高校档案信息化建设策略探讨

◎黄舒

信息化时代的一大特点是互联网和数字化的广泛应用，随着信息化向高校普及，无纸化办公成为时代发展的必然趋势。档案作为记录高校发展历程和各项关键信息的重要载体，对其的收集、整理、保存、传递等工作是高校工作的重中之重。因此，高校必须加强档案管理的相关工作，在战略高度重视档案管理建设。在大数据环境下，信息化的引入对高校档案管理带来全新的发展机遇，同时由于互联网存在一定的缺陷，也会为相关管理工作带来挑战。传统档案管理工作只需要注重纸质文件的整理保存，但会耗费大量的人力资源和空间资源。信息化档案管理采用计算机对档案进行批量管理，只需搜索关键字即可完成调档和查询工作，节约了人力物力，拓展了服务范围，改善了服务效率，提高了档案管理的质量和水平。但由于大数据技术对档案管理人员知识水平要求较高，不规范操作可能引起电脑病毒和档案丢失等风险，部分高校信息化软硬件设施相对落后，还未构建对档案信息化管理的全面认知，因此在实际操作的过程中，高校档案信息化建设仍然存在不少阻碍，制约了档案管理水平的提升。高校必须重视这些问题的解决，及时采取相关应对策略，为档案管理打通信息化的道路，推动档案管理体系的综合建设。

一、提高信息化建设认知水平，加快基础设施建设

档案行业有别于其他信息管理行业，具有更高的复杂性和更低的容错性，因此高校档案信息化建设对人员管理素质和系统建设水平的要求也相对较高。随着各个高校教育形式的多样化，高校档案管理内容逐渐复杂，包括了教学课堂、专业建设、学籍、教研等方面的管理。在传统档案管理体制中，高校主要依托档案室完成档案的记录、整理、归档、调取工作。在实际档案室管理工作中依然采用纸质的管理模式，信息保存形式也多为纸质档案，容易出现失误，对于档案资料有效的再次利用存在漏洞，尤其在实际工作当中常存在各种问题，容易影响到档案管理的高效发展。目前，高校档案管理方式比较落后，学校支持和重视力度不够，信息化建设欠缺，建设需求和管理层期望存在不平衡性，严重限制着档案管理建设。

因此，档案建设需要高校管理层的积极支持和配合，学校领导形成正确的档案管理理念，在思想上转变认识，带头组织档案相关管理人员认真学习档案管理文件规定，贯彻上级领导对档案管理的工作要求，提高档案信息化建设的认知水平。同时，高校要加大在档案管理上的资金投入，设置专门的管理部门对档案管理所需的硬件设备如计算机、打印机、扫描仪等进行采购，架设专门的校园局域网加强档案内部管理，还要招揽专门人才队伍建设本校的档案管理系统，建立和完善高校档案数据库，对档案进行信息化录入，完成纸质档案向电子档案的转换，为实现高效的数字化管理工作提供技术支持。

二、完善档案信息化安全管理，做好隐私保密工作

目前，高校档案管理工作在信息化时代下面临较大挑战，由于历史因素影响，导致高校档案室中工作人员缺乏相关档案的专业知识和能力。通常学历层次低、年龄较大，对于信息化操作的能力参差不齐，影响了档案信息化建设的有效性。由于管理人员对档案业务不熟练，在档案信息化管理中容易出现各种问题，最为突出的是对档案安全问题的妥善处理。虽然信息化建设的应用可以有效填补纸质档案的不足，但不合理、不正当使用信息化系统会造成档案数据不可逆的损失，尤其是档案信息泄露，导致学生和教师个人隐私受到侵犯。

档案信息关乎学校和个人的隐私安全，需要高校档案管理在信息化建设的过程中保证数据的完整和安全性，加强对档案数字化安全工作的完善，可从以下几个方面进行：（1）采用数据加密技术。在档案录入的过程中，管理人员可对敏感重要的信息进行加密，根据档案保密级别设置访问等级，为每位用户设置独立登录密码，必要情况下可进行身份验证，确保信息的安全性。（2）完善管理体系，进行专业培训。高校在进行档案信息化之前，要制定科学合理，细致严格的数字化信息管理规章制度，如设置双值班制度，明确值班责任人，对调档、归档工作进行操作记录，规定档案检查周期等，同时要对所有档案管理人员进行专业培训，提高对软硬件系统的操作熟练度，提高人员的管理素质。（3）加强系统维护，注意数据备份。在建立高校信息化档案管理系统后，要安排专人进行档案软建和硬件管理系统的维护，如定期对管理档案的计算机进行检查维修，杜绝外来存储设备的接入，为硬件设备标注安全等级，软件系统要设置管理权限，防止外网接入等，降低造成病毒入侵和数据泄露的风险，确保档案管理工作的隐私性和保密性。

三、树立大档案管理理念，实现档案建设常态化

在大数据时代，档案管理不再是传统意义上单纯的信息采集、录入、保存、监管，档案的范围也从个人基本信息、成绩单、奖惩记录拓展到从学生多角度测评和学习过程评估等信息，档案管理的多元化逐步加深，层次和维度也逐渐增多，加大了档案管理的复杂度，但也让高校学生档案更加精细和立体。高校学生档案在管理存在“两头堵”的现象，学生在入学和毕业之际才会进行档案填写工作，中间的很长一部分时间档案处于暂停状态，极易造成档案信息丢失。高校需要将档案管理融入日常教学管理过程，及时对学生的信息进行更新，让档案维护常态化，树立“大档案”的管理理念。

高校领导要重视档案信息化建设的有效性、长久性，统筹规划档案信息化管理模式，建设信息网络，建立大档案、大信息化的良性发展。在档案信息化建设中可选择多部门协作建立综合的数据库运行系统，扩展资源应用范围。高校应以需求为导向，不断更新和充实档案信息内容，提升档案资源的利用率，增强校园档案网站的安全性建设，并推动档案信息产品专题的开发利用。例如在教学活动中，高校教师、学生、档案管理人员都是档案维护的主体，学生日常表现、心理变化，教师考核结果、评价意见等都需要及时和信息化档案系统内容保持同步。同时，高校档案管理工作还要利用信息化方便查询的优势，教师要及时了解学生的个人状况，针对学生的学习情况和心理状态调整教学方式，更新教学策略。此外，内容丰富完整的档案有利于学生求职就业，可为后续发展提供参考。

总之，在大数据时代的大背景下，高校档案建设信息化是必然趋势，是提升高校管理工作质量，简化管理结构，改善管理效率的关键手段。随着信息技术与教育事业之间的相互融合，高校教学管理存在新的挑战和发展机遇，档案管理是教学管理的核心，应该受到高校的高度重视。高校应提高信息化档案建设的认识水平，正视当前存在于档案信息化建设进程之中的信息技术水平落后、档案安全意识薄弱、缺乏专业人才队伍、信息管理单一等一系列问题，在思想上树立档案科学管理的正确理念，在实际操作中注意细节化问题的妥善处理，持续推进档案管理体系的构建，加强人员培训和制度管理，在保证安全保密的前提下开拓“大档案”的建设思路，将档案管理融合教学管理的方方面面，培养一支高素质、新思想、严要求的档案管理专业队伍，提高高校档案管理工作的质量和水平，为加强高校教育管理提供高效的发展道路。