从现代人力资源管理看人事档案管理工作分析

辛岩波

（济宁市兖州区政务服务中心，山东 济宁 272100）

人力资源管理作为企业发展的基础，其中的人事档案管理一直都是管理人员重点关注的内容。人事档案管理是对人才的工作经历、工作时间、工作能力进行一些有效的记录，对于人才之后的调动和就业有着重要的影响[1]。企业的人力资源管理也会以人事档案管理作为依据，所以这充分表明了人事档案管理的重要性。加强人事档案管理不仅是提高人力资源管理的价值，也是推动企业发展的重要措施。从经济的角度来说，也是推动社会发展的重要因素。作为企业的人事管理者，立足于人力资源管理加强人事档案管理是非常有必要的，也是加强自身职业能力的重要体现。

一、我国人事档案管理存在的一些基本问题

（一）人事档案管理制度不够完善

随着社会经济的发展，我国人才市场的需求量也在不断增加。在大环境的影响下，无论是企业还是单位，都开始加强人事档案管理，但是人事档案管理的制度还是存在很多问题。其中最典型的就是档案借阅问题。在企业发展的过程中，人事档案借阅是很普遍的情况，其根本意义也是为了合理配置人才[2]。人事档案借阅时候是需要流成的，其中借阅申请，资料归还日期都要有明确的记录。但是在我国企业人事档案借阅的过程中，很多管理人员都忽略了这一流程。这也是人事档案管理制度不完善的体现，人事档案管理对于企业的发展作用是非常巨大的，如果人事档案管理制度不完善，很容易造成人才浪费的情况，这对于企业的发展也是一个巨大的损失。

（二）人事档案管理方法过于落后

随着经济和文化的全面发展，不管是教育还是科技，我国都有着明显的改革和发展，但是关于人事档案管理的工作，我国企业管理的方法还是以传统方式为主。人事档案管理需要信息收集，记录，整理，存档；这一系列流程是一个繁琐的程序。尤其是每年毕业季来临的时候，人事档案管理更是一个巨大的工程，人事档案管理方法过于落后，不仅会加大人事档案管理工作人员的工作量，还会造成档案管理混乱的情况出现。一旦出现这一情况，人力资源管理的工作展开难度也会加大，且容易造成人才流失。

（三）人事档案管理意识薄弱

虽然对于人事档案的保存，不管是企业还是公司都会有一定的保障性，但是在此基础上，人事档案管理的意识，都很缺乏。在人事档案管理人员的想法中，人事档案只要保存就可以了，事实上，人事档案不仅仅需要保存，还需要合理的归类和管理，这样才能最大程度地发挥它的价值。人事档案管理意识的缺乏，在一定程度上是人力资源管理的缺失，从经济的角度来说，也是企业发展的损失[3]。除此之外，人事档案管理关系着招聘人员的一些基本信息和机密，人事档案管理意识薄弱，还有可能会涉及法律纠纷。为保障企业核心发展，加强人事档案管理意识培养是非常有必要的。

二、加强人事档案管理的有效策略

（一）科学管理人事档案

人事档案管理工作量比较，提高人事档案管理效率一直都是企业工作重点探讨的内容。要提高人事档案管理的效率，在收集和整理的过程中，一定要保障管理的科学性。针对人事档案，进行分类整理。人力资源中的人才特性是不一样的，质量也是不一样的。将人事档分类整理，既可以提高人事档案管理的工作效率，也能在一定程度上减少人才的流失。“物尽其用，人尽其位”便是人才配置的最高境界，将人事档案分类管理，也能优化人才利用的最大价值。

（二）细分人事档案管理资料

近年来，随着经济全面发展，职业竞争压力也在无形中增大。在大环境的影响下，“专业不对口”的现象已经变得非常普遍了。要加强人事档案管理，工作人员在管理的过程中，一定要将管理资料细化，一方面是为了企业单位的完整性，另一方面是为了保障信息的动态性。企业是由多个部分所组成的，其中“人事部、市场部、设计”都是发展的重点，如果让一个设计型人才去“市场部”，便是人才分配的不合理。所以企业单位在进行人事档案管理的时候，一定要细分人事档案的资料。

（三）优化人事档案管理方法

随着经济文化的全面发展，互联网和人们的生活联系越发密切，人们更是逐步进入信息化时代。在现代化的发展过程中，不管是生活还是教育，都已经离不了计算机了。人事档案管理过程中，也可以利用计算机来进行工作。一方面可以提高人事档案管理的工作效率，另一方面也可以保障信息的准确性。从此之外，互联网有着独特的资源互助性，利用计算机处理人事档案管理工作，可以在一定程度上丰富企业的资源。这不仅是加强人事档案管理管理的有效方法，还是加强人力资源管理的重要体现。

三、结语

综上所述，人事档案管理是人力资源管理的基础，也是一个企业发展的根本。现代化经济全面发展的过程中，加强人事档案管理是社会发展的必然需求，也是人才资源优化配置不可或缺的一个重要过程。在社会发展的历程中，人事档案管理起着至关重要的作用，加强人事档案管理，既是对人力资源管理的加强，也是对企业发展的一个良好铺垫。企业的发展是组成社会经济的重要部分，加强人事档案管理，从经济发展的角度来说，也是铺垫经济发展的一个重要优势。所以，加强人事档案管理在社会发展中是非常有必要的。