大数据技术在事业单位档案管理中的创新应用

段惊龙

（山东省单县招才引智服务中心，山东 荷泽 274300）

事业单位在发展与日常工作中会形成大量的文件资料，为档案管理工作带来了巨大考验，如何高效存储与利用档案信息，是档案管理部门需要关注的内容。将大数据技术应用到档案管理工作中，不仅可以在庞大档案信息中筛选出高价值信息，也能够完成对档案信息资源的深度挖掘，具备云端存储、档案信息分析及档案快速检索等功能。大数据技术在事业单位档案管理中的创新应用，有利于档案管理技术的革新，在技术层面上为事业单位档案工作提供了支持与保障。

一、大数据时代事业单位档案管理面临的挑战

在大数据环境下，事业单位档案数据信息存储方式日益多元化，从以往纸质档案管理逐步转变为电子信息记录与存储。事业单位在档案工作中发挥大数据技术的作用，可以让档案文字信息得到完整保存，也为图片信息、视频信息等保存打牢基础，为后期档案管理与查询创造有利条件。事业单位采取电子信息存储方式，可以为档案管理工作带来更多便利，在档案储存与提取等环节上节约了时间、对大数据技术来说，要求借助计算机信息化技术完成对档案信息的管理与存储，这也对档案管理人员素质与能力提出了较高的要求，只有保证操作的规范性与准确性，减少失误，才能避免出现电子档案数据永久丢失与损毁等问题。

二、大数据技术在事业单位档案管理中的应用策略

（一）完善信息化管理机制

将大数据技术应用事业单位档案管理中，可以实现对电子信息的高效收集与整理，发挥着电子信息分类、电子文档数据提取等作用，便于提升档案信息整合速度与效果。对此需要对信息化管理机制进行完善，在事业单位档案收集与整理中借助大数据技术快速获取所需各项档案资料，通过高效利用促使档案资源更加丰富[1]。在事业单位档案储存环节，可以采取数据化存储方式形成完整的档案数据库，并在互联网中开辟云储存空间，促使档案存储最大化。此外，还要注意事业单位档案信息安全问题，保密信息必须及时加密存储，加强数据安全检查工作，这是提升档案管理水平的重要手段。

（二）提供设备技术支持

档案管理作为事业单位管理工作中的重要内容，由于很多设备在长期使用中出现老化现象，为档案管理数据化发展带来了不利因素。这要求事业单位提高重视，增加投入，尽快将各项先进、性能优良的数字化设备配置齐全。这是因为数字化作为计算机技术、多媒体技术、软件技术和智能技术的基础，在现代化设备支持下，才能有效提升事业单位档案管理工作的系统化与规范化水平。事业单位在档案工作中引入大数据技术后，可以在数据汇总与整理上更加标准、明确与系统，为档案信息收集创造有了条件。事业单位要重视软硬件设施建设，这是档案信息化与数字化发展的基础的，在促进档案管理工作系统化、科学化和精准化发展上具有重要意义。

（三）运用大数据挖掘用户信息

用户在搜索档案信息时，通常会对搜索内容采取关键词筛选的方式，查找与之相关的内容，在大数据平台支持下，能够及时整理用户搜索的信息，并实现对信息的深度挖掘，在分析处理后了解档案用户潜在需求。事业单位应用大数据平台，可以将访问用户身份、搜索内容等记录下来，在下一次访问时根据之前搜索记录推荐相关信息。基于大数据技术的智能信息分析平台，能够将用户身份信息、位置信息、搜索信息等记录下来，在智能分析后让用户分配至相关数据平台中。如在招才引智服务中心档案库中搜索信息，系统将记录用户第一次搜索的信息，分析出其所在部门等信息，当再次访问该数据库后，系统将自动弹出用户所在部门信息，便于其快速查阅所需信息。

（四）加强档案信息资源安全管理

在事业单位档案中可以将各项工作、发展历程等反映出来，关系着内部工作的正常开展，大数据环境下为加强档案管理工作，还需要将安全工作放在重要位置，将具体安全责任明确到个人。当前事业单位档案管理工作有了新的变化，除了有纸质档案以外，更多的是电子档案，这让档案管理全面性、协调性实现了提升，也为安全工作带来了巨大挑战[2]。为此需要档案管理人员关注纸质档案的安全，防止在纸质档案传递、借阅和搬运期间出现丢失、损毁等问题。同时也要对部分电子档案实行加密处理，增加只读属性，防止人为修改，这是提升档案安全性的有力措施。在档案信息录入过程中，应该结合纸质档案内容进行，确保纸质档案信息完整、准确的转化到电子档案中，保证电子档案信息更加准确、可靠与实用。由于规避了录入信息错误，因而也减少了档案后期维护与使用的麻烦。

三、结语

总之，进入大数据时代后，事业单位档案管理工作也加快了信息化建设步伐，在大数据技术支持下，将显著提升档案收集与整理工作效率，为档案查询与利用创造了良好条件。大数据的应用也为档案管理人员带来了新的考验，需要增强大数据意识，及时掌握新的技术与设备使用方法，从而保证更好发挥出大数据技术在事业单位档案管理中的作用，确保档案管理质量与效率显著提升，更好服务于大众。