构建工作流程，实现财务控制

黄新慧（中国建设银行股份有限公司）

■ 新形势下的新要求

如何把财务控制工作落到实处，是企业健康有序经营迫切需要解决好的一个重大现实问题。如何实现财务控制由部门管理变为全员管理，由一支笔审批变为层层把关，由财务部门少数人“管账”变为公司管理人员“管账”，建立健全企业财务工作各项工作流程，是实现财务控制的基础与前提。

所谓流程，指的是按照一定的顺序、方式、途径作出决定并执行的过程，是人员、行为、节点状态等要素的有机集合，是内部控制要求的重要载体。构建财务工作流程，是公司的投融资管理、大宗物资采购、招投标制度、合同管理制度、质量管理制度等多项财务制度的细化和具体实施的操作步骤，是实现优化资源配置、确保供货质量、降低采购成本、控制项目单耗、提高劳动生产率、节约工程（技改）造价等企业重要财务控制目标的重要手段。建立健全一套可以优化财务控制效果的工作流程的意义在于：

一是财务控制由事后变为事前进行。现实企业管理实践中，企业的财务预算，财务部门往往能够制定的较为切合实际、富有科学性。但真正执行起来，往往走了型变了样。尽管财务预算的执行，企业管理层的领导大会讲小会说，一再强调严格执行，但实际上，无法得到实时动态的真实数据，结果是预算控制事后进行、事后审计。缘由很简单，作为预算管理的财务部门，由于职权所限，即便是手大也捂不过天来，一个企业，花钱用钱的行为，涉及到经营管理的方方面面，花钱用钱的人员也涉及到不同层次；单靠财务部门把好关、定好向，很难确保请款用款行为规范。建立健全企业涉及财务资源集中、分配、使用的方方面面的工作流程，就可以有效规范花钱用钱行为，实现财务预算控制。

二是财务控制由无形变有形。在多数情况下，制度化规范化，必须依靠具体的工作流程来体现出来。财务控制工作，单靠经验，凭感觉是显然不行的。光有制度还不完备，必须有支撑制度的流程。执行工作流程，就是要求，公司员工遵守花钱用钱的各个环节、各个步骤，先做什么后做什么，程序不能颠倒，不能简化。比如，工程招标，只能在面向指定标的，招标单位数量和资质达到招标要求的基础上进行。每个阶段各个环节的工作都必须按相应的流程去做，一个都不能省略。这样的工作流程，就可以使财务控制由无形变有形，有效克服了任意性、随意性。

三是财务控制由财务部门内部管理变为全员监督、全员控制。涉及用钱的各个流程，明确了先做什么后做什么，应当怎样做不应当怎样做。任何部门、任何人用钱都严格遵照流程执行。从申请、审批、办理、验收、评审、报销到整个事项结束，按照流程按部就班推进，实行闭环管理。公司员工都了解和熟悉工作流程，不仅少走弯路，简化了重复，更为重要的是形成了公司全员监督，使财务工作透明化，确保了财务控制监督到位。

四是由“一支笔”审批制度变为层层把关。有了工作流程，用钱的全过程，每一步骤，每一环节都有人负责审核签批，分级授权、权责相适，这比一支笔效果好得多。随着市场经济机制的不断完善，公司制企业内部控制工作的不断细化和完善，工作流程也应运而生，它必将对实现财务控制发挥巨大的作用。

■ 工作流程是确保控制落到实处的有效途径

工作流程的实施与贯彻，必将为企业财务控制注入新的活力，在降低成本、提高效率方面发挥更大的保证作用。

一是工作流程进一步贴近了管理人员的思想实际。广大财务工作者和企业经营管理人员，有强烈搞好财务控制的良好愿望，并愿为此作出积极的努力与奉献。工作流程的建立与实施，较好地实现了管理人员良好的愿望与工作方法的有机结合。流程的实施将进一步激发财务人员的工作积极性和主动性。

二是工作流程进一步贴近了企业管理工作的实际。企业管理工作涉及到方方面面，财务控制涉及到全体员工。用钱行为有了流程，不仅使用钱有了“章法”，同时，大大减少了财务人员的工作量，不必要用大量的精力协调与其他部门的关系，处理琐碎的事务。流程这根指挥棒，使得用钱行为紧张有序，有条不紊地健康运转起来，既提高了工作效率，又实现了财务控制。

三是工作流程进一步规范了企业经营管理人员的行为，最大限度地遏制了腐败和奢靡之风现象的滋生。为什么有的企业在大宗物资采购中发生腐败行为？工程项目建设上去了，有的人倒下了？重大额度开支不经集体研究，擅自做主，造成重大经济损失？没有工作流程，是一个重要原因。工作流程，是制度不能代替的，是制度的细化和完善，流程和制度相比，在方法、步骤、环节上更形象、更具体，操作性更强，更富有实用性，是实现财务控制的切实有效的手段 ，是防腐败、遏止奢靡之风现象发生的一剂良药。

