强化保密意识 加强档案管理

方乐凯

摘要：档案管理是一项非常重要的工作，在我国社会和经济不断发展的大背景下，行政档案管理面临着很大的挑战，如何做好新时期档案管理的保密工作是需要迫切解决的问题。基于此，分别从档案管理、档案保管以及档案利用三个方面，就如何做好行政档案管理的保密工作进行探究，以供广大读者参考。

关键词：行政档案;档案管理;保密工作

档案保密工作涉及保管、利用、整理、传送、归档、密级处理等各个环节，是行政档案管理的重要内容，档案管理人员必须确保档案内容的安全与完整，从而确保党和国家以及人民的利益和安全不受到侵害。因此，如何做好行政档案管理的保密工作显得尤为重要。

一、加强档案管理中的保密工作

1.准确区分档案的保管、保密期限。明确档案的管理期限，要求档案管理人员对不同档案文件的历史和现实价值进行准确地鉴别和分析，同时，结合国家历史文化和相关机关单位的需要，对档案保管的期限和价值进行综合评估。明确档案的保密期限是因为一定时间期限内机密文件一旦泄露就會危害到国家的利益和安全，即指在一定时间期限内这些机密文件是在国家有关法律法规的保护之下的。此外，还应设立专门的区域对机密文件进行保管，防止出现非机密文件和机密文件相混的问题，同时也为今后的调密提供便利。

2.加强电子档案管理的保密工作。首先，应选取性能较高的服务器和安全的网络技术，并切断和外网之间的一切联系;其次，加强加密和确认技术的应用，特别是在档案数据保存和传送时，从而保护档案不会受到外来恶意的攻击;再次，为防止档案数据在传送过程中受到损害，应对档案数据进行备份处理;最后，加强对档案管理人员的身份认证，档案数据的转移必须在加密的情况下进行。

二、做好档案保管过程中的保密工作

1.严格地管理档案库房。在条件允许的情况下，应该按照国家档案库房的相关标准，认真严格地规划档案库房建设;即使在条件不允许的情况下，对档案库房的选择与设置也应该从保密的角度进行，将其设置在机关单位办公楼的内部，并对其门窗进行加固，以防盗窃。同时，还应对档案库房设置专门的管理人员，为档案的安全提供保障。

2.加强机密档案的管理力度。机密档案不仅直接关系着党和国家的安全，而且决定着国家军事、经济、政治活动的成败，因此，为保护党和国家核心机密的安全，必须加强机密档案的管理力度。档案管理人员对机密档案的移出、调阅和销毁必须遵循国家相关的法律、法规，同时，还要经过有关领导的签字、审批，未经审批，任何人无权擅自调阅机密档案。在调阅之后必须及时对机密档案进行检查、核对，保护机密档案的安全，防止档案机密数据泄露。值得注意的是，机密档案密级是随着文件的具体贯彻情况和保管期限不断变化的，其中大部分档案文件趋向降密或解密，只有少部分文件趋于升密。

三、做好档案利用中的保密工作

1.加强档案利用中的监督。加强档案利用中的监督一方面能够找出档案利用中存在的一些不良行为;另一方面有利于提高档案的安全性和完整性。首先，应制定并实施严格、完善的监督管理制度，严格规定档案的复制、外界的阅读等行为;其次，可以借助高科技产品实现对档案室的实时、无死角监控，防止出现偷取档案资料和重要信息的现象，确保档案资料的安全性和完整性。

2.做好档案开放中的保密工作。第一，应该对即将开放的档案进行仔细地审阅和检查，保证其开放不会对社会、党和国家造成不利影响，同时，要严格控制档案开放的范围。第二，做好档案的解密工作，档案管理人员应严格按照有关规定对档案进行解密处理，确保在规定范围内实现档案价值的最大程度开发和利用，并且要确保要进行解密的档案不在保管和保密期限内，避免带来不必要的损失。

3.利用现代科技来加强档案管理。行政档案管理工作要和时代接轨，就一定要加强档案管理的科技性，在网络技术不断发展的背景下，档案管理工作也应该实现信息化管理，充分利用高新科技来进行行政档案管理，形成完整的档案网络，配置条形码和扫描仪器等。可以充分利用云计算来实现行政档案的管理，通过扫描仪等设备将档案资料录入到计算机中，并且行政档案的形式也不必局限为传统的文字形式，除了文字之外，图形、影像资料等也可以保存起来，提高档案管理的效率和质量。在行政档案管理的过程中，一定要确保信息传递的及时性，就是在第一时间将相关的行政档案信息搜集起来，并且要确保信息的高质量传输。

4.提高档案管理人员的素质。对于档案管理人员而言，除了要有较强专业知识之外，还应该具有较高的素质。首先，档案管理人与应具备较强的保密意识、事业心和责任心，工作作风要严谨，做事应持之以恒、善始善终，有可能档案管理人员在与人交流过程中一句不经意的话就泄露了机密。因此，档案管理人员必须要保证无论何时、何地、何人都应该注意自己独特的身份，做到守口如瓶，确保万无一失。

四、结语

行政档案管理工作正向着现代化、科学化和规范化的方向发展，做好档案保密工作既是每位档案管理人员的重要使命，同时也是国家和人民利益和安全的根本要求。在实际行政档案管理的过程中，应从档案管理中、档案保管中以及档案利用中三个方面入手，做好档案的保密工作，从而确保行政档案的安全性和完整性。

参考文献

[1]宗玲.从档案信息流失看档案管理中保密工作的重要性[J].黑龙江档案，2012（3）：17-18.

[2]关洪山.保密工作在涉密档案管理中的应用[J].考试周刊，2014（52）：194-195.

[3]丁民 . 加强卫生行政档案开发与利用的几点思考[J]. 中国医药指南 ，2013（19）.

[4]姜云娜.探究行政档案管理存在的问题以及新的管理思路[J].社会科学：全文版，2017，16（1）：168-169.