对机关事业单位档案管理信息化建设的探讨

刘德珍

（山东省泰安市东平县彭集街道 山东东平 271500）

随着二十一世纪社会经济的不断发展和进步，网络科学技术正在日新月异的向上发展，同样就使得我们国家机关事业单位对于档案管理的数量以及需求也逐渐增大。现如今的社会，机关事业单位的档案管理信息化已经成为一种社会趋势，是时代社会发展下的产物。机关事业单位的档案管理信息化建设是一项长期的工作，设计的内容比较繁杂，注意事项也比较多，必须将各种软件设施进行齐全的配置，才能保证机关事业单位的档案管理更加现代化。

机关事业单位档案管理信息化存在的问题

档案管理人员的专业素养有待提高。随着信息化档案管理的全面推行，机关事业单位档案管理的老员工主要存在几个问题：老员工在应用网络技术方面的能力比较薄弱一些，对于网络技术信息平台的一些相关知识内容缺乏一定的系统地了解。除此之外，对于比较复杂的信息需求，不能够很好地做到服务意识的转变。这样的情况就很容易导致信息平台利用效率比较低下，机关事业单位档案管理信息化和实际档案工作管理出现严重脱节的现象[1]。

信息平台的维护以及更新速度有待提高。根据调查结果显示，现在我们国家很多机关事业单位的档案管理虽然具备比较完善的信息化管理系统，但是大部分的信息都是比较老旧的，不能及时进行更新，主要体现在对于新建档案的内容更新以及信息化管理平台模块设置的更新。而且如果一旦出现计算机系统或者相关信息平台出现一定的问题故障，那么相关维修人员的维修速度也需要明显提高，大部分的维修人员的工作效率都比较慢，就很容易耽误机关事业单位档案管理工作的有效进行。

信息化平台使用效率需要提高。在机关事业单位进行档案管理信息化有两个主要的原因：首先是通过信息化精简档案管理的一些复杂的环节，从而能够有效降低行政成本。其次是通过信息化平台的使用，可以查询更多想要查找的相关档案管理资料，搜索起来比较方便快捷。但是根据目前我们国家的实际情况来看，对于机关事业单位进行精心设计的档案管理信息化平台，相关工作人员的使用效率明显不太高，需要进一步的加强使用率[2]。

机关事业单位档案管理信息化建设的策略

规范信息资源管理。机关事业单位档案管理人员要在电子政务建设的相关文件上面，进行政务信息的整理、归档。这样做的目的是能够对信息资源建设做出宏观调控，从而进一步规范信息资源管理的工作，进而形成统一、集中的管理制度，避免出现信息重叠和交叉的情况发生。机关事业单位档案管理集中反映了实施的法规条律、人员的任职、离职情况以及历史发展情况等等，机关事业单位的领导人员在总结经验、制定计划、处理问题的过程中，都需要查找档案管理资料。所以，机关事业单位档案管理的工作人员要对信息资源进行规范管理，避免出现错误以及遗漏一些关键性的档案信息。

加强信息化人才建设。机关事业单位档案管理要不定期对档案管理人员进行培训，完善档案管理工作人员的绩效考核评价制度，在年终考核的时候能够将其纳入到档案管理工作之中，从而进一步激发档案管理工作人员的工作热情。将考核制度真正落实到具体工作中，对机关事业单位档案管理工作进行科学、客观地评价，从而为机关事业单位档案管理信息化建设创造一定的基础条件。

加强信息资源安全管理。随着网络信息技术在不断地发展以及全面普及中，不少网络不法分子利用电脑黑客或者网络木马病毒进行窃取机关事业单位档案管理资料，并且对其机关事业单位档案管理工作做出一定的干扰。由于一些工作人员的错误操作，系统故障等等，也会给机关事业单位档案管理信息化建设造成一定的安全隐患。面对这样的情况，机关事业单位在进行档案管理信息化建设过程中，要不断加强信息资源安全管理的工作，对于一些重要的档案管理资料要进行备份保存，防止电脑被不法分子入侵，窃取机关事业单位中档案管理的重要资料。机关事业单位要在计算机上面安装防火墙等技术手段，为机关事业单位档案管理中的信息资源安全提供可靠的保障。

总而言之，机关事业单位的档案管理信息化是时代发展的产物，传统的纸质档案管理已经渐渐不能社会发展的需求，逐渐被社会所淘汰。在科学技术发达的今天，机关事业单位的档案管理信息化已经具备了比较完善的管理模式，档案管理信息化一方面弥补了传统纸质档案管理的缺陷问题，另一方面又能继续保持着纸质档案管理的严谨性、科学性。利用计算机网络平台来对机关事业单位的档案管理进行现代化、信息化管理，有效提高档案管理的时效性。