现阶段高校电子文件归档的问题与对策研究

彭柳 钟敏

摘 要 通过对目前高校电子文件归档时普遍遇到的问题进行研究，发掘问题产生的原因，提出解决问题的对策。

关键词 电子文件 电子档案 元数据 归档

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2019-08-10

★基金項目：本文由中南民族大学中央高校科研业务费社科专项资金项目（项目编号：CSQ19039）资助 ，为国家档案局科技项目“区块链技术在电子档案管理中的应用”（项目编号：2019-X-47）成果。

★作者简介： 彭柳，馆员，中南民族大学档案馆校史馆信息与技术室负责人，主要从事档案数字化建设技术研究;钟敏，中南民族大学档案馆校史馆。

Abstract The paper studies the problems commonly encountered in the archiving of electronic documents in universities， explores the causes of the problems， and puts forward some countermeasures to solve the problems.

Keyword electronic documents; electronic archives; meta-data; archiving

时任国家档案局局长李明华在2019年3月29日全国档案局长馆长会议上的工作报告中提出，“在经济社会全面信息化的情况下，我们面临着以往从未面对的更复杂的情况。如新形式的电子文件如何归档？电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性如何保证”，“进一步加强电子文件归档、电子档案管理、档案信息系统安全保护等重点难点问题研究”。可见电子文件的归档已成为国家整体档案工作的关注要点。笔者所在的高校档案馆已经基本完成存量档案数字化，如何有效归档电子文件正在成为亟待解决的工作难点和重点。

一、目前遇到的问题

1.电子文件相关概念理解不深刻。究竟哪些文件算电子文件，哪些电子文件可以归档为电子档案，哪些需要归档，哪些不用归档？这些问题都源自对电子文件和电子档案的概念不清晰。国标GB/T18894-2016规定，电子文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。据统计，目前常用电子文件的格式有300多种，如Doc、Excel、MP3、JPEG、XML等等，这些文件并不全部都需要归档而作为电子档案保存。电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。电子文件归档后才能称为电子档案。元数据是描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。实质上，电子档案的元数据就是对电子文件从产生到归档成为电子档案过程的全流程管理信息，这些信息保证了电子文件的真实性、完整性、可用性、可靠性。

2.电子文件的证据效力不被认可。长期以来，相当多的单位和个人没有将电子文件视为正式文件，不认可电子文件的证据效力，缘于电子文件缺乏相应的技术凭证手段。电子文件的凭证价值依据以下几种技术手段：

（1）电子签名。电子签名是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。通俗来讲，如同在纸上留下签名，就是用在各种电脑、手机、平板和客户终端上的各种形式的自己的记号。电子签名有以下几种常见形式：附着于电子文件的手写签名的数字化图像，包括采用生物笔迹辨别法所形成的图像;向收件人发出的证实发送人身份的密码、计算机口令;采用特定生物技术识别的工具，如指纹。

《中华人民共和国电子签名法》明确提出，电子签名同时符合下列条件的视为可靠的电子签名：电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有;签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;签署后对电子签名的任何改动能够被发现;签署后对电子文件内容和形式的任何改动能够被发现。

（2）数字签名。数字签名是指通过使用非对称密码加密系统对电子记录进行加密、解密变换来实现的一种电子签名。用技术语言描述就是，数字签名就是基于PKI/CA技术，通过数字证书进行电子签名。有关非对称密码，常见的有著名的RSA、ECC等，国产算法有SM2。数字签名是电子签名多种实现技术中一种较成熟的技术，只有需要第三方认证机构认证的电子签名才特指数字签名。

（3）电子印章。电子印章是指基于可信密码技术生成身份标识，以电子数据图形表现的印章。电子印章是电子签名技术的一项应用，把电子签名技术变成了人们习以为常的签名盖章方式，比较符合人们传统的信用习惯与诚信体系。电子印章的具体做法是将电子文件内容的数字签名通过数字水印、加密等技术，使其和电子印章图像进行有效的绑定（如利用隐藏技术将数据隐藏在电子印章的图像中等）。验证电子印章真伪的过程其实就是验证数字签名的过程。只有通过电子签名验证技术证明与电子印章相关联的电子文书是真实的，电子印章图像才被承认是有效的，否则电子印章不可显示或只能是一个没有法律效力的图片而已。