■ 工作流程建议要遵守先进、明确、具体、切实可行的原则

建立完备、高效的工作流程，要本着先进、明确、具体、切实可行的原则。所谓先进，主要是指工作流程能够指导、约束人们紧张有序高效的工作，能够实现财务控制的目标。

所谓具体，就是说，工作流程中的步骤环节要清晰。不能含糊其辞模棱两可，而是明明白白的，不论是有经验者还是没有做过此项工作，没有经历的新员工，一到岗，一看流程，就能熟练地进行工作，进入角色状态。

所谓明确，就是说，工作过程中，经办人每进行一步，该进哪门出哪门，谁制单谁审核，一目了然。减少不必要的麻烦，少走弯路，提高工作效率。

所谓切实可行，就是说，能够调动财务人员和其他办事人员的工作积极性、主动性。有了工作程序，一方面人们的行为受到约束，另一方面人们就有了更大的自由、更大的自主权。每办一件事，所有流程中的人员，都可以超前谋划、超前思考，把办事的障碍、困难想的更细、更全面、更周到，克服困难的措施更具体、更有针对性、准确性，增强了预见性，加大了把握性。

为了贯彻好上述原则，在制定程序中，不仅要借鉴同行业的好经验好做法，同时，要注意听取广大员工的意见和建议，使工作流程更富有广泛地群众基础，便于统一思想认识，便于执行。

■ 强化工作流程“法”的地位，执行首尾一贯

无规矩不成方圆。工作流程就是经营管理工作的规矩之一，具有“法”的地位。

任何法律、制度都是人去执行的，人是活的，因此，执行工作流程，一是必须企业员工共同遵守。一经确定了流程，不能当摆设，要当作刚性的东西来执行。走程序要坚持标准，严格执行，不能走过场，不能流于一般形式。如果实际工作中执行程序走过场，其结果比没有程序更糟糕。在现实社会生活中，忽视程序的重要性，不能执行程序的现象时有发生。这种问题必须克服。

二是执行工作流程，不能因时因人而已。因时、因人而异，是破坏“法”的一种表现。纵观企业管理的实践经验，不少企业在工作流程的执行中是有教训的。有的对程序，合意的就执行，不合意的就不执行，或绕开程序，另辟蹊径；有的在执行中缺斤短两，大打折扣。其原因，无外是个人好恶、认识不到位、自身利益上的考虑。这种企业管理上的败笔不能重演，必须克服同样的程序同样的事由出现不同结果的现象发生。

三是坚持工作流程一步不缺，履行程序一部不错。比如，在大宗物资采购中，凡是没有履行完整工作程序的不能签订合同。当事者相关领导，一定切实承担好监督管理职责，严格守护工作流程的底线，维护好程序这个“法”的尊严。

四是让工作流程这个“法”来领导财务控制。严格执行工作流程，是一个优秀企业实现财务控制的法宝，让程序说了算，让程序当家管人、管事，让程序约束员工和企业的行为。

■ 工作流程要与时俱进，切实发挥防范风险的动态堡垒作用

企业经营管理要面对复杂多变的外部环境，在企业的不同发展阶段，管理架构和运营体系也不是一成不变的。工作流程不能是固化的、静态的，与内外部环境不适应的工作流程反而会成为企业经营发展的桎梏和掣肘，工作流程应根据市场经营环境、监管环境、企业规模、经营目标变化适时调整，满足企业在不同发展阶段的财务控制需要。

一是要定期重审。很多企业不是没有工作流程，而是工作流程太过陈旧，如果流程本身就有痼疾，延续下来只会在错误的道路上越走越远。即使工作流程在制定伊始是适应当时企业财务管控需要的，随着企业财务活动的拓展，也无法兼顾新业务、新活动的管理需要。比如有的企业财务部门最开始只是成本中心，后来拓展了投融资业务，变成了利润中心，但原有工作流程只强调开源节流，严格财务资源的投放，必然会打击投资项目经理的积极性。

二是要关注用户反馈。人是工作流程的重要组成元素，工作流程既要约束人的行为，又要符合人的行为习惯。有的流程，不考虑实际情况，将人视同机器，在执行中必然会阻力重重。所以管理人员要及时收集用户反馈，包括流程中的人员和流程外的人员，避免矫枉过正，反而适得其反。举个很典型的例子。岗位分离是财务控制的重要要求，但是控制方式可以是静态的，也可以是动态的。比如重要财务单据的管理，单据的记账、传递、保管岗需要两两分离，但是有的工作流程搞成一刀切，上述岗位必须由三个不同的人员固定担任，在有人员休假时，宁可业务搁置，而事实上只要动态控制即可。