基于智慧校园的学生电子档案生态圈构建研究

2020-12-08张俐

资源信息与工程 2020年5期

张俐

(湖北工业大学档案馆，湖北武汉 430000)

1 绪论

高校学生档案是学生在校期间学习、生活的真实记录，是学生毕业向社会过渡时的一份重要证明，也是学生个人参加工作时的重要参考资料，对学生日后职业生涯的记录、考核、转正定级等均具有不可忽视的重要作用[1]。高校档案管理工作需要从服务师生角度出发，倡导“以生为本”的管理理念，加强对学生档案的规范管理及利用。然而，由于高校整体信息化水平落后、学生档案意识淡漠、学生档案管理体制复杂多样等问题，学生档案的信息化建设大多处于滞后局面，学生档案信息化建设水平整体上尚不能适应高校和学生的现实需要。

智慧校园是利用物联网、大数据处理等先进技术，对校园内各种应用服务系统所获取的信息进行综合感知、可靠传送、智能处理的一体化信息服务平台[2]，同时基于角色和用户个性化定制不同的信息及服务，为广大师生提供更加安全、有效、便捷的学习、生活和工作服务，提供更完善、有效的校园管理机制。各高校逐渐具备了各自的包括迎新系统、学生日常事务管理系统、学籍管理系统等在内的学生综合服务平台。随着校园“一卡通”的推行，学生在校期间学习、生活、实践等信息几乎都可进行数字化采集、存储、管理和研究。这些变化无疑推动了信息技术在学生档案工作中的广泛应用，智慧校园背景下的高校学生档案建设已成为一种趋势。

2 智慧校园背景下高校学生电子档案管理存在的问题

2.1 管理机制及信息化进程滞后，学生电子档案管理缺乏数据基础

从学生档案的来源来说，学生档案产生于与学生教育、教学、实践相关的各个部门，各个高校不同的办学理念、培养方式、管理体制等决定了各个高校学生的学生档案都是不尽相同的，基于传统理念及模式的学生档案管理体制存在必然的缺陷。依托于纸质流转的学生档案材料，如学生成绩、学籍异动信息、毕业生鉴定表等，仅反映了学生的主要学习情况，而学生的学科竞赛、社团活动、综合实践等信息在传统的学生档案管理机制中都比较匮乏。从高校整体信息化进程角度来说，由于高校整体信息化水平落后、学生档案意识淡漠、档案部门在高校中的非核心地位等原因，学生档案的信息化建设在高校中不被重视，信息化建设水平更是参差不齐。很多高校的学生档案信息化建设仅是在对传统学生档案材料的数字化基础上，设计方便学生档案利用的管理信息系统，学生在校学习各个阶段各个部门所产生的电子档案数据分散、混乱，数据结构不统一，无法开展资源整合和信息挖掘，不能充分发挥其参考和凭证价值。

2.2 管理方法不规范，学生电子档案管理流程及环节复杂

智慧校园背景下的学生电子档案管理，由于其数据信息量大、结构复杂等特点，已不能机械地沿用传统纸质学生档案的管理方法。一方面，传统学生档案的管理，仅重视基本的收集、立卷、整理等基础业务，缺乏详细的学生档案收集规范、合理的学生档案收集移交流程[3]，再加上涉及学院、学工管理部门、招生就业部门等多个单位，在学生档案内容更新、学生档案转递等环节存在工作滞后、流程复杂等问题。另一方面，由于大部分高校智慧校园建设进程起步较晚，信息化建设顶层设计缺乏统筹，各部门分头开展各自信息系统平台建设的情况居多，导致各部门信息管理平台所产生的学生电子档案数据不规范，数据结构不统一，就使得学生电子档案的整理及利用难度大大增高，逐渐形成“信息孤岛”。

2.3 管理人员综合素质较低，难以适应智慧校园建设要求

从人员结构来看，大部分高校档案管理队伍缺乏专业的计算机应用人才，很难保证学生电子档案生态圈的建设质量。大部分管理人员对计算机技术的掌握程度不够，对学生电子档案数据处理和资源整合等实际工作缺乏基本的处理思路和手段，仅能满足基本的学生档案管理工作需要。同时，高校档案管理队伍中的相当一部分人员均是退居二线的管理人员，在工作时间、工作精力和工作质量方面无法保证学生电子档案管理和资源整合质量。从管理观念来讲，大部分高校档案管理人员都仅满足于从事纸质学生档案的收集、立卷、整理、入库等基础业务，没有主动应用先进技术的意识，缺乏应用先进技术的方法和手段，很少有档案工作者从事与学生档案信息相关的数据分析、大数据挖掘等数据处理工作，也无法从宏观、全面、精准的角度来审视学校在一段时间内学生管理工作的变化，学生电子档案管理缺乏创新和活力，难以适应智慧校园建设的需要。

