电子档案整理保护存在的问题及解决策略探究

（肇庆市自然资源局，广东 肇庆 526060）

现在的社会是一个快速发展的社会，在这样一个快速发展的社会下人们对于任何事物的接受和学习能力也逐渐提升，为了方便储存各种材料和资料，储存方式由纸质档案开始向电子档案方向转变，因为纸质档案的储存方式跟不上多元化社会的发展以及社会的需求。现在，我国企业内部业逐渐开始使用电子档案，并具备完善的电子档案管理和保护系统，电子档案管理工作人员的综合素养和专业水平也得到了显著的提升[1]。可是，现在的社会是一个多元化的社会，是一个要求速度、效率的时代，所以，电子档案管理工作需要对工作内容进行改变，管理工作人员也需要改变管理模式，从根本上提升档案管理的工作效率，希望可以提升资源的利用。

一、电子档案管理与保护存在的问题

我国从工业化时代进入信息化时代方向转变，信息技术的大力发展下，我们不用出家门就可以知道我国和国外实时发生的事情，通过信息技术将我们的生活方式和思维方式进行了转变，在社会的快速发展下开始使用电子档案，电子档案对档案管理工作人员的影响也非常显著。档案管理对我们的生活和工作非常重要，可是，企业领导层对档案管理工作的重视度不足，比如，企业对档案管理设备投入的资金比较小，储存空间有限，电子档案管理机制并没有得到补充与完善，上述这些问题都会严重阻碍档案管理工作今后的发展[2]。有的单位对档案管理工作的要求就是科学化，可是因为档案管理的数量较多，很多单位在档案管理工作中还一直使用纸质储存方式，这就使得查找和储存中需要浪费大量的时间，导致档案运用的不严谨性。因此，为了让档案的整合运用更加便捷，需要创建相同的格式，方便档案的整理，也可以方便今后档案的查询。按照现在我国档案管理的实际情况来说，很多企业内部并没有一套完善的档案管理规范标准，因此，档案管理方式高低交错，管理内容不完善，硬件设施存在漏洞，资金投入力度微小。有的企业还一直延续手工登记的方式，就算是运用计算机进行档案的整理，也还是打印目录或者是表格查询的方式进行档案的整理，如果企业想要进行电子档案的智能化管理就应当进行改变，并提升电子档案管理人员的综合素质。

二、电子档案整理与保护工作的解决策略

随着科学技术的不断发展，我国信息技术的发展也非常迅速，在企业中运用电子档案管理是必然的。企业在电子档案管理的过程中还应该运用信息技术对电子档案进行保护和管理，只有这样才可以提升企业电子档案信息资源的准确性、完整性、秘密性。文章从以下两个方面阐述电子档案管理与保护工作。

（一）提升企业电子档案的整理工作

企业中运用电子档案来整理和储存资料，但是电子档案也十分位很多种，一种是计算机储存、光盘储存、移动硬盘储存等。因此，企业进行档案整理的过程中需要提升电子档案整理和保护工作，然后创建档案管理相关制度，然后对资料储存格式、资料分类、保管年限以及电子档案的拷贝情况进行备注，如果档案中有需要保密的应当设置保密级别。第一，我们需要提前认识电子档案保密级别，了解电子档案保管方式和保管期限。现在我国发展十分迅速，社会经济逐渐向多元化的方向发展，市场竞争力较强，不同行业对电子档案的管理工作也应当创新和完善，企业内的管理人员和管理部门应当了解电子档案管理的重要性，为了提升电子档案管理工作的有效性，需要投入大量的财力、物力、人力。比如，企业内的管理类文件和办公系统需要数据共享，如果文件或者系统内没有原始数据档案，那么就可以进行扫描，将其转化为电子档案，比如会计档案和行政档案等。现在，企业对电子数据的要求也逐渐提升，比如工作流水需要明确，审核人员、日期、注意事项和项目负责人需要明确，因此，电子档案的数量也会慢慢提升，应当从不同角度提升电子档案的管理和服务水平。

（二）提升电子档案保护工作的重视度

在信息化社会下，企业电子档案管理工作人员需要了解档案管理中信息技术的重要性，然后了解任何事物都可以为人们带来便捷，还可以为企业带来危害。比如，电子档案保护工作中会出现基础设备问题和病毒问题，因此，作为档案管理工作人员应当提升电子档案保护工作。作为电子档案管理工作人员需要提升专业水平，通过运用信息化技术来保护电子档案，在电子档案中设置防火墙或者使用加密的形式保护电子档案，保证电子档案信息的安全。在电子档案管理的时候还需要防止病毒的入侵，提升互联网设备的管理和储存，所以，需要为电子档案提供完善的储存环境，熟记加密文件的密码。

三、结束语

总之，在多元化社会发展下，企业就需要运用科技的发展来弥补电子档案管理工作中的不足。按照我国当前电子档案管理工作来说还有很多需要解决的问题。电子档案管理工作人员自身需要具备专业知识和综合素养，不断地学习档案管理方面的内容，改变档案管理方式，帮助企业在多元化社会的发展下保证工作的有效进行。不仅如此，档案部门还需要根据电子档案的实际情况创建档案保护工作制度，从根本上提升企业电子档案管理的整体水平。