医药企业内部控制建设的问题与对策探析

汤影

摘 要：我国医药行业的发展联系着国民生命健康与社会稳定，因此，医药企业在追求经济效益的同时，也要考虑自身所承担的社会责任。受外部政策环境与市场环境的影响，医药企业有着较为严格的行业管理标准，企业经营种类、业务控制以及销售模式等受行业限制，可以说，其经营管理面临着诸多挑战和风险。为了提升医药企业的社会效益、拓宽企业经济利润，医药企业必须要采用科学的管理手段，逐步建立较为完善的内部控制管理体系，在满足行业规划要求的同时，能够提升风险抵御能力和内部管理质量，创造出更多的社会价值与经济价值。本文以医药企业为主体，针对医药企业内部控制应用意义进行基本阐述，分析医药企业在内部控制实施过程中存在的不足与缺陷问题，并提出相应的改进意见。

关键词：医药企业;内部控制建设;问题与对策

一、医药企业内部控制的应用意义

企业实行内部控制的根本目的在于保障财产安全、規范生产经营活动、提升会计信息准确性等。对于医药企业来说，无论是市场环境变化还是行业竞争日趋激烈，加快内部管理控制是企业适应行业变革的重要手段。医药企业实施内部控制的重要意义主要表现在以下几个方面：1）提升内部管理水平。内部控制的贯彻落实直接影响着企业组织框架体系的变革，在权责统一的管理体系当中，不仅能够限制和约束管理层的职能权限，在各管理机构及部门之间形成制衡监督关系，还能够优化企业决策流程，提高企业投资决策的科学性，进一步改善内部管理问题;2）规范业务操作流程。内部控制是一项系统化、综合性的管理工具，它涉及到企业财务管理、业务活动以及资源配置等多个方面。通过对内部控制的应用能够重新梳理再造业务流程，规范业务操作环节，不仅能够减少资源浪费现象，还能够增强风险防范意识，促进企业健康发展;3）提升财务管理质量。财务管理是医药企业经营管理过程中的重点环节，通过内部控制的应用能够将企业研发、生产、销售等环节的业务数据转化为财务语言。例如：依据医药企业药品出入库相关数据计算药品成本，财务能够指导业务合理设计库存，业务也能够及时反馈库存流通信息，反映企业的资金周转状况，以此来提升企业财务管理质量。

二、医药企业内部控制实施过程中存在的主要问题

（一）内部控制环境薄弱

从思想层面来说，由于内部控制实施成本过高，办事程序繁琐，可能会影响企业的管理效率，因而，部分医药企业管理层对内部控制工作重视程度不高;而站在员工角度，同样没有充分认识到内部控制的实施作用，误认为内部控制就是财务控制，其他业务职能部门参与积极性不高。从治理结构层面来说，部分医药企业存在着股权结构单一、治理结构不完善的问题，董事会与监事会没有发挥自身的决策及监管作用;企业目前所采用的总经理审批制容易造成“一言堂”现象，管理权力过度集中不利于企业的健康发展。

（二）风险评估体系不完善

风险评估就是针对企业经营管理过程中存在的市场风险、经营风险、财务风险、法律风险等因素进行分析评估，确定合理的风险应对策略。伴随着医改政策的逐步深入，国内药企的经营环境发生了巨大变革。例如：自国家加入ICH以后，医药企业受国际标准影响，药品研发及技术创新方面需要投入更高的成本，药品一致性评价难免达不到预期的风险;新环保政策的出台加大了对药品生产排污环节的管控，不仅给企业增加了支出压力，也使得医药企业面临着环保不达标等法律风险;“以药养医”局面的破除增大了企业招投标环节的不确定性，使得药品销售环节存在不定预期风险，等等。针对上述风险事项，由于部分医药企业风险意识淡薄，尚未建设完善的风险评估和防范体系，对于各项风险事件没有明确的预防和控制手段，风险抵御能力较差，企业经济效益受损现象明显。

