电力企业档案数字化质量及保障分析

（内蒙古超高压供电局,内蒙古 呼和浩特 010020）

一、电力企业档案数字化管理概述

电力企业的档案管理在电力企业中是非常重要的一个环节，电力企业档案管理的工作较为复杂，既要达到档案管理的一般标准，也要符合电力企业要求的特定标准，电力企业档案数字化管理工作包括以下几点：首先，就是负责档案日常的管理工作，根据上级领导的要求达到阶段性的管理标准，然后做好该阶段的档案管理计划。还要对相关的档案进行检查、复核、统计等工作，以及做好全部档案的编辑工作。其次，各部门的档案工作指导、监督等也要做好。最后，在档案整理完成之后，应该经过多个领导的审核，以及反复的检查，最后在确认无误后封存起来。

二、电力企业档案数字化管理的内容

电力企业档案管理内容包含一般档案管理工作的要求，但其特殊的行业性质也决定了特定职责的存在。从具体内容上看，包含以下几个方面。首先是日常业务管理，它是根据上级主管单位安排的工作目标，进行档案工作的合理调配，负责档案的整理、收集、保管，符合各类档案的利用和鉴定工作。另外，全宗卷的编制和管理工作应该落实到位，并负责开展档案信息资源的开发和利用，统筹、协调好相关工作，对原始信息进行合理的收集、查询和管理。数字化管理后，纸质载体的档案可以转为机读档案，既节约了保管费用，也节省了占地空间，查阅方便迅速，避免了反复印制资料造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后档案能及时归档，并能尽快提供利用服务。数字化档案管理使查询档案资料变得快捷、方便，做到足不出户可查所需，数字化使信息共享成为现实。

三、加强电力企业档案数字化的质量及保障策略

（一）完善数字化建设规划

从客观的角度来分析，电力企业档案数字化的提出、落实，并不是一件简单的任务，虽然在发展前景上非常的突出，但是在不同的工作安排上，还是要进行更好的调整，完善数字化建设规划，是最为基础的任务。第一，电力企业档案数字化的初期阶段，针对档案数字化的任务量、技术需求、设备需求、各类工作的挑战和发展走向，都要进行高度的明确，这样操作的好处在于，能够从最开始的工作上，得到良好的调整，对各项不足的弥补较为显著，即便是后续工作发生了问题，也可以根据最开始的设定，进行轨道的有效纠正。第二，电力企业档案数字化的过程中，建设方案以及规划的步骤，都要做出模拟分析。数字化本身具有虚拟化的特点，而且受到内外因素的影响都非常多，这就需要管理人员在实践工作的开展上，给出更多的参考和指导，面对动态因素的把控，努力得到更好的创新成绩。

（二）推动档案数字化建设和软硬件匹配机制

电力企业档案管理人员要对自身职责有充分的认识，档案数字化建设不仅有利于自身工作效率的不断提升，还对电力企业的信息化建设起到至关重要的作用。首先，在档案数字化建设过程中，工作人员应当根据企业实际情况制定合理的建设计划，做好监督实施工作，确保企业档案数字化建设能够有序进行。在建立档案数据库的同时，工作人员还要补充数字化目录，此外还需要有配套的软硬件作为数据库的使用调度工具。确保数据库中的档案能够得到及时的补充和整理，还能够进一步提高各个部门对数字化档案的应用效率。除此之外，以上操作都需要在国家相关法律法规的指导下才能够进行，数据库与电力企业内部办公系统的结合，能够全面提高电力企业内部对文件信息的收集、整理、分析及使用的效率，是推进电力企业信息化建设的重要因素之一。

（三）建立安全的网络环境

数字化档案虽然相对于传统纸质档案来说，拥有一定的安全性，但是网络瘫痪、病毒等问题也会影响着数字化档案的使用安全，所以，在数字化档案管理和使用中，一定要建立安全的网络环境。首先，在数字化档案的存储方面，一定要多备份多地方存储。计算机的安全会受到外界的因素影响，如果只在一台设备上进行档案的储存，那么便会增加档案的安全风险，一旦出现断电、死机等情况，档案便不能读取，影响办公。其次，档案的所有操作都需要在一个封闭的网络中进行，要与其他的外网相隔绝，安装杀毒软件和防火墙并且定期的对软件进行升级，避免计算机病毒的侵入的和传播。计算机以及服务器要放置在安全的环境中，做到防火、防电、防破坏以及防偷盗，保证计算机的存放安全。最后，还要对一些预知到的风险做出应急方案。风险预知能够有效的预防风险发生，并且能够减低风险所带来的损失。对于数字化档案管理中发生的设备故障等问题，储备相关的专业人才，对所能出现的故障进行预测，然后制定出相应的应对措施。一旦问题发生时，相关人员能够迅速响应，快速解决问题，减少损失。

结束语：

档案数字化管理是档案管理发展的一项重要任务。数字化管理的核心是资源建设，也是电力企业未来发展的必然趋势。目前，档案数字化可以通过多种技术手段进行数字化管理和利用。与传统的管理方法相比较，数字化管理可以优化档案管理结构、提高管理水平，对加强企业管理方面具有显著的作用。在我国档案的数字化质量管理和安全管理也有广阔的发展前景，电力企业也应认识到这些工作的重要性，采取优化措施。