档案信息物联网管理与档案信息化管理创新途径和方式

2020-12-11陈兴强

缔客世界 2020年10期

陈兴强

（四平市铁东区山门镇中心卫生院吉林四平 136002）

引言

物联网是一种新兴的互联网技术，互联网连接物品是通过借助信息传感设施完成的，借此可运用于档案信息管理。档案信息化是时代发展的必然要求，是对传统档案管理模式的严峻挑战；同时档案信息化也是档案管理工作的主要趋势，是重大机遇。在机遇和挑战并存的实际工作中，需要档案管理人员勇于接受挑战，抓住机遇，重视物联网在档案信息化管理中的应用，通过创新管理途径和方式，切实推动档案数字化进程，奠定开发利用档案信息的坚实基础，更好地服务于经济社会发展。

1 物联网在档案管理中的应用

1.1 充足资金的投入

硬件设备设施是物联网技术应用于档案管理的充要条件。应投入充足资金，为优化档案信息物联网管理提供支持。为保证档案信息管理系统具有良好的兼容性和运行效率，要定期更新和升级已应用档案管理设备设施。要努力提高现代设备设施与先进软件操作技能，通过培训和学习适应物联网技术在档案管理中的应用，提高管理人员整体素养，高效完成档案信息管理工作。

1.2 正确认识管理人员在档案信息化的重要性

档案管理人员要根据工作需要，合理运用信息化技术开展档案物联网管理工作。档案管理人员结构相对稳定，部分资历深且年龄大，不甚了解物联网技术，要转变档案管理工作服务方向，树立信息化和物联网管理意识，合理设定档案信息化管理流程，借助信息化管理平台，全面提升档案管理工作的综合水平。

1.3 强化档案信息安全管理

应采用备份（在不同存储介质中至少备份两份）、数据加密、限制访问等技术，保证数字化档案信息安全。应为档案信息管理系统配置法律法规要求的防火墙和杀毒软件，保证密级不同的档案（设置不同的标识）在不同的网络中区别使用，同时合理确定不同管理者和应用者的访问、阅读、信息化和下载权限。实践表明，有效提升数字化智能档案管理系统的安全性的措施包括权限分离、数据加密、双因子认证等技术[1]。

2 档案信息化管理创新途径

2.1 重视档案信息化管理工作

档案管理必须适应现代科技发展，管理人员务必重视档案信息化管理，管理层和领导者必须深刻认识档案信息化管理的重要性，以便做出正确决策，档案管理制度制订的更趋科学更符合实际，促进档案信息化管理工作的顺利开展。

2.2 基础设施的不断完善

档案管理应采取现代化信息化智能管理模式，必须做到防火、防潮、防霉、防高温、防尘、防鼠、防虫、防光和防盗，以互联网技术、物联网技术、数字化技术和信息技术等为指引，合理利用现代科技设备和管理系统进行档案信息管理，不断更新和利用现代科学技术、科技设备，更加系统化信息化视频监控、红外线警报、空气消毒、漏水警报，更加安全方便地完成档案收集、整理和储存工作，进一步提高工作质量和工作效率。必须加大资金投入，引进适应档案信息化管理的新设备，进一步完善基础设施，升级管理软件，适应促进档案信息化数字化科学管理的需要。

2.3 安全管理的创新

必须强化创新档案信息安全管理。要构建档案信息管理体系并不断进行完善，运用RFID技术进行档案实体安全管理[2]，切实维护管理软件正常运行，避免丢失档案数据信息。为保证网络安全运行，要做到机房物理环境符合要求，专人管理并定期检查主机、服务器、UPS电源和储存设备存放区，尤其要实时在线自动更新病毒库。要建立保证档案信息安全的保密规范、管理方式和使用权限，强化安全保密教育，不断完善科学规范的档案信息管理系统使用流程。

2.4 重视档案信息资源共享

档案信息资源共享是促进经济社会发展的关键。必须构建档案信息资源共享平台，创新档案信息化管理理念，实现搜集和整合档案数据，创设良好的档案信息化管理内部环境，充分利用档案信息资源，满足不同利用者的实际需要；要树立科学发展和与时俱进观，将档案信息化管理与现代科技有机结合起来，构建并不断完善和优化档案信息管理平台，建立档案信息数据库，实现档案信息管理的科学发展。

3 创新档案信息化管理方式

3.1 建立信息资源数据库

信息资源库的建立能满足信息检索要求，这是信息化应用的基础条件。信息资源数据库可以实现信息大量的存储、分类、查询与检索，提升信息检查效率。如信息数据库能够和外部连接，应进行电子档案归类与存储，能提升信息使用效率，通过网络查询资料，明显提升工作速率。要利用大数据技术，充分利用档案信息管理平台构建信息数据库，推进档案信息化管理进程。