（三）业务活动存在不合理现象

其一，不相容岗位未分离。部分医药企业尚未实现定职定岗，没有针对差异化的职能明确部门及岗位权限，不相容岗位设置问题依旧存在，无法利用岗位职务相互牵制，影响了内部控制的实施。例如：质监验收人员与库存信息录入人员混岗;出纳人员与票据审核人员混岗等。其二，授权审批制度落实不到位。虽然大部分医药企业已经针对资金支出、预算请购等环节建立了授权审批制度，但在执行和落实过程中还存在一定问题，即管理层口头审批、先执行后签字等情况时有发生，影响了业务程序的规范性。其三，库存盘点制度不严格。医药企业库存清查通常以药品存货为主，且盘点方式主要为核对账目，并未定期开展实物盘点;同时，盘点差异结果只经由仓库主管和总经理进行审核，就直接交由财务部门进行账务处理，对实际数据差异没有分析和总结，账实不符现象无法得到根除。

（四）内部信息沟通不畅

信息技术的成熟给医药企业内部管理工作带来了创新节点，但信息系统的建立和应用需要企业投入大规模的资金和人才。部分医药企业过于追求短期效益，在市场绩效和资金收益方面投入了过多的关注，对信息化建设工作重视不足。目前，医药企业的信息化应用主要集中体现在财务部门，企业整体缺乏一个完善的信息管理系统，对公司上下的信息传递、授权审批、人事调配等环节进行监督管理，也无法形成良好的信息传输和反馈渠道，进而导致各部门之间协调配合能力较差，沟通效率低下，时间成本随之增加，企业的管理风险也逐步增大。

（五）内部监督职能失效

部分医药企业尚未设置专门且独立的内部监督机构，企业审计主要以财务审计和会计信息核对为主，因此，内部监督职能往往由财务部门承担。这种管理模式不仅加重了财务部门的工作压力，也影响了审计结果的客观性;同时，财务部门对一线业务了解不够全面，无法从业务专业性的角度出发审计评估业务操作规范性，使得企业的内部监督职能流于形式。例如：在应收账款管理以及资金支出审批层面，财务部门无法立足于业务角度判断销售与支付行为的合理性。

三、医药企业改进内部控制管理工作的有效策略

（一）完善内部控制管理环境

我国医药企业受行业政策及市场环境影响较大，尤其在当前的环境背景下，医药行业招标规范呈现区域差异、新药注册流程变更、仿制药一次性评价、CFDA动态飞行检查、“两票制”政策落实等，加强内部管理建设，尽快适应外部环境尤为重要。因此，医药企业一方面应当从思想上提高对内部控制应用的重视程度，不仅要树立内部控制的权威性和严肃性，还需要通过组织业务培训、营造文化氛围、完善薪酬体系等方式调动基层员工对内部控制的主动认识性和积极参与性;另一方面，建立完善和规范的法人治理结构，以股东大会、董事会、监事会和经理层作为企业决策机构，并配备专业的医药技术委员会参与企业的投资决策活动，以达到规范程序、科学决策的目的。此外，为了避免权力过度集中，医药企业还需要制定严格的不相容岗位分离制度和重要岗位定期轮岗制，进一步对部门及岗位的权责进行细化和限制。

（二）科学评估企业风险

医药企业应当重视风险管理技能培训工作，不仅要组建专业的风险管理小组，还需要定期开展风险讲座，对企业员工不断灌输风险管理的重要性，将风险管理融合进企业文化当中，全面提升公司人員的风险敏感度。其次，在风险评估环节，医药企业既要时刻关注国家医药监管政策变化情况，考核供应商质量和客户经营状况，还需要考虑到生产安全、资金周转、战略目标制定等内部风险，科学评估风险因素。例如：某医药企业在新产品入市以前，需要对产品销售风险进行全面考量与评估，包括销售策略、供应商资质、企业仓储条件、产品价格竞争优势、销售量预期等。最后，建立长效的风险管理机制，基于风险识别、风险评估、风险应对这一基本流程，针对企业生产经营全过程中产生的差异化风险因素进行全面评估。不仅要排查可能存在的风险点，还需要结合风险发生概率、风险影响程度等因素进行排序，制定合理的预防控制策略。

