构建学分制下学生学业警示机制的探究

关 冰

北京电子科技职业学院教务处，北京 100176

为贯彻关于高等教育的新要求，适应经济社会发展的新需要，体现高校教育与管理的新变化，教育部颁布了《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号），已于2017年9月1日起施行。41号令是指导和规范高等学校实施学生管理的重要依据和基本制度，对于维护学校正常教育教学秩序、保障学生权益、规范学生行为、促进学生全面发展具有重要作用。

根据41号令的要求，结合我校实际情况，我校修订了相关学生管理规定，提交校长办公会讨论通过并已实施。

一、学分制下学生学业警示机制的意义

在新修订的学籍管理办法中，第四章新增了第十八条“学业警示制度”，该制度明确规定，学生考核不合格课程学分在一个学期达到12学分，或学生考核不合格课程学分累计达到24学分，其本人和家长将在下学期初收到一份学业警示通知单，通知单详细列出学生累计的不及格课程及学分，方便学生和家长第一时间了解学生在学业上存在的问题，及时调整，防患于未然。这一新的规定体现了我校转变管理理念，树立服务学生意识，促进学生自觉实现自我管理，使得学校学生管理更加科学化、人性化。

（一）我校规定专科学生3年内修满150左右的学分方能取得毕业资格，但往往有学生进入学校后放松了对自己的要求，不认真努力学习，或者因不善于合理规划而影响了学业，这一举措主要是针对这些情况酝酿出台的。在修订前的学籍管理规定中，学生一学年内不合格课程达24学分或累计达36学分，要留级学习；累计不合格课程达到48学分的予以退学处理，当学生触碰到“红线”往往为时已晚，此次增加的“学业警示”正是对留级及退学的缓冲手段，对学生采取提醒、教育等预先警示方式，

（二）学生学业警示机制加强了学校学生管理部门和学生家长的联系，通过学业警示单的签收，家长能够发现孩子在校学习状况不理想，及时跟班主任及其他学生管理部门联系，形成学生思想工作的合力机制，双方一起敦促学生合理安排学业生涯，学业警示的实行过程中也考虑了照顾学生的隐私，警示通告不会公开张贴，只是直接送达相关学生本人及其家长。

二、学业警示机制的基本实施

学分制下学生学业警示流程上分三个环节：

（一）我校教务管理人员及时准确地根据教务管理系统中记载的学生的成绩情况，认真进行成绩的核对、统计，将学生不及格课程学分按学期、学年及累计分项整理后统计汇总，将包含达到学业警示标准的学生名单及相关不及格课程信息的初审结果发给各二级学院教学运行办公室进行具体核查。

（二）二级学院教学运行办公室根据教务处提供的学生学业警示初审结果对相关学生进行情况确认，核查过程中如对个别学生成绩有疑义，应及时联系教务处相关人员逐一核实学生具体情况，同时做好相关学生的思想工作，了解原因，及时帮扶，让学生正视自己的学业情况，调整心态完成后续学业。

（三）学业警示核查结束后，教务处根据二级学院教学运行办公室的反馈生成最终学业警示名单，为相关学生出具《学业警示通知单》，通知单上详细注明学生不及格课程发生的学期、成绩及对应学分，后面附上相关学籍管理规定及家长签收回执，提醒家长配合学校督促学生改善学习状态。

三、学业警示单的设计与实现

学业警示单不仅学生基本信息及统计后的不及格学分，还包含具体的不及格课程发生的时间和对应学分，用Excel难以反映这样学生与课程多对多的映射关系，为了高效准确打印学业警示单，我校相关管理人员用Access设计开发了一个简单的学业警示单打印程序，基本思路如下：

（一）学业警示基础表的设计

1.学业警示单表，此表每条记录对应一个学生，存有学生的基本信息如学号、姓名、班级、警示单序号及累计不及格学分等信息；

2.不及格课程总表，此表记录所有应出具学业警示单的学生所在学院、学号及所有不及格课程的发生学年学期、名称、对应学分及正考与补考成绩等信息。

（二）基础表间关系建立

两个表通过学号建立一个一对多的关联，并且编辑关系类型，设置实施参照完整性与级联更新相关记录，这样当删除业警示中一条学生记录，则该学生所有在不及格课程总表中所对应的课程会被一起删除。

（三）学业警示打印报表的设计

在上述学业警示基础表及表间关系都已设置完毕后，利用Access的报表设计器可以很轻松地根据实际要求设计出打印报表，按照我校教务部门要求，在打印出的学业警示单中除了有学生基本信息、不及格学分信息，还有所有的不及格课程列表，下半部分是给家长的说明，列出我校相关学籍管理规定涉及到学业警示的条目，请家长签收学生的学业警示单，如果遇到特殊需求也可以根据情况调整打印表单的内容及格式。

四、学业警示机制的思索

学业警示机制在我校已经执行了一年，随着这项新的学籍管理规定的实施，我们觉得可以深入挖掘这项规定的内涵，争取带来更深层次的应用。

（一）增加学业警示机制的层次

比如同样是学业警示，有的是刚刚“触线”，有的是已经“频临”留级，对待程度不同的面临学业警示的学生采取的帮扶工作内容也应该有所区别。对于第一次刚刚达到警示黄线的学生，班主任及学生工作人员及时与学生面谈，了解学生的思想生活及学习状态，帮助学生找到问题原因并及时纠正，促使学生端正学习态度；对两次及以上达到学业警示标准或者累计不及格学分已经接近留级线的学生，学校应给予重点关注，通过老师、同学、家长的合力一起切实帮助学生克服学习过程中的困难，改变学习和生活中的不良习惯，增强信心以完成接下来的学业。

下一步我校会根据在学业警示机制实施过程中遇到的问题及解决方法不断完善丰富现有的学业警示机制，增加学业警示层次管理，针对学生不同程度不同情况采取不同的防范措施，提高对学生的关怀与帮扶，使学生管理工作更制度化、人性化。

（二）学业警示档案数据化

根据现有的学业警示机制，是教务处为相关学生出具纸质《学业警示通知单》，通知单后面附家长签收回执，目的是提醒家长配合学校积极参与到学生的管理当中，但是部分纸质的学业警示单出于各种原因并不能到达家长手中，影响到学业警示的效果，对此我校教务处在信息中心部门的大力协作下在学校手机APP中增加了给警示学生家长推送通知的功能，家长在手机上就可以查看并签收学业警示单，教务处可以根据签收统计结果代替大部分原来的纸质回执进行归档。

综上，随着41号令的颁发与执行，我校教务部门及时研读学习41号令的精神，制定及完善我校学籍管理相关制度，更加注重保护学生权益，营造以学生为本的育人环境，在学籍管理制度中补充了学业警示环节，给学业存在问题的学生一个提醒来提前解决问题，从而避免留级、退学等更加对学生不利的情况，同时加强教学质量管理，加强与学生的沟通，了解学生学困问题所在，有的放矢地高效帮扶，更好地帮助学生顺利完成学业。