文件运动周期的非完全式及其本质探索*

（苏州大学社会学院 苏州 215021）

关键字：文件运动；文件价值；阶段运动

文件生命周期理论作为档案学基础理论之一，它描述并概括了文件价值运动这一客观现象，揭示了文件生命运动过程及其变化规律。然而社会实践活动的复杂性决定了文件的运动形式不会是单一的，而应是多元的。“文件运动周期的非完全式”是否存在？它揭示了怎样的文件运动特征？它是否承认了文件运动能发生跳跃？本文从文件价值和文件运动视角为切入点，通过对不同文件运动周期的深入剖析来试图回答这些问题。

1 文件运动周期的完全式、非完全式的涵义及其意义

1.1 文件运动周期的完全式的涵义

“文件生命周期”是指“文件从其形成到销毁或作为档案永久保存这一整体运动过程的时间跨度”，前美国国家档案与文件局局长詹姆斯·B·罗兹认为：“文件生命周期是指从文件的产生，经过作为履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段，一直到其现实效用的消失，或者当其全部使用目的已经达到时，对其进行销毁，或者因为它们具有值得永久保存的价值，而把它们作为档案，赋予新的任务的整个周期”。这一“文件生命周期”概念明显反映出文件运动周期存在着不同的情形。我们把“文件从其形成到作为档案永久保存这一整体运动过程的时间跨度”称之为“文件运动周期的完全式”，因为它描述并概括了一种最为完整的文件运动周期形式，即文件生命周期理论通常给我们所展示的文件线性运动全过程，由文件的现行期、半现行期以及非现行期三个运动阶段所组成。文件运动周期的完全式揭示了文件生命周期的最完整的自然变化规律，展示的是文件价值变化将沿时间轴逐个前行、依次推进的最完整的全过程运动形式。因此，文件运动周期的完全式表述的是文件在价值转化和生命运动过程中的一般的、最为完整的运动周期形式。

1.2 文件运动周期的非完全式的涵义

相对于“文件运动周期的完全式”，我们创造性地把“文件从其形成到销毁这一整体运动过程的时间跨度”称之为“文件运动周期的非完全式”，因为它所描述和概括的是一种非完整的文件运动周期形式，其时间跨度并不是由完整的现行期、半现行期以及非现行期三个运动阶段所组成，文件在其整个生命运动过程中并没有按照文件生命周期理论所描述的三阶段运动依次前进，而是在其生命过程中缺失了某些运动阶段，文件运动周期相应缩短，具体包括了去头式的非完全文件运动周期和掐尾式的非完全文件运动周期两种形式。

较完全式的文件运动周期而言，非完全式的文件运动周期虽被缩短，但它同样属于“文件运动周期”所描述的情形。这是因为，“文件运动周期”描述的是文件从产生到最终销毁或永久保存的一个整体运动过程。它着重强调的是“周期”这一概念，也就是说，在一份文件“从生到死的整个时间跨度”中，它所经历的全部运动阶段及运动形式都应当归属于它的文件运动周期之中。文件运动周期的非完全式，虽未能按照完整的三阶段依次推进，但它描述的依旧是一份文件从形成到最终销毁的“整个生命周期”中全部的运动阶段及形式，自然应当归属于文件运动周期的概念范围。因此，文件运动周期的非完全式揭示的则是文件在价值转化和生命运动过程中的特殊的、并不完整的运动周期形式。

1.3 划分文件运动周期完全式和非完全式的意义

划分完全式和非完全式两种不同的文件运动周期的价值在于，文件运动周期的非完全式没有局限于文件生命周期理论，它既揭示了与完全式的差异性，又与完全式一同补充和完善了文件运动周期概念，充分体现了文件运动周期的多样性，极大地丰富和发展了文件运动理论。此外，研究文件运动周期非完全式的意义在于，它对档案管理实践工作中客观存在又长期被忽略的现象做出解释，从实践的客观需要出发，解决了传统理论与实践工作之间的矛盾，关注到了在不同社会实践活动中形成的档案之间的差异，通过理论创新，更好地指导档案实践工作的开展。

2 文件运动周期非完全式的本质探索

2.1 文件价值是文件运动的内在动力与源泉

文件运动是一种概念性的运动，它是指由于文件能够呈现价值或者说由于文件拥有生命而导致的抽象的无形的运动形式。文件运动源于文件生命，而文件生命又源于文件价值，可以说，文件运动正是由文件所能呈现的价值决定并推动的。当文件在某一时间跨度内始终呈现出同一种价值类型，则该文件的运动状态没有发生变化，始终处在这一运动阶段之中；而一旦当文件的价值类型产生变化时，该文件的运动状态则随之发生改变，文件便从上一运动阶段跨入到下一运动阶段之中。[1]由此，我们可以根据文件所呈现的价值类型判断文件所出的运动阶段，也可根据文件是否会呈现某种价值类型判断出文件是否会经历与之相对应的运动阶段。正是由于文件运动与文件价值二者之间存在的特殊的内在联系，这也成为我们探究文件运动，判断文件运动周期属于完全式，亦或者属于非完全式的理论支撑和思想基础。

