试论高校低值易耗品的管理

2020-12-08任志宏

山西青年 2020年3期

任志宏

山西工商学院，山西太原 030062

一、高校低值易耗品的管理范畴

高校低值易耗品管理主要分为三大类，后勤物品管理、实验室物品管理及行政办公用品管理。其中后勤中存在的低值易耗品有管材、机器零部件、配套设施、清洁用具等；实验室低值易耗品包括实验中所需的各种低值仪器仪表、工具量具、玻璃器皿、元件、零配件等；行政办公中的低值易耗品则以日常办公文具、墨盒、纸张等办公用品为主。

二、高校低值易耗品管理中的问题

（一）物品采购预算统筹不到位

低值易耗产品的特点决定物品统一管理的难度大，且院系与部门之间在职能和内容上存在着十分显著的差异，低值易耗品的种类和需求也有所不同，无法同时满足所有的需求，因此无法保证统一采购和统一发放。故而使用单位需自行采购，以满足其需要。但很多单位并未对一般易耗品采购做出科学完善的规划，通常以活动需求为基准进行采买，随意确定购买数量，而且也没有制定科学有效的采购计划，需求预算和采购计划存在着十分明显的不足，最终低值易耗品购进数量出现过剩或不足的问题，且采购人员忽视了对采购物品质量的有效控制。

（二）采购程序缺少公开性

在低值易耗品的采购管理上，由于缺少准确定位及界限划分，再加上其自身存在较强的流动性特征，使得管理工作极易受到诸多因素的限制，影响了管理效果。另外，在采购过程中，因内容较为繁杂，通常是将其与其他重要物资放在一起进行采买的，并未设定标准的采购流程，采购公开性也较低，很难做到高效控制，进而影响到低值易耗品的管理效用，造成资金的浪费。

（三）物品库存量管理中核算有待完善

高等院校的低值易耗品通常需要经学校资产管理部门登记备案，财务部门也应做好账面记录核算工作，建立科学完备的登记核算体系。工作人员在采购物品后，并未严格清查账目，或仅简单记录物品的概况，并未对其开展严格规范的账、物一致盘查，后续计量工作无法顺利开展，最终在保管的过程中出现了不同程度的损失和盈余问题，账目与实际库存明显差异。

三、强化低值易耗品管理的对策

（一）建立健全的管理制度

高校只有健全低值易耗品管理制度，才能对管理流程及内容实行严格规范，避免混乱情况的发生，降低高校财务损失。在管理制度制定中，应做好工作划分，对材料采购、入库、领用及报废等予以准确等级，加强管理规范性，同时还要明确各管理条款内容，要求管理人员严格按照条款开展管理工作，规范管理行为，降低管理随意性，以强化低值易耗品管理的整体效果。

（二）合理规划采购流程

由于私立高校管理模式的不同，低值易耗品采购的流程也会存在差异，通过对私立高校的研究，可将采购流程划分为以下两种形式：一是招标或查询采购。其是以政府采购模式为参考依据，通过招标方式了解采购商品基础信息，如报价、规格等，对比分析后选择合适的供货商，进行低值易耗品的长时间供应。在招标采购中要求工作人员秉持公平、公正的基本原则，保证采购质量。二是报批采购。该方式针对的是少量低值易耗品的采购，只需相关部门根据所缺材料制定采购清单，交由上级领导部门审批，审批通过后可私自采买。不过该方式下，很容易因为采购者的私利贪心而出现谎报价格的情况，高校需要加大监管力度。

（三）落实精细化管理

该项管理要求将高校所需的低值易耗品实行细致划分和归类，按照固定资产管理方式对其予以科学化管控。并要求在物品领用上做好登记和记录，定期检查物品，确定其数量，以提升低值易耗品的管理效果，避免问题的产生。

（四）做好维修、报废等管理工作

一是对低值易耗品实行定期检查，加强物品使用合理性，对于存在破损较轻的物品要及时修补，确保其正常使用，降低资源和资金浪费。另一方面在出现报废或保修的低值易耗品后，应分析和查明产生该现象的原因，及时追究相关人员责任，或进行一定的折价赔偿。同时对于报废的低值易耗品要做详细的登记，注明报废原因及数量，避免出现不必要的损失。管理人员还需对上交的报废、保修申请实行严格审查，注重内容的合理性。

（五）定期清查

高校需制定定期清查规范，严格按照要求对低值易耗品的采购和使用情况予以掌握，如果在清查中发现存在数量不符的情况，要及时核对，以免问题堆积带来不良影响。一般情况下，低值易耗品的盘查每月进行一次即可。另外，在盘查完成后，要制定明确的盘查文件，详细记录低值易耗品的使用情况，计算盈亏，为高校财务管理工作提供依据。