电力企业人事档案管理信息化的现状与发展

摘 要 当下，电力企业人事档案管理工作越来越受到关注，只有不断加强人事档案管理工作的改革和创新，不断优化相关的管理模式，才能有力提升人事档案管理工作的效率，助力电力企业的进一步发展。随着互联网的不断普及，人事档案管理迎来了信息化和现代化的发展，这无疑有利于促进电力企业的可持续发展。基于此，文章在分析人事档案管理信息化发展现状的基础上，提出电力企业人事档案管理工作中现存的问题，并就电力企业人事档案管理工作的优化展开探讨，希望能够为企业人事档案管理工作的未来发展提供些许参考和借鉴。

关键词 电力企业 人事档案 信息化

就传统的人事档案管理而言，其工作的展开较为复杂，且基本都是纸质档案，不但不方便查找，储存难度也比较大，很容易出现档案损坏或者丢失的现象，这对人事档案管理工作的开展极为不利。而随着信息技术的不断发展，人事档案管理工作的信息化和现代化已经成为时代发展的必然要求，在人事档案管理工作中应用信息化技术，不但可以促进人事档案管理工作的进一步发展，也有利于相关档案数据的储存、查询和使用。因此，相关人员要切实加强对于人事档案管理信息化的重视，结合工作实际，不断优化工作流程和工作模式，在有力推动人事档案管理工作有效开展的同时，促进电力企业的现代化发展进程。

一、人事档案管理信息化发展现状

随着时代的不断发展，电力企业的人事档案管理工作也越来越受到相关领导的重视。而随着电力企业奔向信息化方向发展，人事档案管理工作也需要不断更新管理模式和管理策略，加强对信息技术的应用，推动人事档案管理工作的进一步发展。

长期以来，相关专家和学者对人事档案信息管理一直比较重视。通过查询相关的期刊收录网站，笔者发现人事档案管理相关论文的发表数量和质量都呈现出上升的趋势，虽然不同专家的见解各不相同，但基本都肯定人事档案管理的信息化更有利于企业的发展和进步。

就目前而言，企业人事档案管理工作在体系和制度方面仍存在需要完善的地方，只有进一步完善相关的管理机制，才能在确保人事档案管理工作正常开展的同时，推动电力企业的不断发展。

二、人事档案管理信息化工作存在的问题

（一）重视程度不足

随着信息技术不断发展，电力企业在发展过程中也不断引入信息技术并将其运用到日常的生产经营活动当中。但在实际应用时，很多企业却下意识地忽略了对人事档案管理工作的关注，导致人事档案的收集和储存方式仍处于落后状态。一方面，这造成了人事档案信息无法为企业的干部选拔、企业整体人力资源配置提供重要参考依据;另一方面，人事档案管理资料遗漏、遗失等管理不当的行为可能对职工未来切身利益造成影响，关乎职工退休养老的实际问题。企业管理层缺乏对人事档案管理的重视，在一定程度上导致电力企业人事档案管理工作发展的严重滞后。

（二）缺乏高素质档案管理人才

人事档案管理工作人员在人事档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任，不但需要具有高水平的档案收集整理装订等业务素养，还需要具有严谨负责的政治素质。目前而言，电力企业档案管理人员的业务水平和综合能力相对较低，老龄化现象较为严重，很容易出现工作效率低下、人事档案存储不力导致档案丢失以及损坏等现象。在信息技术飞速发展的背景下，传统档案管理人员由于信息技术应用能力相对较弱，很难胜任档案管理信息化的相关工作。然而由于管理层缺乏重视，导致相关的人事档案管理工作人员存在不注重提升自身综合能力的现象。加之当下电力企业人事档案管理从业人员在企业内的岗位级别相对不高，对应的薪酬待遇水平一般，且工作内容较为枯燥乏味，晋升体系与机会也比较少，因此，很多相关专业的人才在选择工作时，大都不会选择从事人事档案管理工作。此外，由于没有定期的、专门的档案管理人员技术培训，导致电力企业严重缺乏高素质的档案管理人才。