2.2 去头式的非完全文件运动周期的本质探索

所谓“去头式的非完全文件运动周期”是指文件在其整个生命运动过程中缺失了前期运动阶段，文件并未经历现行期的情形。实际上，它是跨过了现实使用阶段直接进入到暂时保存阶段，其生命运动周期被划分成了“半现行期—非现行期”两个阶段。既然说文件价值是文件运动的内在动力与源泉，那么，在文件运动周期非完全式中现行阶段的缺失，是否是由于该文件现行价值的缺失导致的呢？对于这一问题，需要从“现行价值”和“现行期”的内涵出发，进行解读。

何嘉荪和傅荣校教授对“现行价值”做出的解释是“文件内容针对的活动正在进行之中，文件对原形成者（包括文件接收者）的初始价值”。[2]这一概念强调了文件在发挥“初始价值”的同时，其内容针对的活动“正在进行之中”，然而，随着社会的不断进步与发展，伴随社会实践活动所产生的文件也更为复杂多样。我们发现存在有某种文件在发挥初始价值时，其内容所针对的活动并非正在进行的情况，例如：照片、录音、录像等文件在形成之时，其内容所针对的活动却同时结束。对比“现行价值”的概念，这些文件的初始价值并非是现行价值。其次，文件的初始价值脱离不开文件的形成目的。我们需要文件，是因为文件拥有区别于其他事物的特殊属性，能够在人类社会实践活动中发挥价值，因此文件的制作形成一开始就被赋予了强烈的主观需要，具有很强的目的性。根据文件形成目的看文件运动过程，这强调了人的主体需要在文件价值中的重要影响，也为去头式的非完全文件运动周期的存在作出补充解释。人类社会实践活动的开展离不开与之目标意图相匹配的文件，通过制作文件“对现行社会活动进行管理，要求文件发挥控制功能和依据功能”[2]，并利用文件这样的功能作用，实现直接推动相关活动开展的目的，并由此导致现行文件成为依据其开展的社会实践活动的真实的历史记录。[3]但在某些特殊情况下，我们制作并形成某类文件的目的不在于“办”，而在于“记”，我们形成这类文件的主观需要是希望这些文件能够再现某一过去的社会实践活动的真实原貌，这便也成为了这类文件的初始价值。正是由于这种特性，该类文件在形成时就被赋予了“档案”的价值属性，能在事后发挥凭证价值。例如，我们常说的“建档”概念，为贫困家庭建档、为工作调动建档等。创建贫困档案的第一步就是首先要收集贫困人群信息，其内容是建档前已存在的贫困信息，其内容所针对的社会活动是早已发生了的。这类档案虽能在日后成为精准扶贫工作的依据，重新发挥现行价值，但此时的现行价值是文件发生横向运动基础上呈现出的，即已有的贫困事实是建档的信息来源，而这种记录了贫困事实的扶贫档案又成为了日后指导扶贫工作的依据，它横跨了两个先后开展的、不同且又相关的社会实践活动[4]，这与文件运动周期所指代的文件纵向运动完全不同。对于这些精准扶贫档案来说，它们在一形成时就成为档案，在证明贫困家庭的贫困事实发挥出应有的凭证价值和法律价值，并有可能在日后展现历史研究价值，却并未经历现行期。由此可见，文件作为人类社会实践活动的一种产物，它无法摆脱人类的主观需要独立存在，文件运动也无法脱离文件的客体属性与人们的主观需要之间的相互作用关系。因此，我们强调根据文件形成目的看文件运动过程，正是把文件作为一种社会产物的角度来研究文件运动周期的表现。

对于“现行期”的理解，阿根廷教授曼努埃尔·巴斯克斯提到：“现行期是文件用作指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具，或从一般意义上说为完成其内容规定的任务或其为之而形成的目标而发挥作用的阶段。”[5]其中，文件被“用作指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具”，这同样指代了文件的现行价值，这与上文对于文件的“现行价值”的理解有异曲同工之处。因为只用当文件的形成超前于其内容所针对的社会实践活动时，才能成为相应社会实践活动开展的依据，发挥“指挥、命令、批准、允许和传递信息”的现行价值。同样的，对于那些照片、录音、录像档案，它们在形成时，其内容所针对的社会实践活动并非正在进行，又如何能在活动中发挥“指挥、命令、批准、允许和传递信息”的作用呢？

