识掌握欠缺，只有多参加这样的活动，才能让新人有更多的收获，尽快提高业务水平，从而达到以老带新，结对帮扶、言传身教，使大家都能熟练地掌握各项档案管理软件的使用，提高了高校档案工作水平。

（七）要做到深化高校档案管理队伍的思想认识，不断增强服务意识

首先，认识是行动的先导，思想认识不到位直接决定着联系和服务群众工作的质量效果。高校档案管理队伍要主动倾听师生意见，可以借助网络等线上线下平台和渠道，加强联系和沟通，征求意见和建议，自觉接受群众监督，不仅将以前好的档案管理做法和好经验整合成制度，并长期坚持，还要根据档案新形势的变化，进一步创新工作思路，开拓服务领域，整合各类资源，提升服务群众的质量水平，努力打造一支思想服务意识过硬的档案管理队伍。

随着新形势下高校的飞速发展和进步，信息化和网络化的进一步普及和应用，高校档案管理工作必将作为高校信息资源的重要组成部分，而档案管理队伍的建设就成为了目前档案发展工作最紧迫和最重要的组成部分。一支优秀的档案管理队伍是做好高校档案管理工作最起码的基础。工作中要以习近平新时代中国特色社会主义思想为引领，深刻理解其实质内涵，紧密的结合高校档案发展规律，在新思想的基础上谋划高校档案工作的发展。高校档案管理工作今后必将得到越来越广泛的重视，而做好高校档案管理工作的前提就是要做好高校档案管理队伍的建设，只有打造一支年轻化、高素质、专业化的高校档案管理队伍，才能更好的为高校的档案工作发展和建设保驾护航，更好服务于学校的教学、科研和各项改革，使高校档案管理工作更上一个新台阶。