企业档案信息资源服务的创新性研究

2020-12-07

魅力中国 2020年17期

（吕梁市城北供热站，山西吕梁 033000）

“互联网+”时代背景下，互联网以及企业门户网站、博客、播客、电子邮箱、微博、微信等新型媒体已成为信息传播的主要渠道，这些以网络为载体的新媒体不仅是承载信息的工具，而且已成为人们交流、沟通的重要渠道。新媒体将人类带入信息消费的“快餐时代”，信息的消费者可选择性地寻求自身需求的那些信息。此外，信息相互渗透，呈现形式具有多样性、生动性等特点。新媒体相较于传统媒体更具传播效应的优势，已成为人们工作、生活中不可或缺的交流工具。

一、档案信息资源服务的对象和范围

档案信息资源服务的对象主要是对信息资源有服务请求的用户，这些用户是信息资源服务的重要组成部分，随着“以人为本”理念和“服务至上”理念的出现和发展，信息资源用户，从以往的档案信息服务客体变成了现在的信息服务功能的主体，是档案信息服务的接收者和利用者。这是现时期档案服务发展的最优目标。

二、信息化背景下企业档案信息资源服务面临的挑战

（一）企业档案信息资源服务规划滞后

由于档案管理工作不直接参与企业一线的生产经营活动，大多属于幕后工作，无法为企业创造直接的经济效益，企业管理者极易忽视其重要作用，导致在提供档案信息资源服务时缺乏行之有效的宏观指导与规划，使档案管理工作与企业其他业务流程脱节，档案信息资源的服务无法适应新产生的用户需求，从而也不能为企业的发展起到积极作用。

（二）观念因素

在企业的档案信息资源整合开发的过程中，还存在一定的认知偏差，一些企业尽管引入了档案信息管理系统，然而出于经营规模、成本节约、安全考量等因素的影响，导致企业档案信息资源整合开发极其有限，局限于对档案信息资源的收集、存储、借阅等管理，而缺乏对档案信息资源的深度开发和提炼，没有形成档案信息资源的服务观念、协同合作观念，导致档案信息资源在企业发展中的促进作用受到限制。

三、信息化背景下企业档案信息资源服务的创新探索

（一）加强统筹管理，整合档案信息资源开发内容

企业档案在总结规律，谋划决策等方面发挥着重要作用。一方面，必须充分认识到企业档案工作的重要价值，加强对其宏观指导与统筹管理，将档案信息资源管理规划纳入企业整体发展规划之中，推动企业档案工作与各业务流程的衔接和重组。另一方面，随着企业档案信息资源数量和载体的急剧变化，对档案信息资源内容的整合和深度的挖掘提出了更高的要求，不仅需要进一步加强档案的编研编纂工作，而且需要采用成熟的数据库技术、数据挖掘技术、云存储数据处理技术等先进工具，从海量的企业档案数据中提取有价值的信息资源，将静态信息转化为动态信息，挖掘档案信息资源的潜在价值。

（一）树立正确的企业档案信息资源开发观念

要转变和突破迟滞的企业档案信息资源开发观念，树立正确的企业档案信息资源观念，具体来说主要包括以下方面。1.树立档案信息是资源的观念。在信息经济快速发展的时代背景下，要充分认识到档案信息是信息资源的重要类型之一，与图书文献、情报资料等信息资源有极大的区别，表现出凭证性、知识性、权益性、指导性的信息资源特点，要充分意识到档案信息是资源的观念，将其视为企业发展的必要资源，在企业发展总体设计和规划的过程中，应当将档案信息资源开发与利用纳入到整个战略体系之中，使之较好地成为企业、职工的发展权益的重要保障，并彰显档案信息资源的价值，成为企业决策、科研创新的重要依据。2.树立档案服务的观念。企业档案管理部门应当树立档案服务意识和观念，将档案信息资源的开发视为自己的职业使命和责任，开动脑筋，创设条件，使档案信息资源应用于企业各项业务职能部门的具体工作中，为企业各项职能工作服务，充分发挥档案信息资源的应用价值。3.树立协同合作的观念。在传统的档案信息资源开发利用过程中，人们普遍存在一种偏见，认为档案信息资源的开发是档案部门的事，与其他部门的工作并没有太大的关联，这种观念显然不利于档案信息资源的开发和利用。企业各部门应当树立协同合作的观念，整合各部门的信息资源，使企业档案信息资源成为有源之水、有本之木，源于各业务职能部门的日常基础工作，并反哺于各项业务职能工作，较好地提升档案信息资源的质量和效率。实现资源拥有者的优势互补，使企业档案信息资源开发服务不断深入。

（三）注重信息整合，确保信息资源完整全面

档案信息资源整合必须走规模化和集约化的道路，借助计算机、网络等技术，实现物理位置上的档案信息逻辑层面的整合，是档案信息整合的主要实现方式。由于档案的类型不同、所处领域不同，必须深度挖掘档案信息资源，加强与其他部门的沟通交流，避免私自留存重要数据信息。相关部门和个人也要积极配合档案工作，提供相应的信息，确保信息资源完整，确保信息服务的高效开通。