“智慧校园”背景下的高校后勤信息化建设存在的问题与对策分析

2020-12-09乔硕功

资源信息与工程 2020年3期

乔硕功

(中南大学后勤保障部，湖南长沙 410083)

1 引言

信息化是当今世界发展的大趋势，是全球经济增长的核心驱动力，快速推动着经济社会发展和变革。自党的十八大以来，信息化列为国家重要战略，各行业信息化步伐不断加快，社会整体信息化程度不断提升。《中国互联网发展报告2019》指出，2018年中国数字经济体量为31.3万亿元，GDP占比34.8%。中国网民规模为8.54亿人，互联网普及率为61.2%。2016、2018年，教育部先后发布《教育信息化“十三五”规划》[1]和《教育信息化2.0行动计划》[2]，明确提出以教育信息化全面推动教育现代化、普遍提高信息化应用水平和师生信息素养，充分利用云计算、大数据、人工智能等新技术，构建全方位、全过程、全天候的支撑体系，助力教育教学、管理和服务的改革发展。2019年，中共中央、国务院印发《中国教育现代化2035》[3]和《加快推进教育现代化实施方案(2018—2022年)》[4]，明确指出加快信息化时代教育变革，将教育信息化提升为国家战略规划之一。

在此背景下，各高校不断完善、集成和升级基础IT架构和系统，积极探索云计算、大数据、物联网与人工智能等新信息技术应用，积极实施教育信息化和现代化战略[5]，并提出“智慧校园”建设目标[6]。后勤信息化也纳入高校“智慧校园”建设，让数据多跑路，师生少跑路，服务到师生“心坎里”，保障在师生需求“关键时”，助力高校“双一流”建设和改革发展。

2 高校后勤信息化建设现状

随着信息化建设不断推进和新技术逐步应用，高校后勤信息化建设大致经历三个阶段：一是电脑和办公软件的普及应用阶段；二是后勤业务管理系统建设阶段，主要是提升工作效率和促进管理精细化；三是“智慧校园”背景下的智慧型、服务型后勤信息化建设阶段，依托互联网、物联网、大数据、云计算和人工智能等信息技术，将数据中心建设列为核心建设目标，强调服务中师生的感受和体验，提供全方位、全覆盖信息化环境的后勤保障综合服务平台[7]。

在对高校后勤信息化进行调研和收集中国教育后勤协会信息化建设专委会有关数据的基础上，本文从领导组织体系等五方面分析高校后勤信息化建设的现状。

2.1 领导组织体系

高校后勤部门普遍重视信息化建设，有92.7%的高校后勤部门领导任后勤信息化建设负责人，其中54.2%为后勤行政主要负责人，5.7%为分管校领导；59.1%的高校后勤设立信息化相关机构，26.8%的高校后勤计划成立信息化相关机构。

2.2 制度保障与执行

多数高校后勤部门制定了信息化发展规划，但执行效果有限。66.7%的高校形成了后勤信息化顶层设计方案和规划，但近50%的受访者认为信息化方案和规划未有效执行或无实际指导意义，26.7%的受访者表示会主动修订完善顶层设计方案和规划。

2.3 资金投入与使用

后勤信息化建设经费投入差异较大。年投入经费最高的为1 000万以上，少的不足10万元。在资金使用配置方面，由高到低依次是管理应用系统建设、信息化基础平台建设、系统运维运营和信息化培训。

2.4 系统建设与应用

后勤信息化系统依据使用场景可分为基础平台系统、业务管理系统和服务系统三类。其中，占比第一的是业务管理系统，分别是维修管理系统、能源管理系统、公寓管理系统、物流管理系统、服务监控系统、财务管理系统、OA办公系统等。占比第二的是服务系统，主要是信息门户、餐饮服务、住宿服务、场馆预定、呼叫系统等。占比第三的是基础平台，较为成熟的应用为身份认证和支付平台。

