独立学院教学秘书工作现状分析

刘妍

【摘要】教学秘书的工作是与学院发展息息相关。本文对独立学院的教学秘书工作现状进行了剖析，并提出改进建议。

【关键词】独立学院;教学秘书

教学管理工作作为高校教学系统的中枢，攸关每个学校尤其是民办高校的提升发展，能够对学校的教学质量起到保障作用。而高校教育质量的好坏，除了需要一线教师优质的授课水平作为支撑，同时还需要一支高效能的教学管理队伍。因此，作为高校教学管理人员，必须切实提高管理水平，采取积极有效的措施更新教育管理理念、丰富教育管理手段和方法，这样才能不断适应当今社会对人才培养提出的新要求。高校行政管理工作可以说是一种组织活动，行动主体是学校，通过管理和行政职能，依靠其运转的制度，采取相应技能和方法，从而实现教学和科研的目标。高校行政管理工作与学校的办学水平和办学效益息息相关，它作为推动学校建设、发展和改革的中坚力量，支撑着学校的日常运作。作为学院基层教学管理工作者，系部教学秘书像一颗螺丝钉，在教学过程这幢大厦中起着根本却必不可少的作用。“教学秘书的工作内容主要围绕系部教学工作，是保证系部教学单位教学工作正常运转和教务管理工作得以完善的关键组成部分”。教学秘书把系部教务工作与院系教务工作串联起来，兼具了组织者和执行者的双重功能。

一、独立学院教学秘书的工作职责和能力要求

（一）扎实有效的办公能力。教学秘书的日常工作包括负责系部教学计划实施方案，并协助完成专业教学计划的调整; 整理、落实、上报学期课程教学任务，落实课表编排工作和系日常有关調课事宜;落实学期重修课程教学任务;组织公共选修课、学术讲座的开课审核工作;核算学年教师教学工作量等等，同时，基于独立学院的特殊性，系部教学秘书通常还会身兼行政秘书的工作，负责系部行政事务，此外完成领导交办的其他工作。琐碎繁复的工作性质，需要教学秘书缜密完成，各个环节都不得出错。

（二）上情下达的沟通共情能力。独立学院的特殊性质使得教学秘书的工作特色带有服务性这一特色，服务师生，围绕教学中心工作，为此，教学秘书在工作过程中必须采取多样化的沟通方式来缓解教师与学校、教师与教师、教师与学生之间的各种矛盾，在充分理解的基础上再上情下达，使得各种活动、安排顺畅进行，尽可能保证各项教学工作的顺利开展。

二、独立学院教学秘书的工作现状和方法分析

（一）工作现状

1.工作繁杂、压力大。独立学院的办学规模日渐扩大，师生人数逐步增加，随之加在教学秘书身上的担子日益沉重，教学秘书由于身兼教务、行政双项工作，既要做好琐碎的日常教务主职工作，还要处理教学单位的各项行政事务，这些工作任务繁杂，范畴模糊却都归在教学秘书的职责，时间安排紧凑，要求一丝不苟不能出错，否则就可能造成教学事故。教学秘书除了时刻奉行服务教学、教师、学生的工作理念外，为了确保学院各项工作有条不紊地开展，还要与学院的各个部门、多个工作人员进行协调沟通。另外，独立学院缺乏对于教学秘书专业的管理制度和必要的激励机制，教学秘书往往疲于加班加点以应付各种事务，在长此以往的付出和回报持续失衡中，消磨了工作积极性，产生了倦怠感，这样对于教学秘书队伍的稳定发展会有不利影响。

2.少有外出学习交流的机会。独立学院由于教学经费短缺，鲜有教学秘书外出学习的机会，这导致大部分教学秘书碰到问题都是互相询问同事或是自己钻研。在工作中不断发现错误、总结经验是很好的体验，但是单个的人认知毕竟有限，而且教学秘书的日常事务具有很强的规范性和即时性，仅仅依靠老人带新人的模式学习得有限，多增加目标明确且有针对性的培训，才会有利于未来教学秘书工作的开展。

（二）对策分析

1.首先，学院要重视教学秘书的培养，加大对新入职员工的培训力度，不能完全依靠“老人带新人”这种模式，要肯定教学秘书的作用和业绩;其次，学校应定期安排教学秘书学习，线上线下、多渠道、多形式地对教学秘书展开培训，通过与其他高校的同行学习交流，学习现代管理学理论和技能，并能够灵活运用到教学管理工作中，长此以往这样才能促进学院教学管理工作良性发展。另外，学院的评估方式要因地制宜，对于行政人员不能够一概而论，可以构建适应教学秘书工作范围的评估体系和考核标准，完善激励机制，可适当奖励或者表彰业务水平优秀的教学秘书，对于责任心缺失、工作态度不端正的教学秘书应给予一定的处罚，通过一系列措施调动教学秘书的积极性，从而激发其工作责任感和创造力，从长远角度，激励和支持政策可以促进发展，从而达到稳定教学秘书队伍的目标，对于学院和教学秘书而言，是双赢。

2.从教学秘书角度，首先，要调整好心态，独立学院的特殊性决定了教学秘书的工作性质带有服务性，服务教学、师生，教学秘书必须本着 “一切为了学生，为了学生的一切”的工作信念，全身心投入教学管理工作。部分独立学院的学生缺乏学习的主观能动性，没有良好的学习习惯自律，对于自己的学业、毕业条件不甚了解，教学秘书需要保持耐心也要秉持包容的心态，对困难学生不厌其烦地提点，提前告知培养方案，做选课指导，毕审条件要多次不断强调。此外，做好本职工作的同时，提升自我，避免陷入“低水平重复劳动”的循环。譬如，可以在工作间隙，申请与本职工作相关的课题，进行研究，提升理论水平运用至实操中，还可以加强对办公自动化软件诸如协同办公、数据库系统管理的学习，增强服务和管理的能力，提升工作能力，在日常教学管理中积极主动获取各种信息，勤思勤学，建立一套属于自己的管理方法

教学秘书的日常工作是各种繁杂却不可缺少事物的累计。为了更好地发挥教学秘书在教学管理中的积极作用，我们在正视教学秘书工作现状的同时，应结合独立学院实际情况来积极谋求相应对策。

参考文献：

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