3 基于智慧校园的学生电子档案生态圈构建路径

3.1 以学生档案利用需求为主体，确定学生电子档案生态圈内容

以学生档案利用主体需求为导向，对学生电子档案收集、移交、立卷、整理、分析、利用、转递等过程进行智慧校园环境的学生电子档案生态圈构建。

从结构看，学生电子档案生态圈构建内容包含学生电子档案数据收集平台、数据存储平台、数据分析及挖掘平台、数据备份平台、数据可视化平台、系统管理平台等建设内容。数据收集平台是学生电子档案生态圈的数据来源，产生并提供学生电子档案；数据存储平台为学生电子档案提供可靠的存储服务；数据备份平台依据科学的数据备份计划对学生电子档案数据进行备份；数据分析及挖掘平台主要提供数据分析及计算功能，对学生电子档案资源进行内容、关联性等分析和挖掘；数据可视化平台对所有业务流程及业务数据进行简介和直观的展现；系统管理平台对学生电子档案生态圈进行统一维护及自定义管理。

从内容看，学生电子档案生态圈应包含：学生新生建档，学年鉴定材料，成绩、课程、学科竞赛、专业实践等教学材料，社团活动、文娱比赛、社会实践、志愿活动等活动材料，毕业生鉴定表、毕业论文、毕业答辩材料等毕业材料，派遣材料，就业材料等内容，涵盖学生新生报到、教务教学、日常活动、毕业派遣等多项工作及流程，包含迎新、学生日常事务管理、学籍管理、学生成绩翻译、毕业生派遣信息查询等多项学生管理与服务。

3.2 创新管理机制，规范学生电子档案数据来源

智慧校园背景下，要构建高效、一体化的学生电子档案生态圈,就需要档案管理人员结合智慧校园的发展趋势和学生档案利用主体需求,及时对学生电子档案管理机制进行创新,形成科学合理、便捷高效的学生电子档案管理流程，规范学生电子档案管理。创新学生电子档案管理机制，首先就是必须促进学生电子档案移交归档、整理、审核、存储、备份、数据更新与同步等工作流程的规范化、标准化。只有规范化、标准化下的工作流程，才能从数据源头保证学生电子档案的数据质量，避免在数据清洗环节耗费过多精力和人力，实现学生电子档案的科学化和精细化管理。同时，创新学生电子档案管理机制，必须将教学单位、学工系统、招生就业等相关部门的业务信息系统与学生电子档案管理平台一起统筹建设、整体规划，制定统一的数据标准和数据接口，从根本上解决学生电子档案管理标准不一、流程混乱复杂，数据更新滞后等问题，保证档案信息与学生当前真实情况同步[4]，提高学生电子档案管理和利用效率，优化档案服务质量。

3.3 强化学生电子档案资源整合，夯实学生电子档案生态圈构建基础

高校学生电子档案资源的有效开发利用，是实现学生档案工作价值的重要保障，学生电子档案资源服务，为学生电子档案资源整合提供抓手和导向。随着高校智慧校园进程的推进，数字档案资源的整合与服务已逐步成为目前档案研究和业务工作探讨的热点与难点。根据学生档案利用需求主体和生态圈建设内容，形成合理可行的资源整合方案，利用大数据处理、分析、挖掘、存储等技术手段，对学生电子档案资源进行有效的资源整合，是学生电子档案生态圈构建的主要内容和重要基础。智慧校园背景下的学生电子档案生态圈构建，必须注重与校内各业务系统的集成性，在保证学生电子档案安全的前提下，克服学生电子档案管理平台的封闭性，真正实现与学校智慧校园系统的整体对接。

3.4 转变观念，保障学生电子档案生态圈协调发展

高校学生电子档案管理需要注入“互联网+”新思想、新活力[5]，转变管理观念，是确保智慧校园背景下高校学生电子档案生态圈协调发展的必然要求。首先，学校层面应加强对学生档案信息化建设的重视程度，加大信息化建设经费投入力度，统筹学生电子档案生态圈建设顶层设计，协调学工系统、教学单位、档案管理机构三方共同推进学生电子档案生态圈的建设和发展。其次，档案管理机构应以学生档案利用需求为主体，以学生电子档案生态圈建设内容为依据，制定符合高校智慧校园建设要求的学生电子档案管理规范和制度，从制度层面创新和完善学生电子档案管理模式。再次，学生电子档案生态圈的协调发展，还需要建立可靠的专业技术人员队伍，加大计算机应用和档案管理专业人才的引进力度，优化调整学生档案管理人员队伍结构，提高学生档案管理人员队伍的综合素质，为学生电子档案生态圈协调发展提供基本保障。