2.5 数据平台建设与数据治理

数据平台建设和数据治理有待加强。后勤信息化建设中，21.3%的高校建立了统一的数据平台，20.1%的高校建设了数据处理引擎，多数高校未制订后勤信息化数据标准和开展数据治理工作。有96.8%的高校后勤部门进行数据统计工作，但极少聘任专业人员开展数据分析和数据挖掘工作。

3 高校后勤信息化建设中存在的问题与分析

随着国家对信息化的重视程度提升，特别是对教育信息化的持续关注和投入，高校后勤面临的问题更多是如何科学、可持续的进行信息化建设，如何保证建设成果能够满足师生员工的需求。基于以上认识和后勤信息化现状，笔者归纳出高校后勤信息化建设存在以下问题：

3.1 顶层设计与规划缺乏重视

调研发现，高校后勤信息化建设工作中，虽制订了相应的顶层设计规划，但实际执行却不甚理想。其原因有三：一是规划缺乏连续性、前瞻性和系统性，导致信息的不对称和发展的不平衡，从而令信息化建设面临进退维谷的局面[8]。二是规划执行有差距，根据当前需求开发软件或系统，已建系统各自独立，信息共享不足，“信息孤岛”较为普遍。三是规划设计内容相对空泛，操作性不强，不能很好指导实践。

3.2 需求分析不到位

在后勤信息化建设需求调研环节，容易出现真实需求和调研结果出现偏差，导致建设成果与实际目标不一致。原因有二：一是高校后勤人员习惯从自身角度提出信息化建设的想法、目标以及愿景，而缺乏对业务需求、功能需求、性能需求的专业认知。二是系统开发团队因缺乏实际后勤管理工作经验和实践，对总体需求的刻画容易产生偏差。

3.3 设计导向偏重于业务管理

后勤信息化建设更多关注内部机制的完善，以提升后勤标准化、精细化管理为主要目标[9]。思维停留在传统后勤部门的行政管理层面，以优化管理流程和管理者视角去设计开发系统，很少能构建服务对象的用户画像(User Persona)，在UI、交互和产品设计中未充分考虑用户体验，师生在使用中对应用系统满意度和认同感不高。

3.4 缺乏后勤基层员工支持

很多高校认为后勤信息化建设的难点之一是后勤基层员工态度消极，对信息化系统有抵制情绪[10]。原因有三：一是部分系统管理操作过于复杂，交互性、稳定性欠缺；二是部分系统因UI而牺牲实用性和易用性；三是忽略了不同高校之间的应用场景差异。后勤基层员工在使用系统时，不仅没有提升工作效率，反而增加了额外工作量。

3.5 对信息专业人才认知存在误区

许多文献提出信息化专业人才缺乏制约了高校后勤信息化建设的发展，高校后勤很难吸引和留住专业信息化技术人才[11]。在信息技术高度发达的今天，IT行业内分工高度细化，技术迭代速度也不断加快。后勤部门建立一支负责设计、开发、测试和运维全过程信息化团队，成本过于高昂且不实际。因此，高校后勤面临的问题不仅仅是缺乏信息化专业人才，更重要的是识别哪些IT岗位或分工是后勤部门所需，从而找到后勤部门信息化建设的“关键人物”。

3.6 资金安排和配置缺乏科学性

缺乏资金持续投入是制约后勤信息化建设的关键因素之一。经调研和分析，发现很多高校后勤信息化建设资金配置缺乏科学性：一是资金多用于硬件设备的购置，少部分用于软件系统的开发；二是没有将资金聚焦在能快速体现后勤信息化成果的关键项目，缺乏亮点和显示度；三是资金投入忽视对已有项目的升级和维护。因此形成新建项目一时难以显现成果、已建项目又难满足需求的尴尬局面，决策层很难评估后勤信息化持续投入的价值。