文件运动形式是复杂多样的，许多学者也发现了文件的生命运动并非必须按部就班地依次推进，而“有时又会发生某些文件跳过某一运动阶段而直接进入后面几个运动阶段的现象”，并称之为“文件运动的跳跃形式”。[6]针对这一问题，吴品才教授在《论文件运动跳跃与文件管理跳跃》一文中也已说明，“文件运动是不能跳跃的”，因为承认文件运动存在“跳跃”现象，“不仅有档案可以编造之说，而且本身也与文件运动动力理论相矛盾”。[7]但吴品才教授同时提到“文件的这种线性运动必须按部就班地逐个前行，不应也不可能出现跳跃，这是普遍规律，而不是一般规律，无一例外。”[7]针对这两个问题，结合本文上述观点，笔者认为，包括去头式在内的文件运动周期非完全式不同于文件运动的跳跃形式，文件运动周期非完全式符合文件运动动力理论，它是由文件价值形态的呈现及其转化而引起的文件运动。但文件的这种阶段式线性运动并非是“普遍规律”，也并非“无一例外”，它仅仅代表了文件运动周期中一种完全式的运动形式，文件运动周期的非完全式描述的便是并非需要“按部就班地逐个前行”的其他特殊运动形式，这也是对已有的文件运动理论进行的补充和完善。

2.3 掐尾式的非完全文件运动周期的本质探索

所谓“掐尾式的非完全文件运动周期”是指文件在其整个生命运动过程中缺失了中后期运动阶段，文件不曾进入到半现行期或非现行期的情形。对于这样的文件来说，它的生命提前终止于半现行期或非现行期，因此，其生命运动周期被划分为了“现行期—半现行期”两阶段或仅仅只能有“现行期”这一个运动阶段。

掐尾式的非完全文件运动周期，同样是由文件所能呈现的价值形态及其变化情形决定的。出于各自社会活动的需要，各类社会组织机构在其生产、工作中会制作和形成许多的文件材料、技术文件等作为指导其开展社会实践活动的依据，当这些文件处理完毕后，它们作为各社会组织机构生产和工作的工具或凭据被继续保留。这些曾发挥过现行价值的文件最终成为了社会实践活动的真实记录，即文件可以转化为档案而被保存，这是文件的内在属性和档案形成的客观规律所决定的。然而，引起文件阶段性变化的根本原因在于文件价值形态的规律性变化。[8]文件从现行期到半现行期的过渡，源于文件完成其内容所规定的任务或目标，文件现行价值的消失、凭证价值的显现。但是，并非所有现行文件的归属都是档案，当一份文件不足以为其形成者提供充分的业务凭证或法律价值时，这份文件便不具备凭证价值，自然也无法经历半现行期。同样的，文件从半现行期到非现行期，源于文件历史研究价值的呈现。但现实状况是，绝大多数的半现行文件因第一价值的衰退而彻底丧失现行作用，只有一小部分文件才能在日后逐渐显现出长远的历史价值，进入非现行期，成为非现行文件而被永久保存。鉴定工作的作用之一便是通过对文件价值的评价和预测，剔除和销毁那些丧失价值的文件。而对于那些被剔除和销毁的大多数文件来说，它无法在现在和将来的时空范围内呈现出任何一种价值，也就是说丧失了文件生命，便也已无运动可言。[1]正是由于文件价值形态的呈现及其变化贯穿于文件的整个生命过程，文件生命的连续性取决于文件价值呈现的连续性，所以在文件无法继续呈现出价值的那一刻，文件的生命与运动随之终止。因此，对于这些文件来说，它们或因不具备凭证价值而无法进入半现行期，或因不具备历史研究价值而只经历现行期和半现行期却无法进入到非现行期。

由此可见，文件运动周期的非完全式符合文件价值与文件运动的内在联系。在社会实践活动中，确实存在有一些文件，在其被制作形成之后，它们或不能经历前期运动阶段，或生命提前终止于中后期运动阶段，并不能按照文件生命周期理论所描述的三阶段线性运动依次前进。因此可以说，“文件运动周期的非完全式”是客观存在的，且它符合文件价值与文件运动的内在联系。

3 文件运动周期非完全式的实例分析

3.1 去头式的非完全文件运动周期实例：会议记录

会议记录是在会议过程中，由记录人员根据会议真实的组织情况和具体内容形成的会议实录。如同照片、录音、录像等文件一样，会议记录也属于过程性文件，它们伴随着相对应的社会实践活动同时产生，真实记载和反映了社会实践活动的开展过程。

