缩微档案管理在档案保管工作中的应用和探索

黄轶劼

（湖北省引江济汉工程管理局，湖北 武汉 430062）

一、缩微档案的特点

缩微档案是应用缩微技术制成的档案缩微复制品。一是具有信息的高度浓缩性，能以较小的体积存贮大量的档案信息，缩微胶片一般可缩小到原件的1/7-1/48，超缩微胶片能缩小到原件的1/90-1/250。二是记录档案信息的准确性。档案缩微品可以准确地记录下原件的信息内容，真实地再现档案原件的风貌和细节。缩微档案的这一特点，使它在很大程度上可以代替档案原件使用。三是长久保存性。只要冲洗和保管适当，缩微胶片可长久保存。四是规格的统一性。缩微档案的质量、形状和尺寸是统一的，缩微处理可以将种类繁多、外形不一的纸质档案统一为固定形式，达到标准化，从而易于管理、易于传递。五是便于同计算机等先进技术相结合。档案缩微品规格统一，易于机械化管理，借助计算机和缩微胶片检索设备能迅速处理大量档案信息，进行自动化或半自动化快速检索。六是可读性差。缩微档案用肉眼无法阅读，需通过缩微阅读器等设备将缩微图像放大后才能进行阅读和查找。

缩微品的种类和规格很多，在制作缩微档案时选用何种类型和规格的缩微品，受档案原件尺寸和卷数、形体状况、装订和贮存方法、使用频率、信息复制要求、设备条件、经济条件等各种因素的影响。

二、缩微档案的整理

（一）缩微品制作档案的整理立卷

缩微品经过检查合格以后，应将其在制作过程中各环节的文字材料和技术数据整理归人制作档案，其内容包括拍摄任务书、拍摄前整理编排作业单、拍摄作业单、冲洗作业单（含各代）、拷贝作业单（含各代）、质量检测单（含各代）、更正补拍说明、缩微品移交资料、其他在缩微品制作中具有查考价值的资料。

缩微品制作档案以档案全宗为单位，按档案年度或问题进行立卷。立卷的微缩品制作档案，其内密应完整、齐全、准确。为便于查考应编制案卷目录、卷内目录、页次号并填写备考表。

（二）缩微档案的整理

缩微档案的整理可以沿用原有的整理体系。对于缩微档案的整理只需要根据缩微品的不同种类以及缩微号对其进行分类排列，并做必要的编目工作。档案缩微品可分为卷式和片式两大类。卷式缩微品按尺寸又分为16 毫米、35 毫米、70 毫米、105 毫米卷式胶片；按保管方式分成盘式和盒式两种。卷式缩微品制作成本低，保管空间小，适于保存大量的档案信息，易于管理，是目前档案缩微品的主要形式。但卷式缩微品一盘（盒）中记录档案数量多，内容复杂，难于增删和更正。片式缩微品的优缺点是：其贮存次序可以变动，便于档案材料的增删、修正、复制分发，使用方便。但易出现贮存错误，容易丢失、散落、容易发生排列次序混乱、散失等情况。

档案缩微品是按缩微号的顺序排列的。缩微号是档案缩微品的编号，指明了缩微品的贮存地址（位置）。缩微号由两部分组成：一是由一盘卷片或一张平片为单位编制的顺序号；另一是为一卷或一张缩微胶片中的每个画幅所编的续号码。

缩微品目录或索引是将缩微影像的位置、缩微号及其存放地点（库房柜、架号）著录在登记簿上或存人计资机磁盆里，形成可供查询的检索工具以备查找。

三、缩微档案的检索和利用

目前，我国档案缩微工作尚处于抢救、备份、保存珍贵档案阶段，档案缩微品主要用于保护档案原件，很少直接提供利用，其作为信息载体的作用尚未得到充分发挥。因此，在缩微档案的管理中，要加强缩微档案的检索和利用工作。

缩微档案的检索方法很多，不同类型的档案缩微品有不同的检索方法。比如卷式缩微品的检索包括：一是编码检索法。将胶卷的每个画幅依次编码，利用事先编好的索引进行检索。二是闪光靶标法。将一盘缩微胶片记录的档案信息区分为若干单元，在每个单元之前拍进大写的号码或符号，作为闪光靶标。检索时，将缩微胶片放进阅读器，快速输片，当闪光靶标通过屏幕时，会像闪光一样明显闪现，便于区分所需要的档案的位置。三是指示线检索法。在缩微胶片的画幅之间空白处拍进具有不同高度的横线，用横线的位置代替原始档案号码。检索时，用带有刻度尺的专用阅读器与指示线高度索引对照进行检索，当横线与刻度尺上代表所需特定档案的编码一致时，即可检出所需档案。四是长度扫描法。将胶卷上每幅影像距胶卷起点的长度尺寸与其所记录的档案材料编成索引。检索时，先从索引中查到所需档案的位置，然后用装在阅读器上的长度测量仪自动显示胶卷的传输长度，输片到指定位置，检索出所需档案。五是光点检索法。在每个画幅下面自动拍上一个长方形的光点，使用装有光电计数器和数字键盘的阅读器进行检索。检索时，先按索引表查到所需文件图像对应的光电顺序编码号，再将该号输入数字键盘，启动输片机后，光电计数器会自动记录它扫描过的光点。当光点数与键盘输入数字一致时，即查到所需档案材料。这种方法可以与电子计算机相结合，具有高效的自动检索功能。六是条形编码法。使用专用摄影机拍摄原件时，把检索所需要的条形编码同时拍摄在原件画幅下边。检索时，通过专用阅读检索机的检索键盘输入编码，就能自动在屏幕上显示特定的档案材料。