（三）加强业务活动的内部控制

1、采购与付款业务方面

首先，严格审核供应商资质。供应商的选择需要符合国家规章制度，按程序要求进行备案，医药企业自身也需要制定供应商管理目录，对合格供应商及时履行评价、更新信息。其次，制定合理的采购计划，按照企业库存情况、生产计划以及实际需求，全面分析采购成本、管理成本以及销售需求等，在此基础上编制采购计划。在这一过程中要按照规定程序向相应的归口管理部门提出采购申请，经审批以后执行采购方案;同时，定期对主要产品的原辅材料价格与市场均价进行对比，经常性采购物资至少需要有两个以上的供应商进行比质比价。最后，规范付款账务处理程序，按照约定的付款日期、折扣条件等支付应付款项，并做好账目备案和票据管理。

2、生产与存货业务方面

在生产与存货管理环节中，应当以“提质增效”为内部控制要点。例如：在生产计划上采用“双向协商机制”，即由生产管理部门和生产车间共同制定生产计划，并安排阶段性生产和拉动式生产等运作方式，缩短产品生产周期，并最大限度提升库存周转，通过减少物料积压的方式来达到生产与销售协调共进;高度重视药品质量检测工作，尤其在药品生产、运输、仓储等环节，选择合理的仓储方式，以保证药品存储安全性;制定严格的药品盘点制度，并落实库存管理及销售退回相关责任，为后续的责任认定提供依据。

3、销售与收款业务方面

其一，充分借助预算工具逐级编制销售计划及销售预算考核制度，将预算管理与销售业绩直接联系，不仅能够达到控制销售成本的目的，还能够完成预期的产品利润目标;其二，规范销售行为，尤其是销售环节产生的费用报销，需要财务部门定期对招待费、差旅费等公共支出费用实际情况进行汇总分析，防止违规报销等行为;其三，根据药品特性选择合理的物流配送方式，与第三方物流公司建立合作关系，以保证药品的质量;其四，加强应收账款安全管理工作，对客户的资信状况建立实时跟踪机制，并限制赊销客户的信用额度，避免应收账款规模过大影响企业资金流转。

4、资金管理方面

医疗健康产业的投资并购需要考虑到行业产业链整合问题，还要以企业自身的创新能力为基础，合理判断投资效益，避免过高估值和和溢价造成投资失败，给企业带来一定的经济损失;同时，由于药品研发环节投入资金较多，且该环节存在一定风险，因此，加强创新研发环节资金管理工作尤为重要。医药企业不仅要做好项目投资前的评估分析工作，还要定期开展项目分析会议，针对研发进度、资金支付情况、费用发生额等进行阶段性分析，严格支出审批环节，避免研发资金浪费现象。

（四）完善信息沟通机制

对于医药企业来说，有效的信息沟通机制是提升企业经营效率和会计信息质量的前提和基础。在这一过程中，医药企业需要加大信息系统建设中的资金及人力投入。其一，从企业内部管理入手，将财务系统、业务系统、资金系统与物流系统进行整合对接，建立“自上到下、自下到上”的信息沟通渠道，发挥内部控制作用，提升信息共享效率;其二，以SAP、移动应用等信息平台为管理基础，全面覆盖企业各个业务领域，打通从药品生产到药品销售的业务链条，提高业务操作规划化和程序化;其三，搭建企业内外部信息沟通机制，联系上下游建立医药产业供应链信息平台，不仅能够实现各项资源共享，发挥药品产销协同效应，还能够紧密联系外部市场，及时调整生产及销售计划，提高企业风险应对能力。

（五）发挥监督管理职能

为了保证内部审计工作的客观性和独立性，医药企业要改进当前审计范围局限、审计人员专业性不足等问题，建议公司成立专业的内部审计部门，审计工作包括部门审计、人事变动审计、制度审计、业务流程监督、会计信息核对等。另一方面，完善外部监督机制，要求相关部门定期公开财务状况及工作进度等信息，并设立对外公开电话、网络举报等形式接受外部监督，发挥监督管理职能。例如：医药企业可以在公司网站中增加药品真伪鉴别功能，客户只需要输入相应的药品编码及生产批次等信息就能自动识别药品真伪，由此来发挥外部监督职能，也能够提升客户对企业的产品信赖度。

四、结束语

综上所述，医药企业要想更好地适应外部环境，就必须要从内部管理建设入手。不仅要从思想上提高对内部控制的重视程度，还可以通过重造治理结构、设置风险评估机制、优化业务流程、搭建信息系统、健全内外监督机制等方式，逐步完善内部控制管理体系。

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