4 高校后勤信息化建设的对策

4.1 强化信息化顶层设计与规划

高校后勤工作涉及师生日常学习、工作、生活的方方面面，信息化建设是一项系统性强、复杂度高、建设周期长的系统性工程，进行科学的后勤信息化建设层顶设计、编制切实可行的信息化建设中长期规划尤为重要[12]。后勤信息化顶层设计应包含以下方面：一是需求分析。通过建设目标分析、工作调研分析、现状分析、师生需求分析等，梳理出后勤信息化建设需求；二是总体设计。通过调研确定信息化建设的基本原则、建设目标等内容，确定重点建设内容，提出建设总体架构；三是架构设计。包括业务架构、数据架构、应用架构、基础设施架构、安全体系等；四是实施路径设计。明确建设的先后顺序、实施周期、资金预算、实施阶段计划和风险保障措施。

4.2 重视需求分析调研

需求分析是信息化建设的基础，决定信息化的总体设计和整体架构，因此需求分析一定要具体而详实，应包括以下内容：目标分析、用户分析、业务需求分析、系统功能需求分析、信息资源需求分析、信息共享和业务协同需求分析、基础设施建设需求分析、性能需求分析、安全需求分析、接口需求分析等。

4.3 确立需求驱动的设计导向

建设智慧校园背景下的后勤信息化系统的根本目的在于改变传统意义上师生与后勤保障服务的交互方式[13]，实现以人为本的个性化创新服务。因此，后勤信息化建设必须确立以服务对象需求驱动的设计导向。一是有效提升用户体验，在UI、交互和应用流程中不断契合师生的感受与需求，提升师生满意度和获得感；二是应用云计算和大数据技术，构建服务对象的用户画像，聚类不同群体的精准需求，真正实现以人为本的个性化创新服务；三是充分考虑后勤基层员工的能力水平和诉求，充分考虑系统的实用性和易用性，让后勤基层员工实在感受到信息化对后勤服务质量提升的促进作用。

4.4 搭建数据收集和治理平台

随着后勤信息化的发展，信息系统也越来越复杂，数据越来越多，大量数据没有进行数据分析和挖掘，且不同系统数据因数据标准和结构不同难以实现信息共享。因此，数据收集和治理平台是后勤信息化建设的瓶颈环节。平台建设包括数据采集、治理、存储、管理，数据资源目录，数据交换接口，数据分析、挖掘与可视化，数据运行监控和决策支撑等内容组成[14]。一是实现一数一源和伴随式数据采集；二是通过数据标准管理、元数据管理和数据模型管理，提升数据质量，有效实施数据分布规划和数据治理；三是制定数据资源目录和数据交换接口，实现后勤系统与学校平台数据共享与交换；四是融合大数据技术，实施数据分析和挖掘，实现数据深层价值应用，及时调整和升级服务管理；五是应用可视化技术，建立后勤数据运行监控和决策支撑平台，及时了解后勤运转状况，辅助管理者做出决策，提升后勤治理能力和师生满意度。

4.5 建立人岗相适的信息化团队

明晰后勤信息化团队的定位和作用是引进培养人岗相适专业人才队伍的前提。因后勤部门职责所限，存量人员难以独立完成设计、开发、测试和运维。参照IT行业常见岗位设置，后勤部门应设以下岗位：一是“产品经理”，具备IT行业知识和后勤工作经验，了解师生和后勤部门信息化需求和目标，能够拟订后勤信息化规划和顶层设计，能与开发团队进行有效沟通；二是“运维工程师”，负责系统日常管理和维护；三是“数据分析师”，负责数据分析和挖掘，发挥数据驱动的核心引擎作用。

4.6 科学配置信息化建设资金

在信息化建设规划阶段，要制定科学的预算和风险保障措施，合理安排信息化建设资金。一是在技术资源不足的条件下，宜分配适当资金聘请专业团队定制后勤信息化顶层设计方案和中长期规划，可提升后勤信息化建设的效果，降低建设风险。二是重视已有项目的升级和维护，分配资金用于已有系统的运维和二次开发。三是优先投入能让后勤服务产生良好示范和形成品牌的项目，形成良性循环。四是充分利用学校已有的信息基础设施和平台，或应用云计算技术，根据实际需求选择IaaS、PaaS或SaaS服务，合理降低信息化建设成本。