大数据条件下的档案管理工作

姜丽敬

摘要：档案是重要的社会信息资源，随着科学技术的不断进步，传统的档案管理方式已经不能满足工作的需要，因此需要积极利用信息化来进行档案管理，提升效率，降低成本。本文在指出问题的同时，指明了大数据条件下档案工作的机遇与挑战，提出了大数据时期优化档案管理的对策和建议。

关键词：大数据;档案管理;挑战机遇

在大数据的条件背景下，档案管理工作不可避免地受到信息化所带来的挑战和机遇，为此档案管理工作者要提高认识，更新观念，积极利用好大数据的优势，提高效率，降低成本，提高档案保存的质量。

一、档案管理工作中存在的问题

（一）综合素质能力差

在大数据时代的背景下，面对信息、网络等各种手段的时候显得无所适从是档案工作人员普遍具有的表现。受传统思维和长期习惯性工作模式影响，一些工作人员仍然采用传统的档案管理手段，使档案管理工作速度慢，内容流程繁琐。还有一些档案管理人员自身的专业素质不高，对档案管理工作不熟悉，不能熟练的运用计算机来进行数据操作，对于信息的整理与加工能力也不高。也有一些工作人员自身的责任心不够，在面对档案管理工作的时候，粗心大意，不把档案管理当一回事，导致出现很多错误。

（二）档案管理体系不健全

在大数据时代背景下，各种各样的信息技术和数据处理技术都在不断的进行改进与深化，这就使档案管理工作存在着一些技术不足，体系不完善等问题，而且还有一些管理人员对档案管理工作不够重视，认识不到先进技术对于档案管理工作的重要性，仍然沿用传统落后的管理思维和手段对待档案工作。

（三）信息安全性较低

随着信息化的不断进步，各种先进的手段也得以提升，信息化的发展使档案管理更加集中化、多样化，但是在整个过程中也加大了档案信息安全的风险。档案信息数据化的特点，信息更容易被复制，且不留任何痕迹，一些网络黑客、不法分子等利用网络技术对档案信息进行盗取，就造成了档案管理工作的不稳定，甚至会出现档案失泄密事件发生。

（四）档案管理中权责不明

在现阶段的档案管理工作当中，由于工作量巨大，管理部门的职能划分的不清楚，独立性不够。一些部门因为受到工作压力的影响，甚至会将档案管理转移到其他的职能部门，没有设置好专门的档案管理部门，没有专业的工作人员来保管档案，专兼职档案人员多，甚至出现档案无人管理的现象。

二、大数据时期档案管理工作的机遇

（一）提高效率，降低成本

随着信息化水平的不断提高，在进行档案管理工作的时候，能够有效的利用大数据来进行数据的显示、收集、处理、储存等，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能节省各种人力、物力与精力，降低成本。

（二）提高档案保存的质量

在以往的档案管理中，把传统的纸质档案放进档案室里，如果一旦遇到特殊情况，比如火灾、水灾、地震等，就会很容易造成档案的损坏。而且纸质档案在保存一段时间后，容易出现纸质老化、破损，字迹模糊等现象，这样就加剧了档案管理的困难性。而在大数据的前提下进行的档案管理完全可以避免这些情况的发生，提高了档案管理的质量。

三、优化档案管理工作的对策建议

大数据时代背景下，对于档案管理工作来说即是机遇又是挑战，因此，相关部门应该及时抓住机遇，不断利用大数据来提高档案管理的水平，同时也要规避风险，避免因为信息化的渗入而使档案管理工作面临风险。

（一）提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员综合素质的高低决定着档案管理工作的高效与否。档案管理人员应该不断更新其观念，积极抓住信息化这个高效的手段，做到档案业务与计算机技术相结合，懂得利用大数据来进行档案的管理。同时还可以引进先进的档案管理人员，不断优化人员的素质与结构，为档案管理注入新鲜的血液。

（二）建立健全档案管理规章制度

完善规章制度是档案管理工作质量的保障。因此需要制定科学有效的档案管理规章制度，通过认真调研，以调研的结果为标准，结合单位实际，制定符合单位管理要求的档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等制度标准。同时还要注意将传统的档案管理优势部分合理的利用起来，将其中的劣势不断的加以改进，充分利用先进的信息化水平来进行档案管理。无论是政府机关还是事业单位，其中的档案管理工作都需要主动谋求与大数据进行合作，根据自身的实际情况制定相应的规章制度，将虚拟技术与云储存结合起来来进行档案管理工作。

（三）确保档案管理安全

虽然大数据使得档案管理变得简单容易，提高了效率降低了成本，有很大的优势，但是在管理的过程当中也会出现很多不可忽视的问题，其中最突出的就是档案信息的安全性，因此在利用大数据进行档案管理的时候必须要做好安全措施，设置好防火墙，防止黑客的侵入，同时还要注意避免将各种病毒带入到档案数据当中去。除此之外，还要加大资金投入力度，利用更加先进的技术和手段，以及专业的档案管理人员，定期的检查档案信息的安全性，保障数据的安全，防止档案数据信息出现丢失窃取等问题。

（四）规范档案整理工作

檔案管理工作需要按照有关档案规范标准来实施，保持档案资料的完整性是基础，这就需要做好档案资料的收集与整理，首先需要明确档案归档的范围，并落实岗位责任制，可以充分利用计算机先进技术来进行数据统计，检查档案的完整性与正确性。其次要对收集起来的资料进行分类，认真的筛选各档案的用途、范围等，制定好档案整理规则，最后要注意做好档案的编目工作，结合自身单位的实际情况，利用大数据进行管理和利用，实现档案管理的科学有效性。

总之，随着档案信息化水平的不断提高，档案工作越来越规范。但是在实际的管理当中仍然存在着一些不可忽视的问题，其中最突出的就是工作人员的综合能力不足、档案管理体系有待完善，信息安全性低、档案管理中权责不明等问题，急需要抓住大数据发展这个机遇，采取有效措施予以解决。

参考文献

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