会议记录与现行文件不同。会议结束时会议记录的制作形成随之结束，会议结束的同时也代表着会议记录已成为此次会议真实的历史记录。在此过程中，会议记录并未呈现现行价值，未经现行阶段就直接进入半现行期，具备了“档案”的价值属性。这是由于，我们制作和形成会议记录，其目的并不在于推动会议的开展，发挥“指挥、命令、批准、允许和传递信息”的现行价值，而是希望它在真实的记录和反映此次会议的历史原貌后，能够成为日后再现会议原貌的依据，发挥事后凭证、依据和参考的作用。[9]会议记录是会议真实的历史记录这一客体属性，与会议记录的形成目的在于日后发挥凭证、依据和参考价值的主观需要，决定了会议记录在经历了制作产生阶段后并未呈现现性价值，而是跨过现行阶段直接进入文件运动周期的下一阶段，作为档案继续存在。由此可见，会议记录的生命运动是文件运动周期非完全式的一个典型案例。

3.2 掐尾式的非完全文件运动周期实例：不必归档的文件及无需进馆的档案

正如上文所述，并非所有的现行文件都能转化为档案，只有那些文书处理程序完毕、原始记录性强且查考价值高的部分文件才能够转化为档案。对于那些办理完毕，现行价值消失却无法显现出其他价值的文件，如重份或内容相同的文件、未生效文件、纯事务性文件、与主管业务无关的文件、未成文草稿及一般文件的修改稿等，这些文件都是没有保存必要的，应当剔除出来划入不归档文件范围。因此，区分文件归档和不归档范围对于各机构组织来说是非常重要的，一方面，它确保了持续的档案来源，储存了有价值的档案资源，为开展各项业务工作提供了条件；另一方面，它剔除了大量无保存价值的文件，保证归档文件质量，避免了人财物方面不必要的浪费和消耗。

与此同时，我国还存在着大量的短期档案和长期档案，它们的数量占比甚至远高于永久档案。我国专门针对永久档案制定了独立的评价体系，并对永久档案实施比例控制法，以进一步完善和优化文件进馆范围，力求确保进馆档案质量。国外同样如此，据加拿大学者库蒂尔统计，一个单位内所形成的文件最终只有5%-10%能进入非现行期，而存入历史档案馆进行永久保存。[10]欧洲的文件进馆比例控制在10-15%左右，也就是说只有这些10%的档案作为历史档案而被永久保存。美国的文件进馆比例则更低，被严格控制在3%左右。[11]这些事例及数据均说明了并非所有文件都能经历完整的三阶段文件生命运动周期，存在有文件不能转化为档案或被永久保存，甚至于绝大多数文件的价值运动都属于文件运动周期非完全式的范畴。

4 结语

文件运动周期的完全式，描述了文件沿着时间轴，依次按照现行期、半现行期及非现行期进行阶段式线性运动。它展示的是完整的文件价值运动形式，为揭示文件运动形式和研究文件运动理论提供了一条完整路线，但却不能代表所有的文件运动形式。文件运动周期的非完全式揭示的便是并没能按照完整的三阶段运动依次前进的情形，表现为出去头式或掐尾式的非完全的文件运动周期形式。

文件运动周期虽是丰富多样的，但它始终都是由人的主体需要与文件客体属性之间的矛盾决定并推动的，因此，文件运动的研究要紧紧围绕文件价值的呈现及其形态变化展开。现行文件在履行现行价值之后极有可能因无法呈现出其他价值而被淘汰，进入半现行期文件也会应无法呈现出历史研究价值而被销毁，即不归档文件和不入馆档案它们都属于掐尾式的非完全文件运动周期，这在档案学理论及档案工作实践中已十分常见。但更重要的是，我们要意识到文件在其整个生命过程中也可能会缺失现行阶段，即去头式的非完全文件运动周期同样存在。文件本就是人类社会实践活动的产物，我们制作并形成的每一份文件，都带有强烈的人的主体需要。倘若我们形成文件的目的不在于使其成为推动社会实践活动开展的依据，而是要求它能够直接作为社会实践活动真实的历史记录，发挥凭证价值，并在将来发挥历史研究价值，此时的现行价值本就不是我们所需，该文件也就无现行阶段可言。而会议记录、照片、录音、录像等文件就是这样的存在，这也从现实社会生活中证明了文件运动周期的非完全式的客观存在。文件价值的呈现及其形态变化是文件运动的内在动力与源泉，透过文件形成目的也让我们更加直观地看到了文件生命运动过程，这便是研究文件运动周期的非完全式的思想基础。

社会是不断发展进步的，我们的思想认识也应不断创新进步，档案学的研究也同样如此。文件运动周期是复杂多样的，除文件生命周期理论所揭示的内容外，还客观存在有其它类型的运动周期形式。文件运动周期的非完全式便是从文件价值和文件运动的角度，为档案学理论研究提供了一个新的研究视角和研究方法，也为更好的开展档案工作实践提供了理论支持，推动档案事业的不断进步与发展。