（4）元数据。元数据与传统著录信息在某些方面有共性，如反映文件内容的题名信息、反映责任对象的责任者、反映文件生成时间的日期等。尽管有些信息既属于元数据也属于著录信息，但元数据记录的信息范围远比著录信息广泛。按照元数据的实际功能划分，可分为管理型元数据、描述型元数据、维护型元数据、技术型元数据、利用型元数据和其他元数据。根据元数据的元素集，可分为标示类元数据（文件编号、名称）、内容类元数据（题名、主题、语种）、结构类元数据（稿本、版本、文种、附件、载体、媒体类型、数据格式、存储位置、系统环境、密码、数字签名）、背景类元数据（形成者、日期、关联、法律依据）、期限和条件类元数据（紧急程度、密级、利用条件）、管理类元数据（记录号、元数据管理者、记录格式、附注）。一份电子文件的元数据提供了对该电子文件的全面描述，支持了电子文件信息的检索和查询利用，支持了电子文件管理流程的集成与优化，也支持了电子文件信息资源的开发。

3.不知道应该归档哪些电子文件。判断一份电子文件是否需要归档，重点在于其是否具有凭证价值和查考利用价值。目前，档案人员判断文件查考利用价值是十分熟练的，然而很多人对于凭证价值的判断认识不清。文书类电子文件必须要有法律规定认可的电子签名或者电子印章才具有凭证价值。2019年4月30日发布的国令第716号文《国务院关于在线政务服务的若干规定》明确规定，符合电子签名法规定条件的可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等法律效力，电子印章与实物印章具有同等法律效力，电子证照与纸质证照具有同等法律效力，符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。高校产生的电子文件种类繁多，需要归档的文件大概可分为文本文件，图像文件，图形文件，音频视频文件，数据库文件，非通用软件产生的电子文件，电子邮件类文件，网页、社交媒体类文件等八大类。电子文件一般需要生成为通用格式才能归档。如果采用了非通用格式，应在归档之前时将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并归档。

4.技术上难以实现电子文件归档。少数高校尝试开展电子文件归档，但基本是类似纸质文件归档的办法，将电子文件保存到光盘或者磁盘之上移交给档案部门，既缺少元数据，也无法提供电子文件的“四性”检测结果。一些高校开展在线归档时，发现业务系统中不具备归档功能模块，或者未留好接口程序，无法与档案管理系统对接。还有部分档案馆遇到的问题是，接口程序预留了，业务系统归档功能也有设计，但是电子文件转换为通用格式后与原文不一致，导致了电子文件无法有效归档。

二、问题产生的原因

1.政策层面原因。首先，我国在电子文件管理的领域尚缺乏国家上层的总体设计和自上而下的统筹规划。当前，一些已经颁布的涉及电子文件的标准存在简单套用纸质文件管理技术的倾向，使得实际工作中对电子文件的管理无法可依、无章可循。国家陆续出台了一些指导文件，但是有关标准规范的执行范围过广，涵盖的只是所有行业的电子文件归档工作的基础部分。有些行业性的管理部门自行制定的归档、元数据、保存格式与方法等方面的标准规范中，术语、内容、规范方式差异很大。高校电子文件的类型涉及较多，除了最常见的类型，还有其自身独特工作形成的文件类型。现阶段，急需制定高校档案工作可操作性的指导文件。其次，我国还缺乏一套完善的电子文件管理监督体系。电子文件管理系统的功能认证标准和方法缺乏，导致现有的档案管理软件很多都不能实现电子文件管理系统的基本功能。我国也没有建立电子文件管理责任体系，许多单位没有明确的电子文件管理领导责任，没有将电子文件的管理纳入相应人员的岗位职责，更缺乏责任追究制度。再次，我国没有建立包括电子文件在内的信息资产审计制度。各单位进行资产审计时，电子文件被遗忘在信息资产之外，因此即便电子文件未归档，也无人关心、无人负责。