（三）管理模式较为落后

虽然电力企业档案管理工作已经朝着信息化的方向发展，但由于人事档案管理工作内容的特殊性，很多企业仍采用纸质档案进行资料存储，这样不利于信息查找，占用的储存空间也比较大。鉴于此，查询人员只能在上班时间查询相关档案，且纸质档案查阅时间较长，而在查找档案时，很容易出现档案损坏的现象，而一旦职工借出档案未及时归还，就可能会出现档案丢失或资料遗漏等一系列问题。虽然目前一些电力企业已经意识到人事档案信息化、现代化管理的重要性，开始着手将档案信息输入计算机系统中，但由于输入工作比较烦琐，很容易出现数据错误现象，给档案管理人员的操作带来了较大难度。

（四）档案管理制度不够完善

目前，很多电力企业依旧缺乏完善的人事档案的信息化管理制度，依然沿用以往管理制度的要求，对于很多档案信息的收集没有遵循统一、严格的标准，这既不方便相关信息的检索，也会使工作人员在输入相关档案信息时得过且过，极易出现信息错误的现象。一方面，这不利于工作人员责任意识的培养;另一方面，不完善的檔案信息管理制度会影响人才的晋升，容易出现人才流失现象，对于企业的长期发展是极为不利的。

三、人事档案管理信息化工作优化路径

（一）转变思想观念

要想促成人事档案管理信息化的发展，必须要加强对人事档案管理工作的重视。一方面，管理层要正确认识到人事档案管理工作的重要意义，提高对人事档案管理的重视程度，不断了解岗位需求和发展方向，从而使人事档案管理有一个良好发展;另一方面，要提升档案管理的服务意识，企业可以采用考核机制和激励机制，优先提拔一些高素质的档案管理人才，助推人事档案信息化建设，增加档案管理人员对本职工作的重视，从而提升人事档案管理工作的服务质量与服务效率。

（二）加强人才培训及培养

人事档案管理工作的开展离不开人才的支持，因此，要进一步加强对于档案人才的培养和培训工作，为人事档案管理信息化工作的开展夯实人才基础。一方面，要加强对现有工作人员的培训，可以通过聘请相关专家学者进行讲座交流或者选拔优秀人员外出培训等方式进行，不断提升传统档案管理工作人员的综合能力;另一方面，在招聘时，电力企业可尽量招聘有相关经验或者本专业的人才，要确保其具有良好的学习能力和创新能力，能够不断推动人事档案管理工作的开展;第三，要加强对工作人员信息技术能力的培养，只有这样，才能有力促进人事档案管理信息化的发展。

（三）更新管理模式

积极采用人事档案的信息化管理模式，彻底解决传统纸质档案储存困难、查阅困难等问题。至于信息档案的信息输入问题，笔者认为，可以通过扫描来进行数据收集工作，这样不但可以减少因输入错误而导致的档案信息不翔实的情况，也可以减少核实校对的时间，从而提升人事档案管理的信息化进程。同时要注重做好人事档案信息的安全保密工作，依托内部独立的人事档案信息管理平台，严格规范网络审批流程，使数据信息有迹可查，可以方便快捷地开展相关人事档案的查询，也有利于进行规范统一的信息管理和存储。

（四）完善管理制度

在未来的发展过程中，要不断强化人事档案管理制度建设。第一，人事档案信息管理平台要有专人负责，且要定期对相关软件进行升级，有效保证人事档案资料的安全性;第二，要对人事档案信息的输入模式、关键词等设立统一的标准，方便相关人事档案信息的使用和查找;第三，企业要根据国家政策要求，结合市场需求，不断调整档案管理制度，在获得人事档案的第一时间进行录入和归档，确保人事档案信息的正确性、规范性及标准化。同时，要建立科学的奖罚机制，对工作认真负责的员工进行奖励，对工作懈怠的员工进行处罚，切实提高工作人员的工作积极性。此外，要注重档案管理人员的意见和建议，在制定相关管理制度时，主动征求岗位工作人员的意见，真正把档案管理工作做出实效。

四、结语

随着时代的发展，企业人事档案管理工作的信息化发展已经成为大势所趋，其不但更加符合时代特征，与电力企业的长远发展也是相适应的。而提升电力企业对人事档案管理工作的重视，推进人事档案管理工作信息化、现代化发展，也能够为电力企业的未来发展提供更多、更加翔实的人事档案数据，相关数据的查找、使用和储存也会更为方便。此外，要进一步加强对档案管理相关人才的培养，通过后续的人才支持来进一步推进企业人事档案管理信息化的发展进程。

（作者单位为大唐山东清洁能源开发有限公司）

[作者简介：王宁（1989—），女，山东青岛人，硕士，经济师，研究方向：人力资源管理。]

参考文献

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