高效管控办公室文件的归档管理工作探究

盛春燕

【摘要】结合现代化办公室文件的归档管理工作，需要办公室很多从事专业的人员科学规范化的进行妥善处理，对办公室文件的归档管理工作设定清晰的工作任务计划，并制定相应的办公室文件归档管理工作规章制度，依据规定的要求展开认真、准确、规范化地实际管理工作。本文主要阐述了办公室文件归档管理工作的主要内容及存在的问题及对应解决的方法措施，从而为广大办公室文件归档管理工作的同仁们提供一些工作实践经验方便相互学习提高工作业务能力，仅供参考。

【关键词】归档  办公室  文件  管理措施

新时期，运行日常办公室文件归档工作的细节，高度重视科学合理地文件归档整理工作，按照相关的级别进行分类、整理、立卷、登记归档处理工作。在日常运行工作状态中形成规范常态化的综合管理效率，从意识形态层面上高度重视这项稳定办公室工作正常管理的建设基础保障措施，从而减少文件丢失等现象发生，从而提高文件归档管理工作的有效管控措施。

一、发挥意识形态化管理好日常办公室文件归档管理工作

从事办公室工作的人，深深体会到每天会接触到不同类型的文件形式，面对大量文件资料的收集整理、接收通知、传送文件等不同层面、不同部门或单位的材料类型，需要专人进行办公室文件综合管理与保存、登记工作。通过全面提升整理归档办公室文件管理工作，可以体现出单位的工作实际效率，促进办公室文件归档管理工作实现规范化管理控制模式发展趋势。总之，不断提升办公室文件归档管理工作效率方法，可以促进文件办理时效。方便工作人员在后续的查阅、参照、检查资料，便于日后科学合理地查找、检索文件效果。全面提升了单位各科室之间养成规范化管理文件归档管理工作的良好工作习惯，同时提升了本单位的文件归档管理工作水平，全效保障了单位上承文书、下启管控、上下协调一致高效率操作办公室文件归档管理工作的发展趋势。

二、管理办公室文件归档管理工作范畴

（一）强化办公室文件归档管理制度机制的重要性

国无法不严、单位部门没有管理制度机制就没有可以依据的管理规矩，因此首先要管好人、财、物等方面，就要配置相应部门的管理制度，只有这样才能从问题的意识形态层面看清楚管理文件归档工作的重要性，从而促进单位科学合理安排、有条不紊地管理好文件归档工作。例如软件化管理电子文件，OA系统是现行的常见办公软件，利用OA系统流转、处理文件并形成长久坚持的归档管理工作机制模式状态，同时保障电子文件查询功能。管理文件归档工作的人员应做好对文件分类归档并做好相关所有接收、借阅、检索使用登记表（系统流转的同时、计算机保存电子版留存备案），对于已经办理办结的文件要及时做好归档（电子版、纸质版）。管理人员认真做好办公室文件归档整理、接收、发放、存储、借阅、检索等各项文档类型的整理工作，有利于借阅人快速查阅或检索，促进办公室文件归档管理工作质量不断创新发展。

（二）精准定位文件搜索要素

单位的文件归档整理工作中，面对多年不同类型的文件进行妥善整理并保管，这是办公室工作人员的职责范围之内的工作。针对通过OA流转的文件设置不同的搜索要素，分类搜索、编码搜索、来文单位搜索、考勤、会议、通信录、流程审批、移动邮件、移动文档、移动任务、日程等形成20多个智能功能模块，促进纸质版主要并且在电子版上记录文档相关的搜索要求，便于保存与检索工作。

另外，所有存档纸质的文件需要与系统流转的文件要素一致，在统一分类的前提下，按照年限进行分层摆放与整理。通过认真规划并整理，能够促进办公室管理工作人员提高工作效率。

（三）加强办公室文件归档精准管理的重要性

加强单位办公室文件管理工作的重要性重要意义。首先是严格管控单位的个别重要文件属于单位机密，需要工作人员区分普通传输文档文件进行妥善保管，同时管理人员需要对其借阅的机密文件实时进行时效追踪，确保掌握文件流向追踪的时效性，全面掌控办公室文件精准管理相关重要文件的流向，以及编辑文件归档跟踪卡，从而促进实时监控文件借阅外出期间的动态、接触经手人等都要了如指掌，并且确保该类文件能够按时归还，避免办公室文件出现遗失、丢失机密文件现象。

（四）结合软件对纸质文件进行电子同步严控机密文件管理模式

办公室文件归档整理工作形式，一般情况分为纸质版、电子版、移动硬盘存储、网络存储等形式进行分类整理办公室文件归档管理工作。在分类保管好纸质版文件的同时，针对OA系统流转的电子版也要分类进行整理，以免后续提取文件时在系统里东找西找、杂乱存储的现象发生。将软件系统电子版首先按照年限来分类，然后再按层次、部门分类文件，在不同部门的文件分类中做好搜素栏，要细化文件管理的信息標题及内容款项，对扫描版的电子文件要采取可识别化处理（OCR）。例如文件按照级别层面进行分类管理，主要有外单位上级部门或同级部门、本单位上级部门红头重要文件、同级部门协同办公文件、下属部门文件等类型，按照不同的层次及级别进行整理归类管理好本部门的文件归档整理工作，尤其是要登记好各级部门的发放文件来源、文件题目及摘要关键词、文件发放日期、接收或发放文件的操作人员等等内容，都需要妥善保管并保存。新时期运用科学合理的管理方法，有效地做好办公室文件归档整理工作，并做好相关办公室文件档案的整理工作，确保历史文件可以妥善加强保存或保管，对于一些陈旧性的文件可以扫描成图片可留存，做好电子、纸质同步归档，同时使用容量大的移动硬盘进行备份保管并整理，从而全面提升单位办公室文件归档精细化整理工作的工作效率。

三、结语

新时期全面提升管理办公室文件归档管理工作，采用多元化的有效途径进行全面管理，规范文件归档的操作流程，采用OA智能文件归档管理系统软件全方位提高文件归档的质量等，主要通过交互式软件界面，让每一位员工都能利用智能办公软件管理文件，起到辅助管理文件的软件助理功能，彻底实现无纸化单位办公的发展趋势。

参考文献：

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