2.管理层面的原因。

（1）不遵从档案工作的基本原则。维护档案的完整性，包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面。电子文件归档时，很多系统只是将最后形成的文件作为归档标的，忽略了电子文件的背景和结构信息的归档。因此，在设计业务系统的归档功能时，对于元数据的归档考虑甚少，最终导致电子文件“四性”难以保障，无法成为电子档案并提供利用。系统整理原则是指，凡有保存价值的档案必须按照它的形成规律组成有机联系的整体。电子文件来源广泛，格式复杂多样，存储技术发展迅速，若不按照系统整理原则，其管理工作则无从着手。

（2）没有充分遵从便于提供利用的基本原则。便于社会各方面对档案的利用，满足社会对档案的需要，这是档案工作的根本目的。而目前高校在考虑电子文件归档时，最主要的焦点在于收集和保存，对于提供查询利用的便利性关注较少，没有遵从便于提供利用的基本原则。

3.技术层面的原因。目前，对电子文件的构成要件元数据的管理，是技术上需要攻关的难题。最主要的原因是，这些元数据的信息著录需要从形成文件的立档单位就开始，这就意味着对电子文件元数据的管理需要延伸到文件形成阶段。档案的移交远滞后于其形成，且不少档案元数据的规范发布滞后于立档单位业务系统的制定。因此，元数据的收集不完整，进而无法保证电子文件的“四性”。

4.人员层面的原因。电子文件的管理需要高素质复合型人才。电子文件归档的成功与否，关键在于电子文件生成系统和档案管理系统的连接实现，而要实现上述连接，需要一支能够支撑电子文件到电子档案系统建设和服务的专家队伍。这样的队伍既要熟悉档案管理实际工作，也要掌握技术发展的动向，还要具备很强的协调、沟通能力，人员需保持相对的稳定。我国电子文件管理专业教育还是基本空白，文件管理的工作职责主要由档案人员承担，而专职档案人员绝大多数没有系统学习过电子文件管理知识。雪上加霜的是，目前高校档案馆的人员编制普遍紧张，能够配备前述专家队伍的更是凤毛麟角。因此，许多高校想開展电子文件归档，心有余而力不足。

三、解决问题的对策

1.取得学校层面的支持。电子文件的归档管理是一个系统工程，涉及学校各个部门工作的方方面面。高校档案管理部门要做好此项工作，前提就是取得学校管理层的支持，将此工作纳入学校顶层战略机制，制定相关规章制度，明确电子文件管理领导责任，将电子文件的管理纳入相应人员的岗位职责，建立责任追究制度。

2.将电子文件管理纳入学校信息化业务体系，将电子文件归档纳入学校信息化建设的实施方案中。因电子文件的生命周期全过程都离不开档案工作人员的参与，档案指导部门要制定业务指导办法，明确各单位在具体的业务操作过程中应该生成哪些必要的电子文件，如何生成这些文件，如何归档这些文件。高校各业务系统在设计阶段，必须考虑到电子文件的归档功能设计，做好元数据的著录和电子文件格式转换。档案管理系统在设计时，要将电子文件的“四性”检测，元数据的封装、接收管理和迁移设定为必选实现的功能。

3.建立专家队伍。数字环境下，档案管理的范畴远超过了传统文件管理的范畴，高校档案馆在人员素质、统筹协调、制度规范等方面都需要大力改进。在充分利用电子档案管理服务商的研发人员基础上，培养好自己的专家队伍，在一定地域范围内的高校圈实现人员、知识、技术共享，组建起可以跨校互相提供技术支持的专家团队。

4.提高档案工作人员素质。档案业务与时俱进，各种工作指导文件和标准规范不断推陈出新，档案工作中使用的各种软硬件技术也随着科技的发展迭代升级。高校档案工作人员的业务能力要靠平时不断地学习培训，才能跟上工作需要。高校档案管理者自身的素养决定电子文件归档工作的水平层次，而现状往往是，专职档案工作人员多属半路出家，且流动性较大，因此档案管理者的综合水平提高更加任重道远。

参考文献

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006：78.

[2]冯惠玲，赵国峻，等.中国电子文件管理：问题与对策[M].北京：中国人民大学出版社，2009.