新时期企业人事档案管理存在的问题及措施分析

李万霞

【摘 要】随着现代企业管理制度的不断完善，人力资源管理在企业的地位日益凸显。作为其中的重要组成部分，人事档案管理工作变得尤为重要。因此，本文从人事档案管理中存在的主要问题着手，就如何创新企业人事档案管理，更好适应企业管理要求、服务企业发展，提几点建议和措施。

【关键词】企业;人事档案管理;问题;措施

新时期的社会企业发展中，对于企业人事档案管理问题高度重视，人事档案管理工作的高质量开展，是推动企业发展、为企业劳动人员的合法权益提供保障的重要基础。但是在新时期的企业发展运营中，部分企业人事档案管理工作开展实践中，仍然存在着很多现实问题，严重影响了企业人事档案管理工作开展的效率和质量，因此对于人事档案管理问题的解决，已经成为新时期企业人事管理工作开展的重要组成部分。

1企业人事档案管理工作凸显的主要问题

1.1部分领导干部对人事档案管理工作重视不足

在企业中，领导发挥的是榜样带头作用，领导的思想在很大程度上也会影响员工，而目前我国的企业人事档案管理首先面临的问题就是部分领导干部对这项工作的重视程度严重不足。现代企业在发展的过程中不断改革制度和重新整合，产权方面也会相应产生一些变动，不少企业管理人员由于缺乏对人力资源的了解和认识，将大部分的注意力都放在了产品的销售和经营上面，对于人事档案管理这类基础性的工作视而不见，也就使得档案管理的价值在企业里长期得不到体现。诚然，相比起销售环节，人事档案管理工作的收效很慢，可能需要花费很长的时间才能取得一定的经济利益，但管理本身就是一项长期性的工作，同时从长远来看，又关系到企业发展的命脉，要求管理者能够深谋远虑，高瞻远瞩。

1.2企业人事档案管理方法和手段落后

目前，有些企业越来越重视人事档案管理信息化建设，配备了计算机作为数据库，用來存储和简单检索，但是，缺乏懂档案掌握数字化处理技术的专业管理人员，档案信息量不足，实用性差，致使人事档案管理滞后于人力资源管理。况且，还有大部分企业人事档案管理工作仍处于只注重于利用，进行简单地收集、分类管理、利用等工作，采用手工操作为主，管理方法陈旧，效率低下，严重地阻碍了企业人事档案管理水平的提高。

1.3监管机制落实不足

企业人事档案管理开展中需要严格的监管机制落实来保证其工作开展的规范性和科学性，但是目前阶段部分企业在人事档案管理实践中，监管机制落实严重不足，甚至存在着监管机制缺失的现实情况。这就造成了新时期部分企业人事档案管理工作开展混乱，对于企业员工的人事档案搜集不足，难以对企业员工进行深入了解，这就给企业人事管理工作的开展埋下了隐患，不利于企业发展。

2新时期企业人事档案管理问题的解决措施

2.1增强企业人事档案管理工作的意识

企业领导高度重视档案管理工作是做好人事档案管理工作的前提，只有领导充分认识企业人事档案管理的重要性，意识到人事档案的价值，才能在人、财、物上对人事档案工作给予必要的投入，才能使涉及人事档案归档的部门积极支持配合这项工作，从而调动档案管理人员的积极性，发挥其潜能，以提高其责任意识，更好地做好人事档案归档材料的收集、鉴定、整理、利用等工作，另外，档案管理人员及时向领导汇报工作计划、开展情况以及在人事档案管理工作中遇到的问题、档案利用效果等，领导才能对人事档案工作有全面了解，把人事档案工作列入工作议程。有计划、有步骤、有考核地进行，从而使人事档案管理工作更加高效有序地开展。

2.2创新企业人事档案管理的方法和手段

为了实现企业人事档案信息资源共享，最大限度地发挥人事档案管理的实用价值，不断促进企业人才合理流动、合理配置及使用，以防用人失察、用人失当、用人失误等情况发生，改善企业人事管理部门工作繁琐、效率低下、不能为领导及时提供所需要的人力资源管理信息的现状，为科学选拔人才、建立良好的用人机制提供可行性的参考依据，创新企业人事档案管理方法和手段。应用计算机和互联网技术，安装先进的软硬件设备，通过数字化手段存储信息，建立企业人事档案数据库及微机检索系统，方便利用查询，提高工作效率和人才信息的可靠程度，更有效而广泛地在企业间实现人力资源共享，大大提高企业人事档案的利用效率和服务水平。

2.3制定监管流程，保障人事档案管理的规范性

在新时期企业人事档案管理工作开展中，严格的监管机制落实也是提升其管理实效的必然流程，是保证企业人事档案管理工作开展规范性的基础所在。因此，新时期要保证人事档案管理工作的规范化开展，企业就必须制定严格的人事档案监管机制，例如对人事档案管理情况进行定期审查，并建立抽检监管机制，并对档案搜集、整理、统计等提出统一、规范化的要求，作为人事档案管理监管的要点，以此保证新时期企业人事档案管理工作开展的规范性和统一性，为企业人事档案调用奠定基础。

2.4对人事档案进行动态管理

收集人事档案信息的过程中要重视及时性和完整性，针对虚假信息要坚决剔除，整理要遵循认真严谨的原则，调用人事档案的时候要确保安全性，因为涉及个人隐私，所以这是人事档案管理人员的责任，信息出现变动之后，其人事管理档案应该及时更新，要求档案管理人员注意所有员工档案材料的更新和补充，避免不必要的麻烦。对于有些工作出现调动的员工，需要在原始的电子文档中做相应的标明。企业中的人事档案其实就是一个人才库，为了企业的健康长远发展，要建立优秀人才库，将取得了专业技能证书或者相应工作资质的员工纳入到优秀人才库中，这样一来，企业在选拔和任用员工的时候能够更加精准、高效和便捷，使得人事档案的作用得到最大程度的发挥。

结语：

新时期企业人事档案管理的重要性不断提升，企业必须正视现有人事档案管理中存在的问题，采用科学化的解决对策，全面提升企业人事档案管理工作的效率和质量，为企业发展奠定高质量的人事档案管理基础，推动企业的现代化、科学化发展。

参考文献：

[1]李慧琴.新时期企业人事档案管理存在的问题及对策[J].企业文化旬刊，2018，000（6）：142，171.

[2]任静怡.现代企业人事档案管理中存在的问题及对策分析[J].新商务周刊，2019，000（9）：19-19.