剖析人事档案管理工作中的问题和改进策略

杨 辉

（洮南市机关事务服务中心 吉林省白城市 137100）

人事档案管理工作具有很强的专业性以及机密性，所以必须要注重档案管理，迅速处理管理过程中碰到的问题。档案是宝贵的资源，将所有的人的信息都承载，档案管理也包括充分利用档案资源。当前，随着社会的不断发展，科技的日益进步，人事档案管理方法不能一成不变，必须要积极创新，这样才可以明显提高管理工作效率。

当前人事档案管理工作存在的主要问题

档案管理总体工作水平不高，不利于人力资源科学配置。企业的档案管理人员多数都未接受过专业的培训教育，几乎不了解档案管理的工作程序以及基本知识等等。有些企业没有建立独立的档案管理室，更加没有安排专门的档案管理人员，有些企业缺乏丰富的人事档案材料，内容不全面，过于空泛，尤其是一些私企人事档案管理长期处在混乱的状态，认为工作记录就是人事档案[1]。并且企业人事档案管理利用依旧不集中，相对分散，常见的管理有职工档案人力资源管理以及干部档案组织部管理等等，以减少档案管理工作水平。

档案管理不能与电子信息技术全部对接，无法适应现代企业发展形势。现如今，多数企业在人事档案管理还是普遍应用传统的档案管理方法和管理模式，档案管理室尚未配置最新的存储设备，尚未构建档案电子信息台账，也尚未优化电子检索功能，更加没有安排专门负责档案管理工作的人员，造成档案管理工作不先进且无序。

档案管理评估体系有待健全，管理效率和专业技能较低。对于阶段性以及过程性总结档案管理工作来说，其重点在于档案管理评估工作，许多企业在制定档案管理评估体系时都没有充分考虑档案管理工作流程以及工作特征，造成不利全面掌握和科学分析档案管理工作实际状况，很难合理制定出具有可行性的工作完善方案，在很大程度上势必阻碍企业档案管理工作进一步发展。

企业人事档案管理的有效改进措施

提高人事档案管理意识，加强管理人员的专业技能。要想高效强化人事档案管理工作，必须要不断提高人事档案管理意识。首先，应该从思想层面上对人事档案管理工作引起足够的重视，准确意识到人事档案管理工作专业性很强，内容相当复杂，只有从思想上真正重视，才可以促进具体实施的改善。其次，就人事档案管理工作来讲，其要求管理人员必须要具备较强的专业技能，所以加强管理人员的专业技能是不可忽视的。对于档案管理人员，需要积极开展有关的业务培训和法律培训，不断学习丰富的档案管理知识，对人事档案管理工作做出正确的指导，进而迅速适应现代化社会对人事档案管理提出的最新要求。

完善与规范原材料搜集，落实基础工作。在人事档案管理工作中首要步骤和基础环节是搜集人事资源原始资料，必须要确保人事档案管理的完整性和真实性，需要重视原始数据收集工作。首先，需要优化人事档案材料，如果发现档案与规范要求不相符或者遗漏信息的情况，必须要在规定的时间内进行补充，及时搜集缺少的材料。其次，需要加大人事档案管理重要性的宣传力度，正确引导每个部门工作人员主动配合做好档案管理工作，不断优化原始资料搜集工作，建立宽松的人事档案管理环境，使信息收集途径从单一变成多样化，对信息真实性进行科学把控，以构建完善的原始资料搜集体系，为保证将来人事档案管理工作顺利实施提供有力的保障。

建立系统全面的档案数据库，朝着动态管理人事档案信息方向发展。近年来，在网络以及计算机信息技术迅速发展的背景下，当前的人事档案管理工作也必须要及时跟上时代的发展变化，努力适应于现代化信息化管理要求，建立系统全面的人事档案信息数据库，借助先进的网络信息技术，真正实现人事档案管理的合理化与信息化，减少工作时间，显著提升认识人事档案管理水平[2]。因此，需要不断创新和变革当前的人事档案管理工作方法以及工作模式，注重必要的资金投入，尽可能多研发运用新的手段，通过完善的数据库功能对人事档案进行分析且记录，而且加强分析资源信息的能力，大幅度提升人事档案管理效率与服务水平。

优化人事档案管理制度建设，全面发挥功能。人事制度变革直接关乎到人事档案管理工作的开展。事实上，人事档案管理属于内部管理事务，必须要合理制定相应的工作制度以及工作职责，进而科学指导人事档案管理工作正常开展，首先，需要全面掌握和重视单位自身的总体建设情况以及人事档案管理工作特征。比如：就党校来讲，其人事档案管理工作倾向于保护人事档案历史痕迹信息[3]。因此。在制度制定过程中需要结合原来人事档案管理的现状，建立全面的制度，其中，制度内容包括原始材料借阅以及搜集等等，而且在具体管理中积极实行，保证管理工作稳定进行，将其各项职能全面发挥出来。

总而言之，在时代不断发展的背景下，人事档案管理需要及时适应现代管理化的有关要求，改变档案管理观念，不断延伸服务职能，这样才可以在人事档案管理中发挥出至关重要的作用，企业对人事档案管理的重要性有更加深刻认识，人事档案管理工作效率的高低直接关乎到企业今后的发展与人力资源配置。为了可以实现企业的蓬勃发展，必须要做好人事档案管理工作。