浅谈提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略

2020-12-07张国龙

魅力中国 2020年6期

张国龙

（内蒙古兴安盟科右前旗纪检委数据信息中心，内蒙古兴安盟 137400）

由于事业单位档案管理工作不够全面，因此要借助信息化的新模式来帮助单位完成档案的高效管理。这不但弥补了传统管理模式的短板。还对原有管理方式的不足进行了补充。更重要的是——信息化建设在对事业单位档案管理工作提高的基础上对其进行了改革创新。信息化与档案管理的结合将高效化的档案管理工作的发挥到了极致。本文就信息技术支持下事业单位档案管理工作进行分析。

一、事业单位档案管理现状

（一）资料收集不够全面

目前在相关事业单位中，档案管理工作人员对于档案的重要性意识不够全面，往往在资料的收集过程中缺乏积极性，在档案相关资料的整理过程中也意识不到具体资料的排序等问题的重要性。工作人员的懈怠和轻视导致了档案管理工作的时效性大打折扣。

（二）档案管理技术落后

我国事业单位跟不上时代信息技术的发展。甚至电子版档案的管理模式都得不到良好的完善，在具体的管理中电子版档案利用率较低。其主要原因是相关工作人员的观念与意识相对落后，对于电子版的档案管理流程不够熟练。总体来讲，我国事业单位的档案管理与信息化的融合有利于促进档案管理工作的全面发展。

二、事业单位档案管理服务功能分析

（一）事业单位在服务过程中秉持以人为本的理念

我国一贯秉持以人为本的核心理念。事业单位的建设有利于党在人民群众中以人为本理念的贯彻和落实。在事业单位工作的开展中，使人民加强对党和国家的理解，提高党在人民心中的形象，提高党与人民一家亲的程度。在工作的开展过程中要求事业单位相关工作人员以全心全意为人民服务作为基本的工作原则，为人民群众在日常工作过程中尽可能提供帮助。

（二）加强各类资源供应确保群众工作的顺利开展

无论是社区居民的内部工作还是由事业单位牵头组织的相关工作，事业单位档案管要给予相应资料以及信息。将所有的资源进行整合与优化,以确保具体工作的有效落实,达到满足人民需求的初衷。档案的管理关系到社区群众的具体信息采集工作，务必做到高效，准确。

（三）加强人才队伍建设

事业单位应当定期举行业务人员培训活动，对人才队伍进行分门别类的培养。在各个领域邀请专家进行相关知识的讲解与辅导，不断更新优化知识结构。在培训的过程中，要制定考核机制，有针对性的提高管理人员的能力和管理水平。考核在检验工作人员工作成果的同时也在一定程度上促进了工作人员在档案管理工作过程中的积极性。良好的人才队伍培养效果可以反馈到事业单位建设中去，有效的避免了工作人员因为自身思想落后或者技术能力不达标导致的档案管理工作出现纰漏的情况。

三、事业单位档案信息化建设的改革措施

（一）完善档案管理方法

事业单位应结合具体的工作情况进行档案管理方法的改革。将信息化与档案管理相结合，在档案的采集过程中进行数据库的建立和相关文档的分类，有利于对于文档的查找和归类提高工作效率。在工作过程中也可以依赖人工智能的手段对数据进行有针对性的甄别，争取做到优先级的排序档案管理模式。提高查找效率的同时对于工作人员的工作也有一定程度上的优化。

（二）利用大数据手段对档案管理进行分类

在单位的档案管理中，毫无疑问对于具体档案的分类管理成为了令相关负责人头疼的问题。在大数据的背景下，企业可以根据档案的具体记录对档案进行具体的分析以确定档案的类别。比如：可以利用数据分析类型的系统，根据单位发展方向和具体要求进行打造，在系统中输入不同档案的基本数据，在大数据的背景下进行系统的分析得出档案的综合类别。单位也可以利用系统以及大数据确定档案的未来使用方向，有利于单位决定是否重点保存等。

（三）实现档案管理制度的流程化

流程化是一种规范化的构造，为单位提供持续的高效性手段，通过流程将事务处理程序固化后，一个确定的流程，有利于事业单位的工作人员去进行相关的工作操作，即使是档案管理部门之外的工作人员对于档案的管理也有了最基本的认知。单位要善于寻找流程中的漏洞，并有针对性的进行改革。

（四）树立现代化档案管理意识

进入新世纪以来，我们逐渐步入信息社会，各种新思想、新观念不断涌现，各种高新技术的出现，改变了我们传统的工作模式和生活模式。随着以计算机、互联网为代表的信息技术的不断应用和发展，档案管理工作也需要及时转变工作意识，与时俱进，寻找各种有效的途径来不断优化档案管理工作。为了有效促进现代档案管理工作向着信息化方向发展，更好地适应现代信息社会对档案管理工作提出的要求，必须要求档案管理人员树立现代化档案管理发展意识，积极开展事业单位档案工作的电子化一体化建设，改变过去传统的人工档案管理模式，推动事业单位档案管理工作向着信息化和现代化方向发展，促使事业单位档案管理人员更加注重运用新技术、新手段、新方法来管理档案。

（五）提高事业单位档案管理的信息化水平

事业单位的领导需要转变工作意识，结合单位实际情况，从实际出发，注重提升事业单位档案管理信息化水平。事业单位档案管理信息化建设需要构建档案信息化管理平台，构建完善的信息平台，能够方便档案信息的检索，实现档案检索的高效化，便捷化，从而提高档案管理工作效率。在信息化建设进程中，相关部门应该增加宣传力度，不断扩大影响力，强化学习，积累工作经验，把提高信息化平台的适用率、推动事业单位档案管理信息化建设作为重要工作去抓。